Estimaciones del proyecto: por qué las necesita y de qué se trata

Ningún cliente, ni nadie (en realidad), quiere verse sorprendido con un pago que no esperaba. Para eso están las estimaciones: son documentos que muestran los costos aproximados de un proyecto o servicio. Las estimaciones son una herramienta fantástica que los propietarios de pequeñas empresas pueden utilizar para ganarse la confianza, establecer una buena relación y aumentar la comunicación sobre los pagos con clientes potenciales.

💡 ¿Qué es un presupuesto? Es un cálculo/juicio aproximado del valor, número, cantidad o extensión de algo.

La creación de una estimación precisa proviene de la experiencia en el trabajo, del conocimiento de los recursos y del tiempo necesario para los esfuerzos, y de las plantillas y herramientas adecuadas. Por ejemplo, como propietario de un negocio, si ha realizado proyectos similares, como un proyecto de diseño web, en el pasado, podría utilizarlo como punto de partida análogo para elaborar su estimación para un cliente potencial.

¿Por qué necesitamos enviar presupuestos?

Las estimaciones de proyectos ayudan a los propietarios de pequeñas empresas a crear un plan de negocios para completar sus proyectos. Las estimaciones son una herramienta eficaz para: crear presupuestos, evaluar el flujo de caja existente y, lo más importante, gestionar las expectativas de los clientes. Una de las cosas más importantes de las que son responsables las estimaciones es definir el alcance general de un proyecto. Piensa: qué servicios están incluidos y excluidos dentro de un proyecto.

Cuando piensa en el tiempo, el alcance y el presupuesto (las tres claves para una gestión de proyectos exitosa), verá por qué estas cosas son fundamentales para que los proyectos se ejecuten sin problemas. A partir de ahí, también crea las bases para que su negocio continúe. adquiriendo nuevos clientes ¡y negocios!

1.Asegúrese de que todas las partes estén en sintonía

Crear y enviar un presupuesto ayudará a su cliente a comprender lo que está pagando. También es una forma de ver si su trabajo iguala la estimación que esperan pagar. ¡Es un escenario en el que todos ganan!

De acuerdo a Medio, redactar un presupuesto significa analizar detenidamente qué recursos necesitará, qué pasos implica y qué podría necesitar contratar para completar el trabajo.

Esencialmente, es un plan de proyecto eso muestra a un cliente potencial que usted pensó detenidamente en este proyecto, su alcance, entregables y cronograma. Esos aspectos juntos conforman su presupuesto, también conocido como su estimación. A partir de ahí, tus clientes pueden incluso utilizarlo como plan base para medir tus resultados.

2. Úselo para decidir si desea asumir el proyecto

No importa qué tan bueno parezca un proyecto o un cliente, sin una estimación no sabrás si realmente estarás ganando dinero. Tomarse el tiempo para desarrollar una estimación requiere dividir todos los elementos del trabajo en partes más pequeñas del tamaño de un bocado. A partir de ahí, puedes desglosar todos tus costos para poder decidir cuánto cobrarle a tu cliente. (nota: querrás marcarlo para asegurarte de que estás obteniendo beneficios de tu trabajo).

Mientras realiza sus estimaciones, es posible que incluso se encuentre con un escenario en el que los costos iniciales sean tan elevados que en realidad no obtendrá ganancias. O puede que te des cuenta de que es rentable, pero hay otros proyectos próximos que están más rentable y más vale la pena tu tiempo.

Utilice las estimaciones con prudencia. Al final del día, las estimaciones le brindan el conocimiento (y el poder) para decir “no” a un proyecto antes de haber invertido tiempo o dinero en él.

3. Descubra si tiene suficiente efectivo

Desarrollar un presupuesto total del proyecto es el primer paso para elaborar una estimación. Luego podrá averiguar exactamente cuánto efectivo requerirá cada etapa del proyecto. A partir de ahí, averigua si tienes suficiente efectivo para cubrir estas etapas.

Si termina quedándose corto, es una señal reveladora de que necesitará dinero extra por encima de sus posibilidades, o incluso un préstamo, para cubrir los gastos. Aunque es posible obtener un préstamo, tendrá que gestionar altas tasas de interés que no son ideales.

Anatomía de un presupuesto

Las estimaciones se parecen mucho a las facturas. La única diferencia es que las estimaciones se realizan antes de comenzar cualquier trabajo de proyecto, mientras que las facturas se crean y envían después.

Cada estimación, sin importar en qué industria opere, debe incluir estos elementos en su anatomía:

1. Nombre y logotipo de su empresa: El nombre de su empresa es un elemento fundamental de una factura profesional. Identifica su negocio y establece su marca. Agregar un logotipo de empresa proporcionará un toque profesional y personalizado.
2. Información de contacto comercial: Incluir un contacto de vendedor ayuda a su cliente potencial a saber cómo comunicarse con usted si tiene preguntas sobre el presupuesto. También le sitúa como punto de contacto para todos los trabajos y aclaraciones futuras.
3. Número de estimación: Un sistema de numeración único para estimaciones que le ayuda a mantenerse organizado, en caso de que un cliente haga referencia a él en conversaciones con usted. ¿Necesita un presupuesto específico? Simplemente búsquelo por el número de estimación y estará listo.
4. Fecha de creación y caducidad: Aquí es donde incluye la fecha en que se creó el presupuesto y la fecha en que vence (por ejemplo, 15 días). Agregar una fecha de vencimiento debería darle a su cliente potencial una sensación de urgencia para aceptar o rechazar sus tarifas. Herramientas de facturación como Facturas verdaderamente pequeñas automatiza la creación de la fecha para que usted no tenga que ingresarla usted mismo.
5. Destinatario o factura a (quién va a pagar): Proporciona el nombre y la información de contacto de la persona a la que está destinado el presupuesto (también conocido como su cliente).
6. Detalle del producto o servicio: Similar a su Declaración de trabajo (SOW), aquí detalla línea por línea los elementos relacionados con su producto o servicio. Esto incluye elementos como Descripción, Cantidad, Tarifa, Importe y Subtotal. Cuanto más detallada y precisa sea esta sección, mejor claridad le brindará a su cliente sobre cuánto tendría que pagar por su servicio.
7. Impuesto de venta: Esto depende de la jurisdicción y el tipo de negocio. Consulte con la oficina de impuestos local para incluir el monto del impuesto apropiado en su estimación.

8. Notas:

   Una nota simple y personalizada es un lugar adicional para dejar una impresión positiva y duradera en el cliente. Esto debería aumentar las posibilidades de que acepten su presupuesto (¡siempre que esté dentro de sus posibilidades, por supuesto!). Otros detalles pueden incluir instrucciones de pago (es decir, Venmo, transferencia electrónica o cheque bancario), detalles de descuento, información de garantía o cualquier otra cosa relevante para el proyecto u oportunidad de negocio.

¡Envío de presupuestos con facturas TrulySmall!

Nosotros recientemente presentamos nuestra nueva función de Estimaciones en Facturas Verdaderamente Pequeñas. Enviar presupuestos a los clientes antes de comenzar a trabajar es una excelente manera de reducir los riesgos en ambas partes. Se puede utilizar para dar a sus clientes una idea tanto del alcance como de los costos del proyecto. antes usted realmente comienza su proyecto o servicios.

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