Uso de informes y datos comerciales para hacer crecer su pequeña empresa

Como propietario de una pequeña empresa, es fácil mantener el motor en marcha día tras día. Estás constantemente realizando múltiples tareas: verificar el inventario, negociar con los clientes para que te devuelvan el dinero y asegurarte de que lleguen clientes potenciales. Diablos, incluso estás haciendo malabarismos con ellos a lo largo del día: un acto de equilibrio en todo momento. Los tiempos pueden ser difíciles. En el fondo de tu mente, simplemente saber Debería utilizar informes comerciales para tomar decisiones basadas en datos.

El problema es que no estás seguro exactamente de por qué... ni de cómo.

Si ya está aprovechando el software de contabilidad para gestionar el flujo de caja y la gestión de gastos de su empresa, ya está un paso por delante de los demás.

Lo más probable es que puedas descubrir un lote entero de datos comerciales útiles que pueden ayudarle a:

• Tome mejores decisiones comerciales
• Dirija su negocio de manera más eficiente y rentable.

El por qué: acercándonos a los datos

Desafortunadamente, muchos datos son inútiles: sólo ocupan espacio. La información organizada, por otra parte, se convierte en conocimiento crítico. Esto viene en forma de informes comerciales. Adquirir el hábito de publicar informes financieros mensuales puede literalmente hacer o deshacer su negocio.

¿Por qué?

Es posible que no se dé cuenta de que está a punto de sufrir una crisis de liquidez. El hecho de que su negocio genere márgenes rentables no no significa que estás a salvo. Unos cuantos clientes que pagan tarde y boom: puedes encontrarte con los negativos.

Los informes precisos, cuando se hacen correctamente, pueden tener muchos beneficios útiles para los propietarios de pequeñas empresas. Éstas incluyen:

Toma de decisiones comerciales más rápida

Siempre que sea fácil acceder a sus informes (piense: ¡tómelos y listo!), puede tomar decisiones comerciales rápidas sobre la marcha sobre cuánto ingreso neto total está obteniendo en cualquier lapso de tiempo y quién es su cliente que más paga. Muchos programas de contabilidad, como TrulySmall, le permiten guardar cada informe para más adelante.

¿Descubrió datos a los que desea consultar? Guardar informes personalizados para verlos más tarde hace que sea increíblemente fácil acceder a ellos cómodamente.

Anticipar las tendencias financieras

¿Notas una caída durante ciertos meses del año? ¿Un determinado cliente tiende a pagar tarde sus facturas? Identificar estas tendencias a menudo es imposible cuando se conoce de cerca los datos todos los días.

Pero cuando das un paso atrás y analizas los informes comerciales, dejas que la tecnología organice la información para que puedas ver las tendencias. Por ejemplo, sabrás configurar recordatorios para un determinado cliente con una semana de anticipación para recordarle que pague. O puede marcar ciertas temporadas en las que reduce los gastos para compensar la caída. ¡Las oportunidades son infinitas!

El cómo: utilizar informes comerciales para obtener información basada en datos

Como dice Jay Baer, el poder de los datos es inútil si no se utilizan para extraer información útil. Al elegir un software de contabilidad, la capacidad de obtener informes estándar como el estado de pérdidas y ganancias, el balance general, el libro mayor, etc., es clave.

A continuación se muestran algunas formas en las que puede aprovechar los informes comerciales actuales para tomar decisiones mejores e informadas para su pequeña empresa en el futuro.

1. Identifique su oferta de producto o servicio más rentable

Uno de los datos más valiosos sobre los que debe informar como propietario de una pequeña empresa es conocer los tasa de ventas para cada uno de sus productos o paquetes de servicios. El seguimiento de cuál de sus servicios comerciales o línea de productos genera el mayor retorno de la inversión puede indicarle en qué producto o servicio debe dedicar su tiempo a mejorar. Con horas limitadas al día, los propietarios de pequeñas empresas como usted deben centrarse en lo que importa: lo que realmente genera ingresos.

