La palabra “presupuesto” suele dar miedo a los propietarios de pequeñas empresas, pero no debería serlo. Un presupuesto le ayuda a realizar un seguimiento de los objetivos financieros de su empresa. Simple como eso. Ya sea que esté ahorrando para comprar equipos nuevos, trabajando para liberarse de deudas o incluso simplemente comenzando su viaje empresarial, es necesario un presupuesto para ayudarlo con su planificación.

Por qué necesita un presupuesto para pequeñas empresas

La elaboración de un presupuesto debe estar alineado con su plan de negocios a largo plazo, es decir, ¿cuáles son sus objetivos para su negocio y cuánto dinero necesita para alcanzarlos? Se trata de hacer una conjetura fundamentada sobre cómo será el futuro de su negocio utilizando las cantidades de ingresos y gastos históricos y proyectados.

Además, su presupuesto será algo que consultará mensualmente para asegurarse de que está gastando en las áreas correctas de su pequeña empresa. Por ejemplo, de tu presupuesto podrás notar que hay determinados meses en los que gastas más de lo habitual. Esta información puede ayudarle a prepararse para esos períodos de mucha actividad e indicarle que es posible que necesite ahorrar antes para obtener ganancias ese mes.

Pasos para crear un presupuesto para pequeñas empresas

Paso 1: determine sus ingresos mensuales

¿Cuánto dinero ganas cada mes? Estos son sus ingresos mensuales.

Para comprender cuánto puede gastar, primero debe comprender cuánto dinero ingresa a su negocio cada mes.

Si tiene un anticipo mensual con ciertos clientes, será más fácil de calcular. Sin embargo, si vende productos o servicios, es probable que esto varíe cada mes. Además, su empresa puede tener múltiples fuentes de ingresos, es decir, diferentes clientes, productos, servicios, etc. También es importante realizar un seguimiento de todas ellas.

Sume todas sus fuentes de ingresos para encontrar sus ingresos mensuales anteriores. Haga esto nuevamente durante el resto del año y esto le ayudará a tener una visión general de qué meses están más ocupados para planificar cuándo podría necesitar aumentar su presupuesto de marketing o considerar contratar ayuda de temporada.

Paso 2: Determina tus gastos mensuales

Sus gastos suelen presentarse de dos formas: costos fijos y costos variables.

Los costos fijos son los que no cambian de mes a mes, siempre estarán ahí. Algunos ejemplos de costos fijos para pequeñas empresas incluyen: alquiler, Internet, suscripciones de dominio y software, salarios y seguros de automóvil, entre muchos otros.

Por otro lado, los costos variables diferirán cada mes dependiendo de su actividad comercial, la estacionalidad y otros factores externos. Algunos costos variables serán la cantidad y el costo de los materiales, el gas, los impuestos sobre las ventas, los servicios públicos, la compra de equipos, etc.

Los costos variables también incluyen compras únicas y compras impulsivas. Aunque es posible que no sucedan con frecuencia (con suerte), es importante incluir esta categoría en su planificación presupuestaria. De hecho, tomar el control de sus costos variables es una de las formas más importantes y sencillas de administrar sus gastos cada mes.

Paso 3: cree un fondo de emergencia en su presupuesto

La vida no siempre resulta como esperamos. Lo mejor que podemos hacer en esos escenarios es estar preparados. Como en la vida, algo inesperado puede impactar nuestro negocio en un mes determinado. Tal vez tuviste que pagar por el envío exprés en más pedidos de los que esperabas o tu computadora portátil necesita ser reemplazada.

Sea lo que sea, lo mejor es tener algo de dinero reservado para los peores escenarios. Para las tiendas minoristas, es típico incluir una categoría de "robo" para el mes.

Al incorporar este fondo de emergencia a su presupuesto, estará preparado para esos eventos únicos sin consumir demasiado sus ganancias.

