Trabajar de manera más inteligente, no más difícil: consejos para subcontratar a medida que crece

Ya sea que dirija una corporación, un equipo elaborado o una pequeña empresa, un hecho sigue siendo cierto: solo tiene 24 horas en un solo día. Y si bien podrías ser un gran trabajador, no es sostenible trabajar todas las horas del día, incluso si has pasado tanto tiempo desempeñando múltiples funciones. En algún momento necesitarás delegar y subcontratar tareas laborales a medida que su negocio crece.

Supongamos que su negocio finalmente ha llegado a un punto crucial en el que ya no puede hacerlo todo por su cuenta. ¿Que sigue?

Bueno, si usted (y su equipo) finalmente están llegando al agotamiento, entonces es hora de considerar el poder de subcontratar el trabajo con los recursos disponibles para usted: gente y herramientas.

Cómo trabajar de forma más inteligente, no más intensa

Cada empresa, grande o pequeña, tiene una larga lista de tareas y procesos involucrados en su funcionamiento. Categorizar estas tareas y procesos es una excelente manera de ayudarlo a decidir cuáles subcontratar y cuáles debe seguir haciendo. Después de todo, el día tiene un número limitado de horas. Sin mencionar que hay una increíble cantidad de personas, herramientas y procesos calificados disponibles a su alcance. Si simplemente mira, podrá encontrarlo y optimizar el rendimiento de su negocio.

Ordena tus tareas

Si realmente lo reflexionas, cada tarea y proceso que existe dentro de tu negocio pertenece a 1 de 4 categorías:

1. Tareas que debes realizar: Tareas de alto valor que disfrutas haciendo y estás de hecho bueno en.

2. Tareas que debes realizar no hacer: Tareas de bajo valor que no representan el mejor uso de tu tiempo, incluso si eres bueno en ellas o disfrutas haciéndolas. (¡Estos son los más difíciles de subcontratar!)

3. Tareas que no quieres hacer: Tareas que no te gusta hacer, pero que a otra persona le gustará.

4. Tareas que no puedes hacer: Tareas para las que carece de los conocimientos y habilidades necesarios para realizarlas correctamente.

Una vez que todas las tareas y procesos estén categorizados en estos 4 grupos, tendrá un plan claro para comenzar a subcontratar personas (think, autónomos) y herramientas (think, software de automatización).

Solucionar el problema del tiempo

Trabajar de forma más inteligente consiste en reducir la carga de trabajo a las tareas adecuadas. Y francamente, todo se reduce a concentrarse. Por supuesto, puedes intentar reducir la carga de trabajo, bloqueo de tiempoy desactivar Slack y las notificaciones por correo electrónico. Pero si no luchas contra el cuestión de tiempo (sólo 24 horas al día), todavía no estás trabajando tan eficientemente como podrías.

Considere el impacto de la pandemia

No es ningún secreto que la pandemia de COVID-19 ha remodelado fundamentalmente las industrias. Desde herramientas tecnológicas nuevas y emergentes hasta contratar y retener a los mejores talentos, invertir en las personas y herramientas de automatización adecuadas es clave para la siguiente etapa del crecimiento de su negocio y prepararlo para el futuro para que esté listo para escalar.

Áreas comunes para subcontratar

Entonces, ¿cómo avanzar desde este punto fundamental de su negocio? Bueno, ¡todo se reduce a saber qué subcontratar y empezar!

Estas son algunas de las áreas más populares y fáciles de subcontratar hoy en día dentro de su empresa.

Administración

Las tareas administrativas o administrativas pueden consumir una gran cantidad de su tiempo y atención, alejándolo aún más de su negocio principal. Descargue tareas administrativas como enviar correos electrónicos, llamadas telefónicas, programar citas y crear horarios a un asistente virtual. Los asistentes virtuales están ampliamente disponibles y, a menudo, son asequibles, con un alto retorno de la inversión (ROI), en forma de tiempo. A búsqueda rápida en LinkedIn puede ayudarle a encontrar rápidamente uno según su ciudad. Upwork, el mercado mundial, también ofrece una red masiva de autónomos incluyendo asistentes virtuales.

