Facturation pour les très petites entreprises : un bref guide

Vous souvenez-vous du premier emploi que vous avez eu ? Cela peut être aussi simple que d'aider aux tâches ménagères lorsque vous étiez enfant ou aussi monumental que de travailler pour la première fois. travail chez, par exemple, McDonald's. Une fois la tâche terminée, vous avez (espérons-le) été payé pour votre travail, que ce soit sous la forme d'une récompense verbale ou monétaire. Même si la facturation ne faisait pas partie de ces premiers travaux, vous ne saviez pas à l'époque que vous effectuiez tout le travail qui y mène. 

Et c'est le même baratin. 

En tant que « vendeur » ou « fournisseur », vous avez contribué à la maison en faisant la vaisselle ou en faisant la lessive. Chez McDonald's, vous prépariez la nourriture ou surveilliez la caisse. Pour la réalisation du travail (ou du service), la facturation est le processus d'enregistrement de vos services, puis d'être payé pour ceux-ci. 

Pourquoi s'embêter avec la facturation ?

Vous faites le travail, puis vous êtes payé pour cela. C'est ainsi que fonctionne le monde. la facturation est l'aspect comptable de l'entreprise où vous envoyez une facture ou un relevé de transaction et êtes payé pour le travail que vous fournissez ou les produits que vous vendez. 

À la base, la facturation est la façon dont vous générez des revenus pour votre petite entreprise grâce à un document écrit. 

Découvrons les avantages de la facturation et pourquoi vous devriez vous en soucier : 

1. Augmentez votre trésorerie pour disposer de plus de liquidités

Si la facturation consiste à envoyer un rappel documenté à votre client qu'il doit vous payer, ne serait-il pas logique de le lui rappeler le plus tôt possible ? En tant que propriétaire de petite entreprise, le moment où vous êtes payé est important : il affecte directement votre des flux de trésorerie. En tant que tel, vous devez mettre en place des processus internes qui vous permettent de garantir que vous serez payé à temps, à chaque fois. Une solution consiste à configurer des rappels de facture sur votre calendrier pour envoyer des factures dès que votre projet est terminé. Avec un logiciel de facturation, vous pouvez automatiser ces rappels afin que votre esprit puisse se concentrer sur d'autres tâches critiques pour l'entreprise qui nécessitent votre attention, comme le travail des clients.

2. Prévoyez vos revenus

Chaque facture comprend une date de facture et une date de paiement. Ces dates vous aident à prévoir vos revenus et à planifier vos dépenses professionnelles et vos initiatives stratégiques en conséquence. Par exemple, vous ne voudriez pas dépenser beaucoup d'argent pour embaucher un consultant pour repenser votre site Web si vous savez que vous serez un peu maigre le mois prochain. Au lieu de cela, les dates de facturation (et les suivis) vous aident à prévoir vos revenus et à changer de cap vers ce qui a du sens financièrement.

3. La facturation vous aide à connaître les chiffres

Même si vous n'êtes pas un adepte des chiffres, la facturation est cruciale. Il ne suffit pas d'envoyer une facture et de se tourner les pouces en attendant d'être payé. Le suivi de vos factures vous donne une vue d'ensemble de l'ensemble de votre entreprise, surtout si vous tirez parti des outils de facturation disponibles. Les logiciels de comptabilité et de facturation offrent aux propriétaires de petites entreprises des indicateurs clés pour optimiser leur gestion de trésorerie. Du total net facturé au délai moyen de paiement en passant par les montants des factures impayées, vous pouvez approfondir le processus de facturation pour identifier les informations qui peuvent inciter à agir. 

Que contient une facture ? 

Bien que les factures puissent varier en fonction de votre entreprise, de votre secteur d’activité et de vos préférences en matière de marque personnelle, le plan est essentiellement le même. Voici ce que vous devez inclure sur chaque facture : 

1. Le nom et le logo de votre entreprise
2. Coordonnées professionnelles
3. Nom du client et coordonnées
4. Numéro de facture
5. Modalités de paiement
6. Date d'échéance (ou date de paiement)
7. Facturer à (coordonnées du payeur)
8. Détails du produit ou du service
9. Taxe de vente
10. Rabais
11. Remarques

Comment commencer la facturation

1. Commencez avec un modèle de facture professionnel

Créer et envoyer des factures professionnelles, c'est bien plus que simplement envoyer un morceau de papier à un client. Votre facture est une extension de votre entreprise : elle doit non seulement avoir un aspect professionnel, mais également communiquer votre marque de la manière la plus complète possible. 

Si vous débutez en facturation, nous savons à quel point cela peut être intimidant. C'est pourquoi le l'équipe de TrulySmall créé une gamme de modèles de facture gratuits que vous pouvez utiliser comme point de départ. 

✅ Avantages

Facile à utiliser. Parfaits pour ceux qui n’ont jamais facturé auparavant, les modèles de facture sont faciles à utiliser car ils indiquent exactement ce que vous devez inclure et où. Téléchargez simplement le modèle de facture de votre choix dans Google Docs, Google Sheets, Word, Excel ou PDF, et c'est parti pour la course ! TrulySmall™ fournit également des modèles sur mesure pour différents propriétaires de petites entreprises et solopreneurs comme indépendants, créateurs, consultants, entrepreneurs, et développeurs.

