Affaires contre. Dépenses personnelles : comment les identifier

Comme nous l'avons mentionné dans un autre article, les propriétaires de petites entreprises doivent séparer leurs dépenses professionnelles et personnelles.

L’Internal Revenue Service (IRS) considère qu’une dépense est déductible si elle est à la fois «ordinaire et nécessaire. » De même, si vous exercez vos activités au Canada, l'Agence du revenu du Canada (ARC) considère une dépense d'entreprise comme un « coût que vous engagez dans le seul but de gagner un revenu d'entreprise ».

Ces définitions peuvent prêter à confusion et les propriétaires de petites entreprises interprètent souvent mal leurs dépenses professionnelles autorisées. Dans cet article, nous vous fournirons quelques directives simples que vous pourrez suivre pour déterminer ce qui constitue une dépense professionnelle par rapport à une dépense personnelle.

Veuillez noter que le total des déductions varie en fonction de divers facteurs, notamment la structure de votre entreprise, l'endroit où vous exercez vos activités et le secteur d'activité de votre entreprise. Pour plus de détails sur les déductions pour dépenses professionnelles, veuillez contacter votre administration fiscale locale et/ou votre comptable.

Objet de la dépense

Si la dépense est liée à l’exploitation ou à l’entretien de l’entreprise, elle est considérée comme une dépense d’entreprise. Par exemple, les fournitures, le loyer, les services publics et l’équipement sont des dépenses professionnelles. En revanche, les dépenses qui ne sont pas liées à l'entreprise, comme l'épicerie, les vêtements et les déplacements personnels, sont considérées comme des dépenses personnelles.

Utilisation de la dépense

Si la dépense est utilisée à la fois à des fins personnelles et professionnelles, le propriétaire de l'entreprise peut la répartir en fonction du pourcentage d'utilisation professionnelle. Par exemple, si un véhicule est utilisé 50% à des fins professionnelles et 50% à des fins personnelles, l'entreprise peut déduire 50% des dépenses liées au véhicule.

Cependant, cela peut être bien plus déroutant qu'utile, surtout si vous essayez de consacrer un pourcentage de votre loyer à un bureau à domicile (c'est possible !). C'est pourquoi nous recommandons toujours en séparant vos dépenses professionnelles et personnelles.

Normes de l'industrie

Certaines industries ont établi des normes sur ce qui est considéré comme une dépense professionnelle. Par exemple, dans le secteur du conseil, les frais de déplacement et de représentation peuvent être considérés comme des dépenses professionnelles s’ils sont liés à des réunions avec des clients ou à des activités de développement commercial.

Un autre exemple est que pour les services contractuels, vous pouvez facturer l'essence/le kilométrage nécessaire pour aller d'un site à l'autre ainsi que tout carburant utilisé pour obtenir des fournitures d'urgence. Cependant, vous ne pouvez pas dépenser l'essence que vous utilisez pour aller déjeuner en voiture.

Maintenir une documentation appropriée

Afin de réclamer une dépense professionnelle, vous devrez conserver les documents appropriés pour toutes les dépenses, y compris reçus et factures.Grâce à une documentation appropriée, les propriétaires de petites entreprises comme vous peuvent prouver aux autorités fiscales que vos dépenses sont légitimes et nécessaires à votre entreprise. Cela permet également d’économiser beaucoup de temps et d’éviter des maux de tête pendant la saison des impôts !

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Catégories de dépenses professionnelles typiques

Pour la plupart, les dépenses professionnelles entrent généralement dans ces catégories principales :

• Frais de publicité et de marketing
• Frais de véhicule : carburant, amortissement d'entretien
• Assurance entreprise
• Fournitures et équipements
• Salaires, salaires et avantages sociaux des employés
• Frais juridiques et professionnels
• Location ou location d'un bien immobilier professionnel
• Réparations et entretien de biens professionnels
• Dépenses de télécommunications : services Internet et téléphoniques
• Frais de déplacement : billets d'avion, hôtels et repas

*Veuillez consulter votre administration fiscale locale et/ou votre comptable pour plus de détails sur les catégories de dépenses typiques pour votre entreprise particulière.

L'emballer

En utilisant ces lignes directrices, les propriétaires de petites entreprises peuvent déterminer ce qu’est une dépense professionnelle et une dépense personnelle. Il est important de tenir des registres précis de toutes les dépenses pour profiter des avantages fiscaux, gagner du temps et, surtout, faire gagner le plus d’argent possible à votre entreprise.