Erreurs comptables que les petites entreprises devraient éviter

Casey Chung est le fondateur de Casey Chung Coaching, une entreprise de coaching en ligne visant à aider les entrepreneurs et les professionnels de la finance à atteindre leurs performances optimales dans la vie et dans leur carrière.

Casey est également un CPA de formation professionnelle et a passé plus de sept ans à travailler pour l'un des quatre grands cabinets comptables, KPMG. Il partage avec nous les cinq erreurs comptables que commettent couramment les petites entreprises.

Erreur #1 : éviter votre solde bancaire

Ainsi, l’erreur courante que je vois généralement dans les petites entreprises est #1, sans regarder l’argent liquide. Sans regarder le solde bancaire ou les flux de trésorerie qui entrent et sortent.

Cela vient généralement du fait que vous avez peur de voir l’argent, que vous évitez ou que vous êtes confronté au fait que vous pourriez perdre de l’argent. Ou vous gagnez beaucoup d’argent avec votre entreprise et vous pensez : « Ça devrait aller pour moi. »

Si nous n’examinons pas régulièrement notre solde bancaire ainsi que nos entrées et sorties de trésorerie, nous ne prenons pas de décisions pleinement éclairées. Cela pourrait conduire à des dépenses excessives et à une mauvaise budgétisation. Plus important encore, lorsque nous commençons à examiner nos chiffres et que vous ayez un comptable, que vous travailliez seul ou avec un comptable, nous avons plus de tranquillité d'esprit afin qu'ils puissent réellement prendre des décisions calmes et éclairées sur la façon de gérer la croissance de votre entreprise.

Erreur #2 : ignorer les fondamentaux

La partie la plus importante de la gestion de l’argent ou de la gestion des flux de trésorerie est d’y prêter attention.

Faites attention à votre solde bancaire, à vos dépenses et à vos revenus. Surtout si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous avez d'autres générateurs de flux de trésorerie que vous souhaitez commencer à distinguer, « comment fonctionne ce projet ou cette entreprise en particulier ? Il est vraiment important que nous comprenions les principes fondamentaux de la gestion financière.

J'aime comparer cela à la conduite d'une voiture. Votre solde bancaire pourrait être représenté comme le carburant dans votre réservoir.

Si vous avez un réservoir plein, vous pouvez donc commencer à conduire votre véhicule, vous pouvez commencer à fonctionner.

Si votre solde ou votre réservoir de carburant est à zéro, vous devez faire le plein. Vous faites le plein en gagnant de l'argent ou en vendant des produits ou des services, c'est-à-dire des entrées de trésorerie. Vos rentrées de trésorerie augmenteront votre capacité à dépenser et offriront plus de valeur à vos clients.

En fonction de votre entreprise, produit et/ou service vous devrez également dépenser de l’argent pour gagner de l’argent. Les sorties de fonds peuvent alors être assimilées au fait que vous conduisez votre voiture et utilisez vos ressources.

Si vous manquez de carburant, vous devrez faire le plein. Ou commencez à être très attentif à la façon dont vous utilisez votre carburant.

Si vous ne vous sentez pas confiant ou conscient de vos finances, c'est probablement parce que vous ne les suivez pas ainsi que notre niveau de carburant. Nous ne surveillons pas non plus combien d’argent entre et sort.

Si vous ne suivez pas combien d’argent vous gagnez chaque mois et combien d’argent vous dépensez, alors nous ne savons pas dans quelle mesure votre entreprise fonctionne efficacement. Commencez par consulter votre compte bancaire pour suivre vos entrées et sorties de trésorerie.

Une fois par mois, consultez votre relevé bancaire et déterminez si chaque élément constitue ou non une entrée, une sortie de fonds ou une dépense professionnelle ou personnelle. Cela vous aide à suivre vos bénéfices ou vos pertes pour le mois.

C’est une pratique que je recommande à tous les propriétaires d’entreprise d’adopter dès que possible. Plus vous aurez de clarté sur votre « carburant », meilleures seront les décisions que vous pourrez commencer à prendre.

Erreur #3 : établir des budgets qui ne fonctionnent pas

La partie la plus importante de l’établissement du budget est :

1. Établir un budget
2. Tester le budget
3. Créer un autre budget

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, il est très difficile de prédire vos revenus ou vos rentrées de trésorerie. Il est un peu plus facile de prévoir vos dépenses, c'est-à-dire combien vous allez dépenser chaque mois ou trimestre.