Cómo hacerlo con TrulySmall Accounting: el estado de pérdidas y ganancias

Utilice nuestro estado de pérdidas y ganancias (P&L) ejecutando este informe en TrulySmall. Si su software de contabilidad ya alberga todas sus transacciones comerciales y facturas, TrulySmall hace que sea extremadamente fácil identificar su tasa de ventas en la categoría "Ingresos".

Puede ver inmediatamente qué categoría de gastos le está costando más y realizar ajustes. Con el Informe de pérdidas y ganancias, incluso puede ver una comparación en paralelo entre los ingresos y gastos de este año y el año anterior. Aprovechar los informes comerciales como P&L para ver el flujo de caja también le ayuda a saber cuándo un proyecto está listo para facturarse.

2. Realice un seguimiento del rendimiento de los pagos

Los clientes que pagan constantemente con retraso son la muerte de los empresarios en ciernes y de los propietarios de pequeñas empresas. No importa cuántos clientes tengas. Si no tienen un plan de facturación consistente que esté validado por escrito (por ejemplo, un contrato freelance), lo más probable es que los pagos atrasados sean inevitables.

Cómo hacer informes comerciales con TrulySmall Accounting: Conozca el Mini Informe y el Informe de Facturas y Facturas Impagadas

Lo mejor de un software de contabilidad versátil y fácil de usar como TrulySmall es lo fácil que es obtener información importante "de un vistazo". En TrulySmall Accounting, puede ver fácilmente dónde se encuentran las facturas y los pagos de inmediato. Un mini informe está disponible en la parte superior de la página Facturas. Este mini informe comercial actúa como sus "Cuentas por cobrar". Puede utilizar datos como el tiempo promedio de pago para ayudar con la planificación de facturas y gastos. También puede aprovechar datos como Total pendiente para saber exactamente qué tan altas son sus cuentas por cobrar y Vencidas para iniciar conversaciones con clientes que pagan tarde.

El informe Facturas y facturas no pagadas en TrulySmall es exactamente lo que parece. En Informes, enumera todos los ingresos (facturas) y gastos (facturas) pendientes de su empresa en un momento dado. ¡Este informe ejecuta estos datos según el cliente y resume un total general para usted!

3. Póngase en contacto con el flujo de caja

Todas las empresas generan gastos. Pero con cada dólar que sale, es necesario generar dinero (ingresos). Como propietario de una pequeña empresa, mantenerse en contacto con su flujo de caja, incluso a simple vista, es fundamental para tomar decisiones comerciales. Esto se debe a que su objetivo es concentrarse en aumentar los ingresos de su empresa en lugar de pagar su próxima factura. Lo utilizará para conocer el estado general de su negocio.

Desde una perspectiva operativa, puede utilizar el Estado de flujo de caja para descubrir meses más pobres. Estos conocimientos le incentivarán a comunicarse con los proveedores para verificar los pagos o discutir otras formas de aumentar el efectivo durante este período.

Una cosa útil que puede hacer por su negocio es comparar el efectivo reportado en las actividades operativas con los ingresos netos reportados en el Estado de Resultados (P&L). Si el efectivo reportado es consistentemente mayor que el ingreso neto, es una buena señal: significa que la empresa está generando más efectivo del que utiliza. Si no es así, entonces es una señal de alerta que requiere más investigación.

Conclusión

Los cambios se están produciendo rápidamente en esta economía moderna, y los propietarios de pequeñas empresas necesitan absolutamente un acceso fácil a sus datos financieros para tomar decisiones acertadas rápidamente.

Esto es vital para el éxito.

Ejecutar informes comerciales como los mencionados en este artículo es una manera fantástica de comenzar. Pero, sobre todo, requiere aprovechar un software de contabilidad moderno y sencillo para almacenar todos sus datos en primer lugar.

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