Comment gérer un client qui souhaite du travail gratuit

Travail gratuit ça ressemble un peu à ça :

Pourriez-vous simplement y jeter un œil et nous faire part de vos commentaires ? Cela ne devrait pas vous prendre trop de temps pour faire cette petite chose supplémentaire, n'est-ce pas ? Donc, dans le cadre de ce projet, nous voulons juste ajouter quelques éléments supplémentaires, d'accord ?

Des expressions comme celles-ci ne sont que trop familières aux propriétaires de petites entreprises, en particulier aux indépendants et à ceux qui travaillent dans le secteur des services ou du conseil. Et même si vous voulez toujours rendre un client heureux, le travail gratuit n'est pas quelque chose qui ne vous intéresse pas.

Voici pourquoi le travail libre ne devrait pas faire partie de votre vocabulaire et comment éviter de tomber dans son emprise…

Le temps, c'est de l'argent. Le travail gratuit nuit à la rentabilité

Nous savons à propos rentabilité dans un contexte comptable, mais pour ceux qui travaillent dans les métiers des services ou du conseil, cela s'explique directement par le temps passé. Supposons que vous soyez graphiste ou concepteur Web et que vous facturez $75 de l'heure. Chaque minute que vous consacrez à un travail gratuit vous coûte $1,25. Ce n'est pas si mal, non ? Eh bien, que se passe-t-il lorsqu'un peu de travail supplémentaire se transforme en 30 minutes ? Et 45 minutes ? Très vite, vous consacrez des heures (non rémunérées) à cette « petite tâche » qui vous éloigne du temps consacré au travail rémunéré.

Le travail gratuit dévalorise votre travail

Faire du travail gratuit indique à vos clients, qu'ils le reconnaissent ou non, une chose : qu'ils peuvent obtenir de vous du travail gratuit. Ils ne demandent probablement pas consciemment du travail gratuit, mais ils s'habitueront à l'idée que vous rendiez de petites faveurs ici et là à la maison. Cela en soi rend la conversation délicate lorsque vous décidez finalement de tenir bon. Imaginez comment ils vont réagir ? Eh bien, vous ne nous avez pas facturé cette dernière fois.

Alors, comment empêcher de travailler gratuitement ?

Il existe quelques tactiques clés que vous souhaitez utiliser pour vous assurer que vous ne travaillez pas gratuitement, mais tout commence par l'alignement des attentes dès le départ. Lorsque vous connectez un nouveau client ou client, assurez-vous qu'il y a une véritable signature. Mettez en place un accord qui décrit l’ensemble de la portée et des conditions de votre relation de travail.

Dans ce document, vous inclurez des éléments tels que conditions de paiement nettes, la propriété du produit du travail, les droits de commercialisation, les non-concurrences, la juridiction dans laquelle vous réglerez les litiges, les garanties et les responsabilités. (C'est une liste partielle, et s'il y a quelque chose sur lequel vous souhaitez consulter un avocat, c'est votre contrat-cadre de services.)

Créer une portée de travail claire

Puisque vous mettez probablement en place un contrat-cadre de services parce que vous allez effectuer du travail pour le client, le prochain document que vous souhaitez mettre en place est une portée de travail (c'est-à-dire un SOW). C’est là que vous êtes sûr du travail exact que vous allez produire. Chaque portée des travaux comprend la description du projet, les livrables, le coût, le calendrier et les délais, ainsi que les conditions. (Encore une fois, une liste partielle.) De plus, la plupart des SOW incluent un libellé concernant les ordres de modification. Un ordre de modification se produit lorsque les deux parties conviennent de modifier un aspect donné du SOW. Cela a généralement des impacts budgétaires, livrables et/ou temporels. Lorsqu'un client fait une demande en dehors du SOW, un ordre de modification est la manière dont vous la mettrez en œuvre, mais uniquement avec un accord écrit mutuel. C’est un excellent moyen d’éviter de faire du travail gratuit. Ce n’est pas que tu ne veux pas, c’est que tu ne peux pas. Cela briserait le SOW et équivaudrait à ne pas le respecter.

Créer des SOW clairs et spécifiques est donc un excellent moyen de garantir que vous ne travaillez pas gratuitement parce que vous êtes responsable de la paperasse. L'utilisation d'une application de facturation ou d'un logiciel de comptabilité comme TrulySmall Invoices et TrulySmall Accounting peut vous aider à suivre vos factures et à ajouter ou supprimer facilement des services supplémentaires !

Avant de commencer votre nouveau projet, il est conseillé de demander un acompte afin de vous assurer que votre temps et vos efforts sont rémunérés et que vous ne travaillez pas gratuitement. Essayez d'utiliser une application de facturation pour créer des modèles de facture et les envoyer à vos nouveaux clients, même lorsque vous êtes en déplacement ! Si vous ne savez pas par où commencer, consultez notre guide complet sur la facturation des indépendants ici.

Prouvez que vous êtes égal

Parfois, les clients peuvent inconsciemment profiter de leurs fournisseurs ou sous-traitants (c'est-à-dire s'attendre à du travail gratuit). Ça arrive. Mais vous êtes tout autant une entreprise qu’eux. Si les attentes en matière de travail gratuit deviennent si persistantes que vous avez vraiment du mal à y répondre, il est peut-être temps de retirer la carte « Je suis aussi une vraie entreprise ». Bien sûr, vous n'allez pas prononcer ces mots exactement, mais vous devez préciser que lorsque vous effectuez un travail gratuit pour eux, vous pourriez consacrer ce temps à un travail rémunéré pour quelqu'un d'autre. En tant qu’entreprise, ils devraient le comprendre. S'ils ne le font pas, ils ne respectent pas votre temps, ce qui signifie qu'ils ne respectent pas votre travail. C'est probablement un client dont vous ne voulez pas.

Trouver l'équilibre

En fin de compte, une entreprise saine est une entreprise qui a du travail et des clients qui restent. Parfois, cela peut nécessiter de faire un effort supplémentaire, et la plupart des kilomètres supplémentaires ne sont pas payés. La clé est d’utiliser votre jugement. Sachez quand cela en vaudra la peine et quand vous en profiterez. Plus facile à dire qu'à faire, mais tout à fait possible.