🚫 Désavantages

Il manque d'autres fonctionnalités. Les modèles de facture sont d’excellents outils pour débutants pour les propriétaires de petites entreprises, mais ils manquent largement de fonctionnalités et de capacités. Les applications de facturation, quant à elles, offrent une suite d'outils pour améliorer votre facturation, comme la sauvegarde des informations client, le pré-remplir les informations de votre entreprise et l'enregistrement des paiements pour vous aider à mieux comprendre les flux de trésorerie de votre entreprise.

Plus difficile d'apprendre les chiffres. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, creuser en profondeur pour connaître les chiffres derrière votre entreprise commence par la facturation. Mais si vous vous enlisez dans la facturation à cause de documents éparpillés, il est encore plus difficile de tout rassembler pour donner un sens aux chiffres. Applications de facturation comme Vraiment petit, par exemple, vous donnent un aperçu des parties les plus importantes de la facturation : factures impayées, total impayé, total payé et un filtre pour afficher toutes vos factures en un seul endroit.

2. Établir un calendrier de facturation

Soyez clair sur un calendrier de facturation que vous pouvez suivre chaque semaine. Par exemple, prenez l’habitude de facturer le jour où votre projet ou vos services sont terminés. Assurez-vous de décider des conditions de paiement et de les inclure sur votre facture. 

Les conditions de paiement des factures peuvent inclure : 

• 30 jours net. Il s’agit du type de délai de paiement le plus courant. Net 30 signifie que votre client doit payer le montant total de la facture dans les 30 jours suivant la date de facturation (le jour de l'envoi de votre facture).
• Dès réception. Un autre type courant de conditions de paiement. Cela signifie que votre client est censé payer le total de la facture lorsqu'il reçoit la facture.
• Net-10, 15, 20 et 60 jours sont autant d'autres conditions de paiement que vous pouvez proposer à vos clients, en fonction du moment où vous souhaitez être payé. 

En indiquant clairement les conditions de paiement de vos factures, vous pouvez facilement suivre vos paiements et vos factures impayées, et effectuer des suivis et des actions correctives en conséquence.

3. Tirez parti des outils de facturation

La technologie permet de faire les choses de manière plus efficace, plus rapide et plus rationalisée, y compris la facturation. De nos jours, de nombreux outils sont disponibles pour automatiser les processus métier existants. Les applications de facturation en sont un exemple. Ils aident les propriétaires de petites entreprises à maintenir le flux de facturation, à être payés le plus rapidement possible tout en consacrant le moins de temps possible à l'aspect administratif de la comptabilité. 

Il n'y a rien de mal à facturer manuellement avec des modèles de facture. En fin de compte, vous êtes toujours payé. Cependant, si vous sont Si vous cherchez à automatiser spécifiquement la facturation, l'application de facturation de TrulySmall vous permet de faire exactement cela, et gratuitement !

✅ Avantages

Réduisez le temps passé à la facturation. Vous pouvez toujours facturer et être payé à temps, mais suivez ce cours de tennis avec votre instructeur. Vous pouvez également passer du temps à savourer un repas copieux avec votre famille sans vous demander si vous avez envoyé cette facture ou reçu le paiement. Les applications de facturation exploitent les dernières technologies pour vous aider à gagner du temps et à vous concentrer sur ce qui compte. Au lieu de renseigner les détails de la facture, TrulySmall™ Invoices apprend les détails de votre entreprise et de votre facture et pré-remplit les informations pour vous, ce qui rend le processus de facturation encore plus rapide.

Stockez et suivez vos factures en un seul endroit. Certaines personnes disposent de systèmes et de processus pour suivre leurs factures, mais ce n'est probablement pas le cas. L'utilisation d'une application de facturation comme TrulySmall™ vous permet de stocker et de suivre toutes vos factures dans un emplacement centralisé. Parce qu'elles sont stockées dans le cloud, vous pouvez accéder, consulter et envoyer vos factures depuis un seul lieu de travail, où que vous soyez. Tout ce dont vous avez besoin est un ordinateur portable (pour afficher le navigateur Web) ou un appareil mobile (pour accéder à l'application TrulySmall™, disponible sur le site Web. Magasin d'applications et jeu de Google), et vous pouvez commencer à facturer !

🚫 Inconvénients

Apprentissage. Si vous n'êtes généralement pas habitué à apprendre de nouveaux outils, l'adoption d'une nouvelle application de facturation pourrait être un tout nouveau domaine pour vous. Cependant, TrulySmall™ Invoices est spécialement conçu pour les très petites entreprises, des entrepreneurs individuels aux microentreprises, ce qui rend l'adoption facile, rationalisée et directe. De plus, toute l'équipe de réussite client de TrulySmall™ est là pour vous aider ! Il n'y a qu'à poser la question (il n'y a pas de bêtes !)

Rassemblons tout cela

La facturation est une fonction importante dans la gestion de votre petite entreprise, car c'est ainsi que vous gagnez de l'argent. Maintenant que vous connaissez les avantages d'une facturation appropriée, les étapes à suivre pour commencer à facturer, ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque étape, vous devriez être sur le point d'être confiant dans cet aspect critique de la gestion. une entreprise.

Comme toujours, l'équipe TrulySmall™ est toujours là pour vous aider et répondre à toutes vos questions. Faites-nous signe ou découvrez l'application de facturation TrulySmall™ (sur IOS et Android) aujourd'hui pour voir à quel point c'est facile (c'est gratuit !).