Lorsque vous établissez un budget, cela dépend vraiment du montant que vous êtes prêt à investir dans l'entreprise pour couvrir les dépenses. Lorsque vous débutez, il peut être intimidant de penser : « Je dois mettre de côté le $1000 pour le développement de produits, l'inventaire ou un nouvel abonnement. »

Au lieu de cela, pendant que vous gérez vos flux de trésorerie, j’aime considérer les dépenses comme un investissement de mon argent dans mon entreprise. De ce point de vue, je me sens alors à l’aise d’investir mon argent dans des produits et services qui vous aideront à générer des revenus. Vous pouvez alors commencer à examiner un budget comme la dépense minimale que je dois faire par mois juste pour faire fonctionner cette entreprise. C’est ce qu’on appelle un budget de référence. Au fur et à mesure que vous commencez à grandir, vous vous demandez peut-être : « pour quoi d’autre puis-je dépenser mon argent ? »

Pour la budgétisation des revenus, il est également important d’adopter une approche conservatrice, de base et optimiste. La budgétisation des revenus est le revenu minimum que vous devez gagner par mois pour couvrir vos dépenses.

« Vos dépenses doivent correspondre à vos objectifs de revenus. »

Comme nous le savons dans le monde des affaires, tout ne se passe pas comme prévu. C'est pourquoi un budget doit servir de guide : ayez une idée de la direction que prend votre entreprise ce mois-ci, testez et suivez ce qui fonctionne, puis recréez un budget qui vous convient le mieux.

Si nous attendons trop ou pas assez de nous-mêmes et de nos entreprises, nous aurons du mal à aligner notre état d'esprit sur les résultats que nous obtenons réellement par rapport à nos attentes. Il est très important [lors de la budgétisation] d'utiliser des données réelles, d'examiner les mois passés, puis d'établir votre budget à partir de ce que vous avez réellement vu se produire dans votre entreprise.

Erreur #4 : Mélanger dépenses professionnelles et dépenses personnelles

Pourquoi devriez-vous séparer vos dépenses professionnelles et personnelles ?

Tout d’abord, lorsque j’ai démarré mon entreprise, je voulais savoir si mon entreprise fonctionnait réellement efficacement.

Au début, je n’avais pas ouvert de compte bancaire professionnel. J'ai conservé toutes mes dépenses et revenus professionnels sur mon compte personnel. Je n'ai pas pu consulter mon compte et savoir combien j'avais gagné grâce à mon entreprise ce mois-là.

Si vous n'avez pas de compte bancaire distinct, il est très important de suivre séparément vos dépenses professionnelles et personnelles.

Conseil de pro : Heureusement, nous avons construit Des dépenses vraiment minimes pour cette raison. 

Lorsque nous ne savons pas clairement ce qui est professionnel ou personnel, cela peut devenir délicat lors de la prise de décisions financières. Surtout lorsque vous êtes au service de clients et que vous devez investir pour votre entreprise.

Grâce à cette séparation, j'ai commencé à réaliser que certaines de mes dépenses personnelles n'étaient pas vraiment nécessaires. Cela m'a amené à reconsidérer mes décisions d'achat pour me concentrer sur les dépenses afin de développer mon entreprise.

Il est important de séparer ces types de dépenses, car les conséquences les plus importantes se feront sentir sur vos impôts. Le gouvernement vous demandera combien d’argent avez-vous gagné grâce à votre entreprise, combien avez-vous dépensé, quel est votre revenu net, etc. ? Les réponses à ces questions détermineront combien vous paierez d’impôts.

Passez du temps à la fin du mois à souligner sur vos relevés bancaires quelles dépenses étaient professionnelles ou personnelles.

Erreur #5 : ne pas être préparé pour votre déclaration de revenus

Pour préparer au mieux votre déclaration de revenus, l’acquisition de connaissances est essentielle. Allez en ligne et commencez à lire des ressources sur les impôts des entreprises. Les règles seront différentes selon l'état, la province et le pays dans lequel vous vivez.

Cela peut être écrasant, prenez-le morceau par morceau et concentrez-vous vraiment sur l'apprentissage autant que vous le pouvez.

Il y a la partie éducative et la partie pratique de la gestion des finances et des impôts de votre entreprise. Grâce à ce processus, vous serez en mesure de savoir combien vous gagnez (ventes), combien vous dépensez (dépenses) et combien vous devez en impôts. Cependant, il est très important, dans tout cela, de conserver une documentation appropriée de vos reçus. 

Vous pouvez conserver les reçus physiques ou les stocker numériquement dans des dossiers. Vous avez besoin de ces reçus pour pouvoir consulter ces informations et consulter vos achats antérieurs. Je recommande de le faire une fois par mois et de les conserver dans un endroit sûr. Si vous travaillez avec un comptable, cela peut être aussi simple que de lui fournir ces documents de reçus. Si vous ne le faites pas, vous pouvez insérer ces informations dans le système fiscal que vous utilisez vous-même. Prenez de bonnes habitudes pour suivre les reçus.

Si vous n’êtes toujours pas sûr, commencez à poser des questions à davantage de fiscalistes. L'une des plus grandes compétences que vous puissiez acquérir en tant qu'entrepreneur est de posez des questions à des experts qui en savent plus que vous. De cette façon, vous pouvez apprendre d’eux et potentiellement leur demander de faire le service à votre place.

Pour plus de détails sur ce dont nous avons discuté ci-dessus, regardez la vidéo complète avec Casey.