Cómo utilizar una plantilla de presupuesto

¡Es un nuevo año y eso significa nuevas metas comerciales!

Con nuevas metas, necesitamos un plan organizado que nos lleve allí.

Un presupuesto es una herramienta financiera que puede ayudarle a planificar dónde gastará su dinero para ayudar a que su negocio crezca. Además, puede ayudarle a comprender cuánto gasta en cada área de su negocio. Sin embargo, como propietarios primerizos de una pequeña empresa, no siempre es obvio cuántas categorías de gastos nos afectan realmente... y cuánto le cuestan a su negocio.

Nuestra plantilla de presupuesto TrulySmall puede guiarlo en su planificación financiera.

En nuestra plantilla de presupuesto, hemos incluido categorías de ingresos y gastos comunes con las que suelen lidiar las pequeñas empresas. Ayudándole a evitar conjeturas y comenzar a planificar de inmediato.

Cómo utilizar una plantilla de presupuesto

Usar una plantilla de presupuesto es un ejercicio útil para planificar las finanzas de su empresa. Sin embargo, sólo le resultará útil si lo utiliza correctamente. Aquí hay algunas cosas a considerar al usar una plantilla de presupuesto:

Utilice datos reales

Al principio, es posible que tengas que hacer algunas conjeturas. Especialmente si trabaja con clientes, es difícil predecir cuántos clientes nuevos tendrá cada mes. Sin embargo, con el tiempo, es importante revisar facturas y extractos bancarios anteriores para ver cuánto ganó y gastó realmente. Su negocio sólo crecerá si realiza un seguimiento preciso de sus ingresos y gastos utilizando datos reales.

Consejo profesional: asegúrese de registrar los números reales. No tengas miedo de pensar en lo que podrías ver. Estás elaborando un presupuesto, todo irá bien.

Añade tu logotipo

Hemos incluido una sección en la parte superior para su logotipo y el nombre de su empresa. Este es un presupuesto para su negocios, después de todo, es hora de hacerlo personal y oficial.

Presupuesto, real y diferencia

Hemos incluido tres columnas en nuestra plantilla de presupuesto: presupuesto, real y diferencia. La primera columna es para la cantidad que presupuestaste, la segunda para lo que realmente gastaste/ganaste y la tercera para la diferencia entre las dos.

No importa qué columna complete primero, es decir, presupuesto y real. Dependiendo de la técnica de presupuestación que utilice, puede ser más fácil ingresar primero su gasto real y luego generar una cantidad presupuestada para el próximo mes. En su lugar, simplemente asegúrese de tener sus números y de realizar un seguimiento de la diferencia entre lo que planeó y lo que realmente gastó.

Consejo profesional: esté atento a la diferencia en cada categoría mes a mes. Esto puede descubrir algunas oportunidades rentables que quizás haya perdido.

Utilice categorías como guías, pero hágalas suyas

Hemos incluido las categorías más comunes que suelen utilizar las pequeñas empresas. Sin embargo, su negocio es único y puede tener fuentes de ingresos y gastos diferentes a otros. Ajuste las categorías según sus necesidades y personalícelas según su negocio.

Revisa tu presupuesto una vez al mes

El principal efecto secundario de utilizar una plantilla de presupuesto es desarrollar buenos hábitos financieros. Revisar tu presupuesto una vez al mes puede ayudarte a tener claridad en tu negocio y comprender cuánto dinero estás ganando.

Ingreso

Desea comenzar a crear su presupuesto registrando todas las formas en que gana dinero, es decir, sus fuentes de ingresos. En el Ventas En la sección de la plantilla de presupuesto, hemos incluido espacio para múltiples fuentes de ingresos, ya que cada modelo de negocio variará. Si solo tienes un cliente, solo necesitarás un celular. Sin embargo, para aquellos que tienen múltiples clientes, flujos de ingresos o incluso términos de pago, es importante rastrear y etiquetar cada uno de ellos.

Ingresos no operacionales es una sección para todas las fuentes de ingresos que recibe su empresa que no están relacionadas con sus actividades comerciales principales, por ejemplo, intereses de inversión, dividendos, etc. Por lo general, cuando está comenzando, es poco probable que una pequeña empresa tenga ingresos no operativos. Si tiene alguno, asegúrese de anotarlo.

Ahora que tenemos todas sus fuentes de ingresos anotadas, registre actual números de tu facturas de clientes. En la parte inferior de la sección, suma todos los números y tendrás tu Ingresos totales para el periodo de tiempo.

Con tu Ingresos totales ordenado, Es más fácil decir cuánto dinero puede gastar cómodamente su empresa mientras sigue creciendo.