Redacción

Casi todas las empresas y sus marcas distribuyen comunicaciones escritas a sus audiencias. Ya sea en forma de redes sociales, publicaciones de blogs, textos de sitios web, comunicados de prensa o materiales de marketing, la redacción publicitaria es una tarea altamente calificada para la que, desafortunadamente, no todos son aptos.

Piensa en las categorías: ¿Soy bueno en esto y disfruto hacerlo?

Debido a que es una parte integral de la estrategia de comunicación de su empresa, es importante subcontratar la mensajería y la redacción publicitaria de la marca a cualquier persona que tenga habilidades para redactar de manera efectiva, ¡especialmente si eso significa recuperar algunas horas de su semana!

Contabilidad y teneduría de libros

Todo propietario de una pequeña empresa debe comprender sus finanzas. Mantenerse al tanto de las funciones contables implica todo, desde teneduría de libros y gastos de gestión de impuestos. Al buscar el software adecuado, es importante que características como seguimiento de ingresos y gastos, sincronización bancaria, facturación en línea, y recordatorios de pago automáticos están incluidos en una oferta de software.

TrulySmall Accounting, por ejemplo, ofrece todas estas características que agilizan las funciones de contabilidad y teneduría de libros para emprendedores individuales, emprendedores y propietarios de pequeñas empresas que desean una herramienta tanto para contabilidad como para facturación. Nuestro software de contabilidad galardonado elimina las importaciones bancarias manuales y la entrada de datos y automatiza muchas tareas contables que son tan típicas que consumen el tiempo de los propietarios de pequeñas empresas.

Al considerar la subcontratación, una característica notable es Publicación automática. Una vez habilitado, los usuarios de TrulySmall permiten que el software categorice, concilie y publique automáticamente transacciones comerciales en las cuentas correctas aprobadas por CRA/IRS. A través de esta función, TrulySmall Accounting ayuda a maximizar sus deducciones fiscales por ordenar automáticamente cada transacción en una categoría reconocida por CRA/IRS.

El proceso contable de conciliación y categorización bancaria puede llevar horas cada semana. ¡TrulySmall, en cambio, le devuelve ese tiempo para otras tareas comerciales importantes!

Herramientas de facturación

Invertir en herramientas de facturación digital consiste en crear y enviar facturas en segundos directamente a sus clientes y haciendo que sea fácil pagarte. Reduzca la barrera de pago para sus clientes a medida que hace crecer su negocio invirtiendo en herramientas de facturación que impulsen el pago.

¿Sabía que el 70% de los clientes globales prefieren el pago electrónico? En lugar de facturar con Microsoft Word, esperar el pago con cheque o, peor aún, olvidarse de hacer un seguimiento de los pagos atrasados, pruebe una herramienta de facturación intuitiva que antepone la comodidad y la automatización.

TrulySmall Invoices, por ejemplo, ofrece recordatorios automáticos cuando los clientes leen y pagan sus facturas. Si su pequeña empresa trabaja con una clientela global, lidiar con las monedas puede ser un dolor de cabeza, ¡pero no temas! Verdaderamente pequeño admite más de 135 monedas Por lo tanto, según sus preferencias, puede cobrar a los clientes en su moneda local y recibir fondos en su moneda local. Finalmente, a medida que aumenta su clientela, un botón directo de Pagar ahora en su factura es clave para recibir pagos el doble de rápido. Con TrulySmall Invoices, cada factura viene con un botón de pago, lo que hace que el pago sea flexible de la forma que mejor les convenga.

Subcontrata tus puntos ciegos

Un tema común para los dueños de negocios que llegan a un punto crucial en su carrera es darse cuenta de que no hay suficiente tiempo en un día y que no se puede hacer todo solo.

Ya sea mirando hacia adentro para identificar lo que le gusta hacer o considerando adoptar nuevas herramientas para agilizar los procesos, un truco que siempre funciona es aprovechar sus propias debilidades. Enumere en qué es bueno y en qué es malo y las tareas que le dan energía y las que le quitan energía y puede utilizarlo como guía sobre dónde empezar a "trabajar más duro, no de forma más inteligente".

De un verdadero propietario de pequeña empresa a otro, ¡buena suerte!