S'il s'agit de votre première expérience de recouvrement de comptes clients pour votre entreprise, vous vous demandez peut-être « quel est le problème ? ». Je facture un client avec un net-30, il a 30 jours pour le payer. Cela semble assez simple. Cependant, à mesure que vous commencerez à travailler avec de plus en plus de clients, vous remarquerez qu'il devient de plus en plus difficile de gérer vos encaissements de paiements, ce qui pourrait affecter considérablement votre flux de trésorerie en tant que petite entreprise !

Pour éviter les problèmes de trésorerie et garder le contrôle des soldes de vos comptes clients, voici quelques-uns de nos meilleurs conseils pour être payé plus rapidement et rapporter plus d'argent à votre entreprise !

Conseils pour gérer les factures impayées

Astuce #1 — Gardez une trace de votre échéancier de paiement

Si nous vous demandions tout de suite « combien de clients avez-vous qui n'ont pas encore payé leurs factures », seriez-vous en mesure de répondre en quelques minutes ? Si oui, disposez-vous des coordonnées du client ?

Ces deux facteurs sont importants lors de la gestion de vos factures impayées. Afin de comprendre où se trouve votre argent, il est préférable de créer un calendrier ou un tableau de bord indiquant qui vous doit et depuis combien de temps l'argent est en retard. Avoir un calendrier fiable aidera TON à gérer le recouvrement de vos comptes clients.

Si vous utilisez déjà TrulySmall™ Accounting, toutes ces informations sont facilement accessibles directement depuis la page Factures. Vous pouvez même envoyer une autre facture en guise de rappel avant la date d'échéance directement depuis le logiciel !

Tactique #2 — Le pouvoir des suivis

Une fois que vous avez organisé toutes les informations ci-dessus, il est temps de faire un suivi auprès des clients qui approchent de la date d'échéance de leur facture ou qui sont en retard ! Parcourez la liste un par un et envoyez-leur une facture ou appelez-les directement. Si vous utilisez TrulySmall™ Accounting, appuyez simplement sur la flèche à côté du bouton « Enregistrer » et choisissez « Aperçu et envoyer ». Cela vous permettra de renvoyer votre facture accompagnée d'un message personnalisé.

Pour vous faciliter encore plus la vie, vous pouvez documenter les progrès et les résultats de vos suivis. Pour ce faire, commencez une note ou un document séparé quelque part ou suivez-le dans la section « Notes » de votre facture comptable TrulySmall™. Par exemple, si vous avez laissé un message vocal sur son téléphone, notez-le ainsi que la date à laquelle vous avez essayé de le contacter. Ensuite, faites un nouveau suivi 24 heures plus tard pour voir si vous pouvez les joindre ou obtenir une réponse !

Continuez à assurer le suivi par appels ou par e-mails jusqu'à ce que vous ayez reçu une réponse ou un paiement. Voici un calendrier de suivi de base à utiliser :

• Jour 1 : Premier suivi (+2)
• Jour 3 : Suivi (+4)
• Jour 7 : Suivi (+7)
• Jour 14 : Suivi (+14)
• Jour 28 : Suivi (+30)
• Jour 58 : Suivi (+30)

… à partir de là, une fois par mois (mais on espère qu'on n'en arrivera pas là !)

Tactique #3 – Faites vos recherches

Si le numéro de téléphone de votre client a été déconnecté ou si un e-mail ne fonctionne pas, il est temps d'aller sur le Web pour savoir comment le contacter.

Lorsque vous recherchez le nom d’un client ou d’une entreprise, accédez à Google et recherchez le site Web de l’entreprise. Habituellement, ils ont une section « Contactez-nous » avec un numéro de téléphone ou un e-mail.

Vous pouvez également vous rendre sur LinkedIn pour rechercher le nom de l'entreprise ou le nom du client dans la section de recherche avancée. La plupart des professionnels incluent leurs coordonnées directement (e-mail, numéro de téléphone, etc.) sur leur profil. LinkedIn est un autre excellent outil à utiliser pour trouver les bonnes informations afin de collecter votre argent.

Tactique #4 – Proposer différentes options de paiement

Parfois, tout ce dont un client a besoin pour l’inciter à payer plus rapidement est un mode de paiement plus pratique. Si vous demandez des paiements en espèces, d'autres options sont PayPal, Venmo, EFT, chèque ou même carte de crédit ! Si vous utilisez TrulySmall™ Accounting, vous pouvez facilement configurer les paiements par carte de crédit dans les paramètres. Un lien de paiement sera envoyé avec votre facture afin que vos clients puissent payer sur place avec leur carte bancaire.

Il existe d'autres options comme Pay Pal ou Bande qui permettent également les paiements par carte de crédit ainsi que d'autres méthodes de paiement modernes comme Apple Pay, Google Pay, le lien PayPal, et plus encore !

Tactique #5 – Raccourcissez vos conditions de paiement

Comme nous en avons parlé dans notre Article sur les conditions de paiement, c'est à vous de décider quelles conditions de paiement conviennent le mieux à votre entreprise et à vos clients ! Si vous trouvez qu'avoir un délai de paiement plus long comme un net-45 ou un net-60 ne fonctionne pas très bien pour votre flux de trésorerie et donne trop de liberté à vos clients, essayez de raccourcir vos délais de paiement à un net-30 ou un net-15 !

Lorsque vous raccourcissez votre délai de paiement, vous pouvez aussi plus facilement appliquer des pénalités de retard ou des incitations à payer rapidement. L’important est de trouver quelque chose qui fonctionne et qui soit juste pour vous et votre client.

Tactique $6 — Établissez une bonne relation avec vos clients et gardez-les satisfaits

Les clients heureux et satisfaits sont généralement plus obligeants lorsqu’il s’agit de payer à temps, car ils ont construit une relation de confiance avec vous. Si vous fournissez un excellent service ou produit, il y aura généralement plus de chances que votre client se sente incité à vous payer plus tôt.

Vous pouvez même faire un effort supplémentaire en leur envoyant du café ou des cupcakes pour les remercier d'être des clients fidèles. Quoi qu'il en soit ! Garder le sourire de votre client sera un bonus supplémentaire lorsque vous commencerez à voir vos factures être payées à temps !

Prêt à maîtriser votre facturation et à commencer à être payé plus rapidement ? Essayez TrulySmall™ Accounting gratuitement dès aujourd'hui et utilisez notre outil de facturation !