Negocios vs. Gastos Personales: Cómo identificarlos

Como mencionamos en otro artículo, los propietarios de pequeñas empresas deben mantener separados sus gastos comerciales y personales.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que un gasto es deducible si es tanto “ordinario y necesario”. De manera similar, si opera en Canadá, la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) considera un gasto comercial como un “costo en el que incurre con el único fin de obtener ingresos comerciales”.

Estas definiciones pueden resultar confusas y, a menudo, los propietarios de pequeñas empresas malinterpretan sus gastos comerciales permitidos. En este artículo, le brindaremos algunas pautas simples que puede seguir para ver qué se considera un gasto comercial versus un gasto personal.

Tenga en cuenta que las deducciones totales variarán dependiendo de una variedad de factores, incluida su estructura comercial, el lugar donde opera y la industria de su negocio. Para obtener más detalles sobre las deducciones de gastos comerciales, comuníquese con su autoridad fiscal local y/o su contador.

Propósito del gasto

Si el gasto está relacionado con la operación o mantenimiento del negocio, se considera un gasto comercial. Por ejemplo, los suministros, el alquiler, los servicios públicos y el equipo son gastos comerciales. Por otro lado, se consideran gastos personales los gastos que no están relacionados con el negocio, como víveres, ropa y viajes personales.

Uso del gasto

Si el gasto se utiliza tanto para fines personales como comerciales, el propietario de la empresa puede asignar el gasto en función del porcentaje de uso comercial. Por ejemplo, si un vehículo se utiliza 50% para uso comercial y 50% para uso personal, la empresa puede deducir 50% de los gastos relacionados con el vehículo.

Sin embargo, esto puede resultar mucho más confuso que útil, especialmente si intenta gastar un porcentaje de su alquiler como oficina en casa (¡es posible!). Por eso siempre recomendamos manteniendo sus gastos comerciales y personales separados.

Estándares de la industria

Algunas industrias han establecido estándares para lo que se considera un gasto comercial. Por ejemplo, en la industria de la consultoría, los gastos de viaje y entretenimiento pueden considerarse gastos comerciales si están relacionados con reuniones con clientes o actividades de desarrollo comercial.

Otro ejemplo es para la contratación de servicios, puede gastar la gasolina/el kilometraje necesario para ir de un sitio a otro, así como el combustible utilizado para obtener suministros de emergencia. Sin embargo, no puedes gastar la gasolina que usas para ir a almorzar.

Mantenga la documentación adecuada

Para reclamar un gasto comercial, deberá conservar la documentación adecuada para todos los gastos, esto incluye recibos y facturas.A través de la documentación adecuada, los propietarios de pequeñas empresas como usted pueden demostrar ante las autoridades fiscales que sus gastos son legítimos y necesarios para su negocio. ¡También ahorra mucho tiempo y dolores de cabeza durante la temporada de impuestos!

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Categorías típicas de gastos comerciales

En su mayor parte, los gastos comerciales suelen clasificarse en estas categorías principales:

• Gastos de publicidad y marketing.
• Gastos del vehículo: combustible, depreciación por mantenimiento.
• Seguro de negocio
• Suministros y equipo
• Salarios, salarios y beneficios de los empleados
• Honorarios legales y profesionales.
• Alquiler o arrendamiento de propiedad comercial
• Reparaciones y mantenimiento de propiedad comercial.
• Gastos de telecomunicaciones: servicios de internet y telefonía.
• Gastos de viaje: pasajes aéreos, hoteles y comidas.

*Consulte a su autoridad fiscal local y/o contador para obtener detalles sobre las categorías de gastos típicas para su negocio en particular.

Envolviendolo

Al utilizar estas pautas, los propietarios de pequeñas empresas pueden determinar qué es un gasto comercial y qué es un gasto personal. Es importante mantener registros precisos de todos los gastos para aprovechar los beneficios fiscales, ahorrarle tiempo y, lo más importante, hacer que su negocio gane la mayor cantidad de dinero posible.