No hay nada más aterrador que cuando llega el día en el que te das cuenta de que tienes mucho que hacer. pero muy poco tiempo para hacerlo. Por lo general, eso coincide con la epifanía de que si no tomas el control de tu agenda, entonces también puedes dejar que ella te controle a ti. No existe una solución única cuando se trata de elegir un método de productividad que funcione para usted y su horario. Pero entre todos los diferentes métodos que existen, bloqueo de tiempo ha ganado cada vez más tracción y popularidad, y por una buena razón.

Señales reveladoras de que bloquear el tiempo puede ser la solución perfecta para usted si:

• Te encuentras en modo “reactivo” con demasiada frecuencia: estás en tu teléfono respondiendo mensajes y correos electrónicos de Slack con demasiada frecuencia como para poder trabajar en profundidad (más sobre esto más adelante).
• Desempeña múltiples funciones: hace malabarismos con múltiples proyectos y responsabilidades, como gestionar la adquisición de clientes, el marketing hasta la contabilidad y las finanzas.
• Mira tu calendario semanal y lo único que ves son reuniones
• Lucha contra las interrupciones constantes a lo largo del día.
• Luchar por encontrar tiempo y espacio mental para un pensamiento estratégico amplio.

¿Suena como tu? Si es así, obtenga más información sobre cómo aprovechar el bloqueo de tiempo hoy.

¿Qué es el bloqueo de tiempo?

Es posible que haya oído hablar del bloqueo de tiempo antes. Una herramienta de gestión del tiempo, ofertas de bloqueo de tiempo. un marco para dividir las horas de trabajo en bloques de tiempo. Dentro de cada bloque, usted determina cómo se utiliza el tiempo para realizar una tarea específica o un grupo de tareas relacionadas. La advertencia es hacerlo con anticipación; idealmente planificado la semana o, como mínimo, la noche anterior.

Es una forma eficaz de abordar su larga lista de tareas en lugar de revisar una lista de tareas pendientes de elementos no relacionados o responder correos electrónicos o mensajes de Slack cada pocos minutos. Siguiendo "bloques de tiempo" preestablecidos, podrá comenzar cada día con una calendario concreto en el que puedes confiar y seguir.

Lo que hace que el bloqueo de tiempo funcione extremadamente bien es priorización. Este método requiere que te acostumbres a revisar y priorizar tu lista de tareas con anticipación. Por ejemplo, al final del viernes, puedes reservar tiempo para una revisión semanal dedicada. Aquí es cuando revisas lo que viene la próxima semana y haces estimaciones aproximadas de los bloques de tiempo para cada día de la semana.

En el final de cada jornada laboral, revisa las tareas que no terminaste, así como las tareas nuevas que hayan llegado, y ajusta tus bloques de tiempo para el resto de la semana en consecuencia.

La eficacia del 'bloqueo de tiempo'

A primera vista, bloquear el tiempo puede parecer muy sencillo. Sin embargo, su impacto es verdaderamente profundo. Desde alcanzar un “estado de fluidez” y luchar contra el perfeccionismo hasta crear conciencia sobre cómo empleas tu tiempo, los efectos positivos son significativos.

Le ayuda a abordar trabajos superficiales de manera más eficiente

El trabajo superficial es el trabajo ocupado que urgente pero no importante para lograr sus objetivos a largo plazo: piense en el papeleo o en responder correos electrónicos. Al bloquear el tiempo o bloquear el procesamiento de correo electrónico, por ejemplo, cambia menos el contexto y puede dejar más espacio para actividades que le ayuden a lograr sus objetivos. estado de flujo.

Te ayuda a combatir el perfeccionismo

El perfeccionismo a menudo se considera un rasgo positivo que aumenta las posibilidades de éxito, pero también puede conducir a pensamientos o comportamientos contraproducentes que dificultan el logro de las metas. En el contexto de los horarios de trabajo, los perfeccionistas no soportan cronogramas confusos. En cualquier tarea siempre puede parecer que se pueden realizar mejoras y ajustes. Como perfeccionista, utilizarás todo el tiempo (y más) para hacerlo perfecto, pero eso es menos que eficiente. El timeboxing, por ejemplo, puede ayudar a imponer límites de tiempo a determinadas tareas (por ejemplo, terminar un artículo o una directriz de marca). Una vez que se acabe el tiempo y finalice la tarea, su cuadro de tiempo le recordará que debe pasar a la siguiente tarea.

Le ayuda a estar consciente del tiempo invertido

Una mayor conciencia de cómo se emplea el tiempo es uno de los beneficios clave del bloqueo del tiempo. Muchas personas son malas a la hora de estimar cuánto tiempo llevan determinadas tareas. Tendemos a comprometernos demasiado sin pensar mucho en cuán finito es realmente el tiempo. El bloqueo de tiempo y otras variaciones del mismo te obligan a ser intencional con tu tiempo, prioridades y compromiso. El siguiente paso es agregar un nuevo compromiso a su agenda: revise su agenda existente llena de bloques de tiempo y quedará muy claro con qué frecuencia puede decir que sí, versus con qué frecuencia debería hacerlo absolutamente. di no.

