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Una carrera en consultoría es mucho más que revisar correos electrónicos, realizar análisis y presentar presentaciones. Como consultor independiente, usted es un experto en su oficio y sus clientes recurren a usted para resolver sus problemas. Ya sea operativo, de marca, de contratación o de una organización que está atravesando un cambio importante, usted es en quien confían. Debido a que normalmente eres una persona unipersonal, la consultoría no puede ser simplemente todo eso que haces. Al igual que administrar cualquier tipo de pequeña empresa, debe ser su propio contador y un experto en facturación de consultores.
Sin saber el conceptos basicos de contabilidad y los entresijos de la facturación sólo serán un perjuicio para tu pequeña empresa. Y sin él, también corre el riesgo de perder los beneficios de una experiencia positiva. flujo de fondos.
En esta guía, cubriremos:
Probablemente esté de acuerdo en que, como consultor, no todos los días son iguales.
¿Pero sabes qué hace? Es encontrar tiempo cada día para registrar sus horas y facturar con precisión para poder recibir el pago por el trabajo que realiza. Por lo general, esto se realiza en forma de horas facturables que usted dedica. Por lo tanto, asegúrese de:
Facturar de la “manera correcta” significa saber cómo facturar, cuándo facturar y cuándo hacer un seguimiento para optimizar su cronograma de pagos. También es fundamental contar con un lugar para rastrear y almacenar todas sus facturas. Necesitará un punto de referencia para obtener una factura específica para conversaciones con clientes o por motivos fiscales.
¿Listo para abordar la facturación por primera vez? Siga estos pasos generales para planificar, crear, administrar y enviar facturas a los clientes de manera efectiva por el trabajo que realizó.
Los nuevos clientes están llenos de incógnitas. Ya sea que haya adquirido un nuevo cliente a través del boca a boca, un amigo o un cliente potencial entrante, todavía hay mucha ambigüedad.
Lo primero que debes hacer es configurar una llamada de descubrimiento para averiguar:
Una vez que conozca a su nuevo cliente, rápidamente podrá saber si está clientes confiables. También podrá utilizar esa información para ayudar a determinar cómo se vería su factura para ese cliente.
Recuerde, los clientes a largo plazo siempre son algo bueno, especialmente si puede lograr pagos recurrentes, como un anticipo.
Planifique con anticipación alineándose con sus condiciones de pago, método y otros detalles ad hoc. Una vez que se completa una llamada de descubrimiento y él o ella quiere contratarlo como su consultor, la siguiente conversación siempre debe ser sobre los detalles de pago. Después de todo, ¡así es como te pagan!
Establecer políticas de métodos y plazos en lo que respecta al dinero. Éstas incluyen:
Método. ¿Qué método de pago prefiere su cliente? ¿Existe algún método que prefiera, como por ejemplo mediante transferencia bancaria?
Línea de tiempo. ¿Cuándo se deben realizar los pagos? El inicio inicial o inmediatamente después del inicio es un buen momento para iniciar conversaciones sobre los plazos y las expectativas de pago. Póngase en sintonía desde el principio, como pagos dentro de los 15 días (net-15), para que las expectativas se establezcan de inmediato.
Horas. ¿Esperan que hagas un seguimiento de tus horas y las envíes junto con tu factura? Como consultor, normalmente le pagan por su tiempo, por lo que este puede ser el caso. Si no lo solicitan, es probable que si lo envía, también genere confianza.
Si tienes más de un cliente, las cosas pueden volverse un poco más complicadas ya que el método de pago de un cliente puede diferir del siguiente. ¡Asegúrese de ser flexible y adaptable durante todo este proceso! Confía en nosotros, tus clientes lo agradecerán.
Si bien no existe un formato exacto para configurar la factura de su consultor, existe un esqueleto estándar que debe seguir al facturar su negocio de consultoría. Cosas como los datos de contacto del cliente, las líneas de pedido y las fechas de la factura siempre deben estar presentes en una factura. Pero también existen algunos elementos diferenciales en la facturación de consultores que detallaremos más adelante.
En lugar de empezar desde cero desde un documento de Word en blanco, una solución rápida es utilizar una plantilla de factura prediseñadas. Como consultor, sus horas son facturables, por lo que desea minimice su tiempo haciendo horas no facturables durante su ventana de trabajo.
Consejo: Pruebe TrulySmall Plantillas gratuitas de facturas de consultores. para salir adelante.
Como regla general, esto es lo que debe incluir siempre en la factura de su consultor:
El nombre de su empresa es un elemento fundamental de una factura profesional. Identifica su negocio y establece su marca.
Un sistema exclusivo de numeración de facturas le ayuda a mantenerse organizado, especialmente en la temporada de impuestos.
Fecha de generación de la factura y no de suministro de la mercancía.
Cualquier término u otra descripción contractual que desee incluir.
El número de horas trabajadas o cantidad de servicios prestados.
La información de su cliente, incluida su dirección de facturación completa.
