Définir les conditions de paiement : pourquoi c'est important pour les petites entreprises

Une facture comporte de nombreux aspects déroutants sur lesquels les propriétaires de petites entreprises nous demandent souvent des éclaircissements. L’une des questions les plus fréquemment posées est la suivante : comment déterminer quelles devraient être mes conditions de paiement ? Si vous vous posez également cette question, ne vous inquiétez pas ! Nous vous soutenons.  

Quelles sont les conditions de paiement ?

Avant de commencer à déterminer des conditions de paiement équitables, examinons d'abord ce qu'est une condition de paiement et quelles sont les conditions de paiement courantes utilisées par les propriétaires d'entreprise. Un délai de paiement est essentiellement un terme figurant sur la facture qui précise la date d'échéance du paiement de ladite facture. Cela se présente généralement sous la forme d’un terme « net-x ». Les conditions de paiement les plus courantes que vous verrez généralement sur une facture sont « net-30 », « net-45 », « net-60 » ou « dû à réception ».

Ce qu'il faut considérer avant de fixer vos conditions de paiement

Cela semble assez simple, non ? Mais avant de décider quelle condition de paiement vous souhaitez utiliser, discutons de certains facteurs à prendre en compte lors de la définition de votre condition de paiement.

Tenez compte de votre flux de trésorerie

Chaque petite entreprise a ses propres dépenses à gérer. Dépenses comme le loyer, les services publics, les matériaux, l'équipement, la paie… la liste est longue ! Pour pouvoir couvrir vos dépenses à temps, vous devrez tenir compte de ces sorties de fonds lors de la définition de vos délais de paiement. Quelles sont les modalités de vos factures ? Pouvez-vous les hiérarchiser par date d'échéance ? Vous devez vous assurer que l’argent est là lorsque vient le temps de payer les factures afin de pouvoir définitivement définir vos conditions de paiement à votre avantage !

Quelle est votre norme industrielle ?

Les conditions de paiement varient si vous êtes un consultant technique ou si vous êtes un constructeur ou un entrepreneur. Pour un constructeur ou un autre type d'entrepreneur HIMO, il est tout à fait normal que vous sortiez votre téléphone et envoyiez une facture payable dès réception immédiatement après votre travail. Par rapport à un consultant en technologie, qui pourrait effectuer un travail mensuel pour un client moyennant des honoraires, les conditions de paiement devraient être très différentes ! Le fait est d’avoir une idée de ce que font les autres dans votre secteur. Si vous vous inclinez trop dans un sens ou dans l’autre, cela pourrait créer une confusion chez votre client !

Aligner les attentes des clients

Pour éviter toute confusion ou conflit par la suite, la meilleure façon de régler les conditions de paiement est dès le départ et dans le cadre de votre accord. Abordez les conditions de paiement une fois que vous avez convenu de l'étendue des travaux afin que votre client sache exactement à quoi s'attendre.

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Être juste

Si vos conditions sont, disons, de 30 jours et qu'un client ne paie pas dans ce délai, évaluez-le au cas par cas. S'agit-il d'un nouveau client ? Parce que si tel est le cas, les faire griller le lendemain de l’échéance du paiement pourrait ne pas aider la relation à long terme. Si cela devient une tendance, c'est une autre histoire, une histoire qui se terminera probablement par le fait que vous ne travaillerez pas pour eux. Encore une fois, c’est là que la codification d’un processus dans votre accord peut s’avérer utile. Expliquez ce qui se passe si un paiement est en retard, quand le client sera informé et quand les travaux cesseront si le paiement n'est toujours pas reçu.

Quel est l’impact des paiements lents sur votre petite entreprise ?

Avant de nous plonger dans quelques conseils pratiques, il est important de savoir à quel point la lenteur des paiements affecte les propriétaires de petites entreprises. Bien que le retard de votre client à plusieurs reprises puisse sembler insignifiant au début, si cela devient une habitude et quelque chose qui se produit avec plusieurs clients, cela peut avoir d'énormes impacts négatifs sur votre entreprise. Selon un enquête de Fundbox, certains de ces problèmes sont :

Incapacité d'embaucher

25% de propriétaires de petites entreprises aux États-Unis ont choisi de ne pas embaucher de nouveaux employés afin de consacrer des efforts à la réception des retards de paiement.

Baisse de salaire pour les propriétaires d'entreprise

79% des propriétaires d'entreprise réduisent leurs paiements car il n'y a pas de frais de retard pour se payer en retard, par rapport à d'autres dépenses professionnelles comme les fournitures, le loyer et les services publics, par exemple.

Aucun nouvel équipement à mettre à l'échelle

23% des propriétaires d'entreprises ne peuvent pas se permettre de nouveaux équipements en raison d'un manque de capital. Cela affecte directement leur capacité à travailler avec des clients plus importants ou à pénétrer de nouveaux marchés.

Dire au revoir au marketing

20% des propriétaires de petites entreprises ont réduit leurs efforts de marketing et de croissance en raison de factures lentes ou impayées.

Définir les conditions de paiement des factures : comment améliorer votre trésorerie

Bien que ces statistiques précédentes puissent choquer certains, ces problèmes peuvent totalement être évités ! Nous souhaitons terminer cet article avec quelques bonnes pratiques concrètes que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement pour accélérer le paiement de vos prochaines factures !

Énoncez immédiatement les conditions de paiement des factures

Comme nous l'avons mentionné plus tôt dans nos considérations lors de la détermination de vos conditions de paiement, il est important d'informer votre client dès le départ du délai dont il dispose pour payer la facture. Lorsque vous clarifiez ce point immédiatement, vous évitez tout retard de paiement causé par une confusion ou d'autres raisons simples comme le fait qu'ils n'aient tout simplement pas vu le délai de paiement !

Le timing est tout

En règle générale, les délais de paiement peuvent aller de 30 à 90 jours. La valeur par défaut avec laquelle la plupart des entreprises commencent est un délai net de 30, soit 30 jours pour que votre client paie. Si vous devez être payé dans un délai précis, ou si votre client est une petite entreprise qui a également besoin d'une certaine marge de manœuvre dans ses paiements, il est important d'avoir une discussion ouverte avec lui pour trouver une solution qui fonctionne pour vous deux.

Inciter et pénaliser

Si les clients paient constamment en retard, il est important pour la croissance de votre entreprise de savoir quand fixer la limite. Pensez à appliquer des intérêts sur les factures en retard, surtout si la trésorerie de votre entreprise en a besoin. Une autre méthode courante consiste en fait à renforcer positivement l’importance de respecter un délai de paiement plus rapide. Vous pouvez inciter vos clients avec une petite remise (5-10%) s'ils paient la facture dans les 5 jours ouvrables suivant l'émission.

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