Variaciones del bloqueo del tiempo.

El bloqueo de tiempo puede presentarse de muchas formas y depende totalmente de usted elegir la que mejor se adapte a su estilo de trabajo y horario.

Ejemplos de estos métodos en acción incluyen:

Bloqueo de tiempo explicado

Sólo tienes un número limitado de horas en un día; es importante que maximices cada hora. ¡Y lo haces bloqueando el tiempo!

El bloqueo de tiempo es la práctica de planificar cada momento de su día con anticipación dedicando "bloques de tiempo" específicos para ciertas tareas y responsabilidades.

Una manera fácil de comenzar es categorizar su vida laboral y personal en múltiples “grupos” o “categorías”. Si eres un escritor independiente, divide tus áreas de trabajo en áreas como:

• Investigación (ideas de contenido, análisis y esquemas)
• Escritura (trabajo profundo)
• Edición y Finalización (corrección y retoques finales)
• Contabilidad y Finanzas (facturación y gastos)
• Marketing y extensión (si está buscando activamente nuevos clientes)
• Estrategia (planificación a largo plazo)

De manera similar, si es diseñador, se aplican los elementos generales que todos los propietarios de empresas deben realizar de forma continua. La única diferencia son las áreas clave de trabajo, como escritura versus diseño.

Una vez que tenga sus cubos en su lugar, puede comenzar a reservar ciertos períodos de tiempo para concentrarse en una tarea o actividad determinada dentro de cada cubo.

Explicación del procesamiento por lotes de tareas

El procesamiento por lotes de tareas funciona muy bien cuando agrupa tareas similares y trabaja en ellas todas juntas dentro de un bloque de tiempo específico. Lo haces todo a la vez porque es mucho más fácil abordar juntos tareas muy similares, como revisar correos electrónicos/mensajes de Slack/responder al equipo, por ejemplo.

Al hacerlo, estás limitando cambio de contexto: saltar entre tareas, herramientas o proyectos, lo que afecta gravemente la productividad, la concentración y la felicidad general. De hecho, es extremadamente raro conseguir incluso más de 20 minutos de concentración interrumpida dentro de una jornada laboral.

Ahí es donde entra en juego el procesamiento por lotes de tareas. Al agrupar tareas similares, se reduce la carga de sacrificar energía mental y se ahorra un lote de tiempo haciéndolo. Una excelente manera de comenzar es programar dos bloques de tiempo de 20 minutos a lo largo del día para llegar a Slack e Inbox cero. Es mucho más eficiente que revisar ambas bandejas de entrada cada diez minutos o cuando alguien te llama.

Tematización del día

Una versión mucho más extrema del procesamiento por lotes de tareas es la temática del día. Es un método fantástico para emprendedores y propietarios de pequeñas empresas que tienen múltiples áreas de trabajo que exigen atención. Desde marketing y ventas hasta atención al cliente, recursos humanos y contabilidad, los fundadores, emprendedores y autónomos tienen mucho de qué seguir.

La temática del día facilita el trabajo profundo al dedicar un día completo cada semana a cada tipo de responsabilidad.

Si comparamos las áreas de procesamiento por lotes de tareas anteriores, puede ver que una semana sería como un diseñador independiente:

Boxeo de tiempo

El bloqueo de tiempo y el boxeo de tiempo se pueden confundir fácilmente entre sí, pero hay una diferencia vital. Mientras que el bloqueo de tiempo te obliga a establecer una cantidad de tiempo para concentrarte en una tarea o actividad, el bloqueo de tiempo pone un límite a la cantidad de tiempo que tienes para trabajar en una tarea específica. Es una forma divertida de desafiarte a ti mismo a trabajar más rápido en un tiempo asignado.

Por ejemplo, “voy a trabajar en mi primer borrador del plan de lanzamiento para la próxima versión de funciones de 1 a 3 pm mañana” (bloque de tiempo) es muy diferente a “lo haré finalizar el primer borrador del plan de lanzamiento para la próxima versión de funciones entre Mañana de 13 a 15 horas”.

Al boxear el tiempo, usted establece la expectativa en:

• Terminar una determinada tarea o actividad, en lugar de "trabajar en ella"
• Completar la tarea o actividad dentro de un período de tiempo determinado

Al principio, haciendo el esfuerzo de programar tus días y semanas de antelación. podría Parece una increíble pérdida de tiempo. Pero cuando tu no bloque de tiempo, en realidad estás dejando que tu agenda te controle, y no al revés. Cuando controlas tu agenda mediante bloqueos de tiempo, agrupaciones de tareas o temas diarios, elaboras cuidadosamente cómo serán tus días y deja un amplio espacio para el “trabajo profundo”. Las distracciones serán menos frecuentes y menos fáciles de infiltrar en tus bloques de tiempo. Pruebe el bloqueo de tiempo o una variación del mismo hoy durante una o dos semanas para ver cuánto control puede devolver a su apretada agenda empresarial.