Consejo profesional: incluya una determinada cantidad de $ en la sección de costos fijos de su presupuesto, por ejemplo, $100 por mes. Esto garantiza que esté ahorrando dinero regularmente para los “días difíciles” sin restarle ganancias mensuales. 

Paso 4: categorizar todos los ingresos y gastos

Una vez que tengas todas tus fuentes de ingresos y gastos escritos en tu presupuesto, es hora de categorizarlos.

Normalmente podemos organizar artículos en categorías comerciales comunes que incluyen:

• Alquilar
• Envío
• Impuestos
• Utilidades
• Salarios
• Comisiones bancarias
• Mantenimiento
• Licencias
• Seguro
• Viajar
• Costo de los bienes vendidos
• Marketing
• Equipo
• Oficina

Es posible que haya otras categorías que su empresa necesite registrar, así que asegúrese de anotarlas también.

¡Aquí es donde la aplicación TrulySmall Accounting realmente ayuda! Toda la información financiera se puede descargar sin problemas desde su banco y en sus partidas de ingresos y gastos; También puede agregar y ajustar entradas manualmente. El panel de su empresa TrulySmall le brinda una descripción general rápida de las finanzas de su empresa y los estados de cuenta de su empresa.

Paso 5: Evalúe sus informes (Pérdidas y Ganancias)

Ahora que ha registrado sus ingresos y gastos, es importante ver si su negocio es rentable. Como propietario de una pequeña empresa, debe evaluar periódicamente sus informes, en particular sus estados de pérdidas y ganancias (P&L). Este estado de cuenta muestra los ingresos, gastos y rentabilidad de su empresa durante un período de tiempo determinado. Podrás evaluar la rentabilidad de tu negocio a nivel mensual, trimestral y anual.

Con todos sus ingresos y gastos categorizados, puede ver claramente en qué áreas de su negocio está gastando demasiado dinero y/o qué áreas necesitan más presupuesto.

Consejo profesional: si tiene un contador, comparta su estado de pérdidas y ganancias con él para obtener comentarios adicionales sobre cómo y dónde puede optimizar su presupuesto. 

Paso 6: manténgase encaminado

Ahora que su presupuesto está configurado y tiene todos sus registros financieros organizados en su software de contabilidad en línea para pequeñas empresas, puede monitorear fácil y regularmente sus ingresos y gastos para mantenerse al día con su presupuesto comercial.

Herramientas como TrulySmall Accounting facilitan el proceso de elaboración de presupuestos para las pequeñas empresas. Cuando conecte su banco a TSA, obtendrá una integración perfecta que mostrará todas sus transacciones en tiempo real. Esto le ayudará a mantener un registro preciso y en tiempo real de sus ingresos y gastos para facilitar la planificación empresarial.

Consejo profesional: reevalúe su presupuesto cada mes

Recomendamos reevaluar su presupuesto cada mes. Por un lado, es un buen hábito financiero que hay que crear. Además, puede ayudar a identificar los efectos de la estacionalidad en su industria. Por ejemplo, es posible que descubra que tuvo un aumento en los ingresos en ciertos meses. En ese caso, puede valer la pena asignar más dinero a un presupuesto de marketing para tener en cuenta esos períodos de alto tráfico.

Cada negocio e industria será diferente, pero es importante comenzar el hábito ahora para asegurarse de cumplir con su presupuesto.

Envolviendolo

Un presupuesto para pequeñas empresas le ayudará a identificar cuándo es rentable y dónde puede "recortar algo de grasa". A medida que realiza este ejercicio, es importante utilizar cifras reales de su empresa. Incluso si no están completos, utiliza una versión redondeada. Es posible que se sorprenda cuando llegue a las cifras reales a fin de mes.

Por último, recuerde categorizar sus gastos y construir un pequeño espacio acolchado para cada categoría. Algunos meses pueden ser más exigentes que otros o se está cerrando una próxima venta. Cualquiera que sea el caso, desea poder trabajar cómodamente dentro de su presupuesto sin comprometer sus operaciones comerciales.