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Why Bookkeeping is Important to Freelancers

Por qué la contabilidad es importante para los autónomos

Contenido
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Como autónomo, sabes lo difícil que es realizar un seguimiento de todo lo que hay bajo el sol. Desde recibos y facturas hasta invitaciones a reuniones con socios y prospectos, hay demasiado que rastrear. ¿Agregar pasear a su perro, preparar comidas y dormir 8 horas completas? Es demasiado fácil descuidar la contabilidad.

Un consistente registro de contabilidad es clave para solucionar estos problemas.

Why Bookkeeping is Important to Freelancers

Por qué es importante la contabilidad como autónomo

Como propietario de una pequeña empresa, siempre hay dos actividades clave que necesita planificar adecuadamente. Eso es cobrar y prepararse para la temporada de impuestos. Ambas actividades requieren una planificación a largo plazo, en lugar de ser un éxito rápido de la noche a la mañana. Y todo eso se reduce a comprender los conceptos básicos de la contabilidad y mantener las actividades contables coherentes y organizadas. Después de todo, eso también te da más tiempo para concentrarte en hacer lo que mejor sabes hacer: ¡vender y trabajar con tus clientes!

Una contabilidad constante también le ayuda a estar mucho más preparado cuando lo haga. recibir una auditoría del IRS o CRA.

Qué realizar un seguimiento para una mejor contabilidad

Teniendo en cuenta la temporada de pagos y de impuestos, siempre tenga en cuenta los diferentes datos y cancelaciones para realizar un seguimiento y por qué. Confíe en nosotros: no querrá tener problemas a fin de año.

Controla tu tiempo

Si cobra una tarifa por hora por los servicios, sabrá que el tiempo es esencial. Esto se debe a que su tiempo equivale a un pago en dólares y está directamente vinculado a su facturación. Como práctica constante, tome nota de cuántas horas trabaja. Herramientas de seguimiento del tiempo como Alternar pista, Cosecha, y cada hora son excelentes para realizar un seguimiento de sus horas. Todas estas herramientas ofrecen extensiones de navegador web, lo que hace que el seguimiento del tiempo sea increíblemente fácil de acceder. El seguimiento del tiempo es ideal en situaciones en las que los clientes quieran ver un informe de seguimiento del tiempo adjunto a su factura.

Realice un seguimiento de sus trabajos y la información de sus clientes

Dependiendo del tipo de trabajador independiente que sea, asegúrese de mantener registros detallados de cada trabajo que haya completado para los clientes, incluido el costo por hora que cobra. Puede crear una larga lista de todos los clientes con los que haya trabajado, incluida la tarifa (por hora o fija) cada año que trabaja con ellos. Si aumenta sus precios debido a la inflación (u otras razones), querrá aumentarlos para todos sus clientes, no solo para unos pocos.

Realice un seguimiento de sus gastos

Hacer un seguimiento de todos los gastos comerciales y de los pagos que realizó es fundamental para recuperar dólares en su bolsillo. Como autónomo, ¡cada dólar cuenta!

Algunos gastos típicos incluyen:

  • Pagos de clientes
  • Los gastos de viaje
  • Facturas de energía y servicios públicos.
  • Facturas de teléfono e internet.
  • Facturas por compras de tecnología como una computadora, impresora o teléfono.
  • Clases, libros y seminarios relacionados con la carrera.
  • Material de oficina
  • Diseño y alojamiento de sitios web.
  • Software
  • Alquiler de oficina (puede ser una habitación de tu casa, pero no toda la casa)

Los propietarios de pequeñas empresas son elegibles para una variedad de deducciones cuando llega el momento de declarar impuestos. Cuando llegue la temporada de impuestos, querrás que todos tus gastos estén claramente categorizados por cuenta de gastos y que guardes toda la documentación en caso de una auditoría. Y sí, ¡estos pagos también incluyen transferencias bancarias!

No dejes nada sin rastrear

Organizar sus libros y cuentas es una de las actividades más importantes como autónomo. Si sus cuentas no están organizadas, lo más probable es que sus finanzas tampoco lo estén. Para comenzar, comience a registrar cada transacción que ocurra en relación con su negocio. Esto incluye comidas, viajes, alojamiento, suministros y cada pago que reciba.

Consejo: No pospongas esto. Recomendamos hacerlo en tiempo real o durante una conciliación semanal un domingo, por ejemplo.

En general, estos son los aspectos esenciales de su negocio que definitivamente debería seguir:

  • Las horas facturables trabajadas o completadas para cada cliente.
  • Tarifa por hora/trabajo para cada cliente
  • Todos los pagos realizados, incluidas las transferencias bancarias.
  • Pagos recibidos de todos los clientes.
  • Todos los gastos de tu negocio, incluidos los recibos.

