Así que has decidido Crea un presupuesto para tu pequeña empresa., pero no sabes por dónde empezar.

¡No hay problema, estamos aquí para ayudarte!

Un presupuesto debe actuar como guía para su plan de negocios a largo plazo. Es por eso que cuando creas un presupuesto para tu negocio, debes incluir todo lo relacionado con tus ingresos y gastos, y luego organizarlos en las principales categorías comerciales.

Ingreso

Comencemos con sus ingresos. En este paso, debes tener en cuenta todas las formas en que puedes ganar dinero en tu negocio, es decir, ventas e ingresos. Si está creando un presupuesto mensual, entonces necesita realizar un seguimiento de todas las fuentes de ingresos que provienen cada mes de las operaciones comerciales habituales.

Para autónomos y empresas de servicios, esos son todos los ingresos que han recaudado de sus clientes y/o proyectos en un mes. Para el comercio electrónico, estas serán sus ventas totales. Si cobra un anticipo mensual, inclúyalo también.

Algunos de ustedes habrán experimentado que algunos meses están más ocupados que otros. ¡Eso es perfecto, escríbelo!

A medida que se sienta más cómodo con este ejercicio presupuestario, querrá crear un presupuesto para cada mes. Esto le ayudará a planificar los altibajos estacionales en su negocio. Por ejemplo, si tiene una tienda de comercio electrónico, noviembre puede ser uno de los meses con mayores ventas debido al Black Friday y al Cyber Monday.

Sus ingresos pueden variar de un mes a otro, pero es importante anotar, aunque sea sólo una estimación, cuánto es probable que gane. Esto le ayudará con la siguiente parte, realizar un seguimiento de sus gastos.

Ingresos no operacionales

Para algunas empresas, es posible que tenga ingresos no operativos, es decir, los ingresos que obtiene de actividades no relacionadas con sus operaciones comerciales principales. Esto puede incluir dividendos, así como cualquier ganancia de las inversiones. Si recién estás comenzando tu negocio, es poco probable que tengas esta fuente de ingresos. Así que, en su lugar, hagamos un seguimiento de los gastos.

Seguimiento de gastos

Probablemente hayas escuchado el término "necesitas gastar dinero para ganar dinero". Bien, eso es cierto. Estos son los gastos de tu negocio. Es en lo que gasta dinero su empresa para poder ofrecer adecuadamente sus productos y/o servicios a sus clientes.

Hay dos tipos principales de gastos: costos fijos y gastos variables (también conocidos como costos variables).

Costes fijos

Tus costos fijos son gastos que tienen el mismo valor, independientemente de cuántos ingresos obtengas, por eso se llaman "fijos". Algunos costos fijos comunes incluyen: alquiler, internet, teléfono, comisiones bancarias, seguros, suscripciones, etc.

Puede anticipar que los costos fijos no cambiarán cada mes (a menos que haya habido un cambio de tarifa). Por lo tanto, podemos planificar una parte dedicada de su presupuesto para cubrir nuestros costos fijos de cada mes. No importa cuántos ingresos obtengamos, sabemos exactamente qué parte de esos ingresos se destinará a nuestros costos fijos.

Gastos variables (costos)

Los gastos variables, también conocidos como costos variables, son los tipos de gastos que cambiarán cada mes dependiendo de cuántos productos y/o servicios venda. Este tipo de gasto es más difícil de rastrear ya que está directamente relacionado con su actividad comercial. Sin embargo, cuanto más realicemos un seguimiento de nuestros gastos variables, más preciso podrá ser nuestro presupuesto.

Un término importante que debe conocer aquí es el costo de bienes vendidos (COGS), es decir, el costo total de fabricar un producto o servicio. Para los productos físicos, esto incluye todo lo necesario para fabricar el producto: materiales, costos de producción, envío a la dirección de su empresa, etc. Para las empresas basadas en servicios, esto es un poco más complicado de calcular. En cambio, es necesario considerar todos los demás gastos variables de nuestro negocio.

Algunos gastos variables comunes incluyen: marketing (anuncios), suministros de oficina, embalaje, envío, viajes (gasolina), comidas/entretenimiento (café), tarifas de transacción, etc.

Puede haber otros gastos variables en los que incurra su negocio. Es importante anotarlos todos para poder clasificarlos adecuadamente en el siguiente paso.

Gastos no recurrentes

A veces nuestro negocio necesita esa gran compra única: una computadora nueva, equipo de producción, muebles, renovación de una sala de meditación (muy necesaria), fondos de emergencia, etc. Aunque estos gastos son técnicamente variables, no es probable que ocurran cada año. mes. Deberíamos utilizar esta categoría, gastos no recurrentes, para ayudarnos a realizar un seguimiento de nuestros gastos y asegurarnos de que estamos dentro de nuestro presupuesto.

Consejo profesional: Si va a realizar una compra importante, comience a ahorrar antes y planifíquelo en su presupuesto. 

Categorías de gastos comerciales

Ahora que ha realizado un seguimiento de todos sus gastos, puede comenzar a ver algunas categorías/temas comunes en sus gastos. Si observa que dos transacciones giran en torno al mismo tema, puede crear una categoría de gastos para ellas. Ahora, suma todos los gastos de cada categoría para determinar su valor total.

Algunas categorías comunes de gastos comerciales incluyen: alquiler, marketing, suministros de oficina, servicios públicos, Internet, viajes, comidas y entretenimiento, solo por nombrar algunas.

Este monto total puede servir como su primer borrador de presupuesto para esta categoría de gastos específica. Ahora repite este proceso para los gastos restantes.

Poniéndolo todo junto: cómo presupuestar los gastos comerciales

Ahora que ha realizado un seguimiento de sus ingresos y gastos, es hora de crear su presupuesto comercial.

Al evaluar sus gastos y separarlos en categorías comerciales relevantes, puede ver exactamente cuánto está gastando en cada área comercial. Tampoco son conjeturas, tu presupuesto está respaldado por datos reales de tu negocio.

Ahora, compare esto con sus ingresos totales y evalúe los resultados. Algunas preguntas que debe hacerse al observar los números son:

• ¿Estás gastando más de lo que ganas?
• ¿En qué categorías de negocios gasta más?
• ¿Estos gastos son costos fijos o variables?
• ¿Realmente necesito gastar tanto en esta área? ¿Estas categorías son parte de mis operaciones comerciales principales?
• ¿Obtendré más ingresos si aumento mi presupuesto en esta categoría empresarial?

Estas son sólo algunas preguntas que le guiarán a medida que comience a trabajar con su presupuesto.

Un recordatorio importante: existe un presupuesto para guiar la planificación financiera de su empresa. Como tal, debes asegurarte de no gastar más de lo que ganas cada mes.

Envolviendolo

Una cosa importante que debe recordar es que su presupuesto no es un ejercicio del tipo “configúrelo y olvídese”. Más bien, deberías aprovechar la oportunidad para conciliar su extracto bancario cada mes y verifique que esté operando dentro del presupuesto que acaba de crear.

Comprobando tu presupuesto cada mes También le ayudará a identificar cualquier patrón de estacionalidad en su negocio. Esto le ayudará a planificar mejor estos períodos de tiempo para garantizar que su negocio siga siendo rentable.