Gastos

Tener un buen conocimiento de los gastos de su negocio le permitirá ahorrar dinero a largo plazo. Una de las razones más comunes por las que una empresa fracasa es el gasto excesivo. Con nuestra plantilla de presupuesto pretendemos ayudarle a identificar categorías clave en las que puede estar gastando de más. Hay componentes claves de la Gastos sección: costos fijos, gastos variables y gastos no recurrentes.

Costes fijos

Comencemos con nuestros costos fijos. Costes fijos Son gastos que tienen el mismo valor cada mes. No importa si vendiste más productos o contrataste más clientes ese mes, seguirás pagando el mismo precio por este gasto. Esto los hace más fáciles de rastrear.

Hemos incluido las categorías más comunes de costos fijos: alquiler, teléfono, Internet, seguros y nómina.

Algunos otros costos fijos típicos a considerar incluyen suscripciones de software, seguro de automóvil y tarifas bancarias.

Consejo profesional: Puede ser útil considerar su fondo de emergencia como un costo fijo para ayudarlo a ahorrar automáticamente para un “día lluvioso”.

Gastos variables

Los gastos variables son gastos que cambiarán mes a mes. Dependiendo de cuánto venda o no venda, podría cambiar cuánto gasta en gastos cada mes.

Hemos incluido categorías comunes como marketing, investigación y desarrollo (I+D), servicios públicos, suministros de oficina, viajes y comidas/entretenimiento. Algunas categorías adicionales a considerar son las tarifas de embalaje, envío y transacción.

Si vende productos físicos, algunos otros gastos variables comunes incluyen el costo de los bienes vendidos (COGS), es decir, la suma de las partes individuales necesarias para fabricar el producto.

Consejo profesional: Las pequeñas empresas suelen tener dificultades para realizar un seguimiento de todos sus gastos variables. Esto lleva a un gasto excesivo. Con la plantilla de presupuesto, puede identificar categorías específicas en las que está gastando de más. Esto le brinda la oportunidad de investigar más a fondo y ver si fue un gasto necesario o innecesario.

Gastos no recurrentes

Es posible que los gastos no recurrentes no ocurran con frecuencia, pero aun así es importante realizar un seguimiento. Es posible que tenga un presupuesto limitado en otras categorías de gastos, pero esa gran compra realmente podría hacer retroceder sus planes.

Los gastos no recurrentes típicos incluyen compras de equipos, computadoras y muebles.

Consejo profesional: Es más fácil asignar dinero de otras áreas de negocio para grandes compras no recurrentes cuando ya se realiza un seguimiento de nuestros costos fijos y gastos variables.

Realice un seguimiento de su presupuesto mensual

como importante hábito atómico, debes revisar tu presupuesto una vez al mes. No basta con establecer un presupuesto, es necesario asegurarse de cumplirlo.

Después de todo, los objetivos sólo se pueden alcanzar si se les da seguimiento.

Lo que quieres hacer es registrar cuánto de hecho hecho y gastado en cada categoría empresarial. ¿Cuánto ganaste con cada cliente? ¿Cuántos productos vendiste? Por el contrario, ¿cuánto gastó en material de oficina, café, marketing, etc.? ¿Hiciste alguna compra no recurrente?

No tengas miedo de los resultados, parte de ser emprendedor se trata de poder girar.

Consejo profesional: La elaboración de presupuestos no es un ejercicio de una sola vez. Si establece un presupuesto y no le funciona, anote las diferencias reales y restablezcalo para el próximo mes.

Mejores prácticas

Escribimos una guía sobre mejores prácticas presupuestarias aquí, pero hay dos puntos principales que queremos que tenga en cuenta al utilizar una plantilla de presupuesto.

Revisa tu presupuesto una vez al mes

Es esencial realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos reales cada mes. El presupuesto le ayudará a guiar su toma de decisiones, pero como sabemos, hay ocasiones en las que obtenemos más o menos ingresos de los que esperábamos. Realice un seguimiento de la diferencia real y asegúrese de operar dentro de su presupuesto.

Configúrelo, evalúelo y reinícielo

"Pero, en primer lugar, pasé tanto tiempo estableciendo un presupuesto y ¿quieres que lo deseche?"

Eso no es lo que estamos diciendo. Se trata de ser flexible.

Lo más probable es que gaste de más en algunas categorías, lo que le hará excederse del presupuesto en ciertos meses. Evalúe las categorías en las que está gastando de más y restablezca el presupuesto para el próximo mes con un valor más preciso.

Ahora, revise su presupuesto el próximo mes y vea si se mantiene dentro de él.

Consejo profesional: a menudo establecemos montos presupuestarios que no son realistas para nuestro negocio. Luego volvemos a gastar de más el mes siguiente y tratamos de mover dinero de las categorías equivocadas. Configúrelo, evalúelo y reinícielo. Nadie lo hace bien la primera vez.