La cantidad que estás cobrando por hora o por un servicio específico.
Cualquier otra tarifa o impuesto que pueda cobrar en su factura.
El monto total de su factura después de cualquier impuesto sobre las ventas, descuentos, etc.
Crear los sistemas y procesos que funcionen para usted es clave como consultor, especialmente si trabaja solo. Después de todo, lo último que desea es perder la pista de sus facturas, tanto digitales como físicas.
Si no se realizó el pago dos meses antes, ¿cómo se lo comenta a su cliente? Debe tener una conversación abierta e inmediata con su cliente. Es más fácil recuperar un pago atrasado que no se cumplió si tiene su factura consigo para mostrársela. Si no puede encontrar esa factura, y ellos tampoco, puede parecer extremadamente poco profesional por su parte. Del mismo modo, no querrás esperar hasta la temporada de impuestos para comenzar a buscar frenéticamente facturas anteriores que se enviaron y pagaron. De hecho, desea almacenarlo en algún lugar donde frecuenta para poder confirmar que se les está pagando dentro del cronograma de pago acordado.
Herramientas de almacenamiento gratuitas y de pago como DropBox, Google Drive, y software de contabilidad basado en la nube y las aplicaciones de facturación son excelentes lugares para comenzar. Aproveche estas herramientas para mantener sus facturas seguras y organizadas. La mayoría de ellos son extremadamente asequibles, ¡si no gratuitos! Debido a que están almacenadas en la nube, puede acceder a sus facturas desde cualquier lugar: desde su viaje diario a una playa en Costa Rica.
Como consultor, usted vive y respira horas facturables. Al igual que otras líneas de campos que implican un gran seguimiento de horas (como los abogados), debes evitar "el banco" si trabajaras para una firma. En este caso, los superiores lo presionan constantemente para maximizar sus horas facturables a lo largo del día.
Pero gestionar un negocio de consultoría por tu cuenta es diferente. Como consultor independiente, también existe cierta presión sobre cómo organizas tu jornada laboral. Asegúrese de desarrollar un sistema para realizar un seguimiento de las horas de trabajo. Este sistema debe simplificarse y adaptarse a usted. Por ejemplo, el hecho de que otros consultores realicen un seguimiento de sus horas en una hoja de cálculo de Excel en su computadora no significa que usted deba hacerlo. Si siempre está en movimiento y sus noches están ocupadas, es probable que no tenga tiempo para ingresar esas horas en su hoja de cálculo a altas horas de la noche. En su caso, es posible que desee realizar un seguimiento de sus horas en su teléfono mediante una herramienta que sea más compatible con el móvil.
Consejo: Calcule sus honorarios de consultoría con la calculadora de Consulting Success, que considera costos como gastos generales y el total anual de días facturables.
Ahorre tiempo siempre que pueda automatizando tareas repetibles todos los días.
Tiempo. Una forma de abordar esto es realizar un seguimiento de tus horas automáticamente en lugar de mirar el reloj, registrarlas manualmente en una hoja de papel o nota digital y tomar notas sobre tus tareas. Las herramientas de seguimiento del tiempo automatizan este proceso por usted. Simplemente descargue la aplicación (como Alternar), instale extensiones del navegador y el software realizará un seguimiento de su tiempo por usted.
Llenado de detalles de factura. Otra forma de automatizar es aprovechando el software de facturación. Software como TrulySmall™ Invoices utiliza el aprendizaje automático para conocer los detalles típicos de sus facturas, como detalles de contacto y clientes recurrentes, y completa su factura por usted. El uso de aplicaciones de facturación, en lugar de un documento de Word o incluso una plantilla de factura precargada, también significa que otros aspectos de la factura se completan por usted. Si utiliza TrulySmall™ Invoices para almacenar todas sus facturas, incluso completará la fecha de la factura, el número de factura y el logotipo por usted.
Envío de recordatorios. Una vez que presiones enviar
Facture tan pronto como se complete su trabajo o proyecto. No se debe enviar ninguna factura días o semanas después de finalizar su trabajo. De hecho, enviar facturas mucho más tarde sólo significa que le pagarán mucho más tarde, lo que afecta drásticamente el flujo de caja. La facturación inmediata también lo mantiene a usted y a todo el excelente trabajo que realizó para su cliente en lo más alto de su mente. Psicológicamente hablando, eso también significa que están más dispuestos a pagar esa factura.
La facturación no tiene por qué ser un proceso difícil o tedioso. De hecho, puede ser una experiencia positiva para ambos (el proveedor) y su cliente (el comprador). Pruebe estos pasos y consejos y compruebe usted mismo cuál es la mejor manera de estar al tanto de la facturación de los consultores.
Y si está buscando una solución de facturación más sencilla que solo plantillas, ¡la tenemos! Comienza a enviar facturas completamente gratis hoy con Facturas TrulySmall™. Úselo en su computadora o descargue la aplicación de facturación de TrulySmall hoy; es gratis y está disponible en iOS y Androide.
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