Si utiliza programa de contabilidad, debería poder generar una variedad de informes basados en sus registros financieros. Debido a que el software se actualiza en tiempo real a través de la fuente bancaria de su empresa, estos informes siempre están actualizados:

  • Facturas precisas
  • Informes, incluidos pérdidas y ganancias, balance general y libro mayor
  • Información sobre cuánto dinero se le debe (por ejemplo, cuentas por cobrar)
  • Datos sobre cuánto debe (por ejemplo, cuentas por pagar)
  • Información sobre tus mejores y peores clientes

Si necesita ayuda, al principio intente buscar la ayuda de un contador o tenedor de libros profesional. Podrías traer preguntas para hacer, como por ejemplo cuál es la mejor forma de hacerlo. deduce más de tus gastos o el software de contabilidad que recomiendan (pero hablaremos de eso más adelante).

Reserve efectivo para los impuestos

Como autónomo, la responsabilidad de prepararse para temporada de impuestos cae sobre ti y sobre nadie más. Si es un nuevo profesional independiente que recientemente dejó un horario de 9 a 5, es posible que esté acostumbrado a que un empleador deduzca automáticamente una parte de sus ganancias de cada cheque de pago para cubrir sus impuestos sobre la renta.

Pero ya no más.

Como autónomo, sus impuestos no se deducirán de su salario. Dado que está ganando más dinero, debería esperar una factura de impuestos anual más alta. Como regla general, siempre debe anticipar la deuda de impuestos cuando llegue la temporada de impuestos. En lugar de reunir frenéticamente el efectivo, reserve dinero durante todo el año en lugar de en una cuenta bancaria separada.

El 30 por ciento de sus ingresos es la regla general. Con la ayuda de un software de contabilidad como TrulySmall Accounting, puede crear informes (basados en sus ingresos netos, por ejemplo) que le brinden una estimación aproximada de cuánto deberá en impuestos. Reservar dinero en efectivo para los impuestos (además de un día lluvioso) requerirá disciplina, pero valdrá la pena para evitar sanciones y multas.

Establezca un sistema que funcione para usted

Saber qué está pasando con tu dinero puede ayudarte a tener éxito como autónomo. Con poca o ninguna orientación, depende de usted estar al tanto de sus finanzas, incluida la contabilidad.

Ya sea que utilice un contador para la temporada de impuestos o no, es importante controlar sus finanzas durante todo el año. Esto le ayuda a anticipar problemas futuros y hacer crecer su negocio. Prepare su carrera independiente para el éxito asignando tiempo diariamente para organizar su contabilidad y asegurarse de ingresar cada factura o recibo de gastos.

Consejo: Como parte de su “sistema”, agregue controles anuales con su contador para estar bien posicionado para la temporada de impuestos. Por ejemplo, puede realizar una llamada telefónica de 30 minutos con su contador con un lista de preguntas preguntarles antes de la temporada de impuestos.

Adopte un software de contabilidad para agilizar la contabilidad

La adopción de un software de contabilidad puede resolver todos los desafíos que enfrentan los autónomos al abordar la contabilidad. El software de contabilidad sirve como registro de contabilidad digital donde centralizar el seguimiento y la documentación. Desde recibos y facturas hasta todos los clientes con los que haya trabajado (con métricas clave como Total facturado #), el software de contabilidad le hace la vida más fácil.

Además de evitar situaciones negativas como perder el dinero que tanto le costó ganar o limitar sus opciones de financiación, una contabilidad constante (con la ayuda de un software de contabilidad) en realidad evita errores, le ahorra tiempo y, lo más importante, le paga. Aquí hay algunas formas en que el software de contabilidad puede ayudarlo:

  • Cree y envíe rápidamente facturas personalizadas
  • Reciba recordatorios sobre el curso de acción de las facturas
  • Automatiza recordatorios de pago para ti y tus clientes
  • Identifique y realice un seguimiento fácilmente de las facturas pendientes
  • Obtenga informes para comprender los ingresos netos totales, los clientes que más pagan y mucho más

Conclusión: una mejor contabilidad comienza con un seguimiento de todo

Como ya sabrá, mantener un registro contable coherente y un registro en papel es clave para el éxito del trabajo independiente. Como autónomo, debes realizar un seguimiento de todo lo relacionado con tu negocio. Adquiera el hábito de solicitar documentación (por ejemplo, recibos) para cada transacción, en lo que se refiere a su negocio, ¡y no olvide guardar su rastro en papel en algún lugar!

Aquí en TrulySmall, nos preocupamos por el éxito de su negocio. No sólo para hoy, sino para el largo plazo. Es por eso que creamos este artículo para guiarlo con pasos pequeños y prácticos para mantenerse al tanto de su contabilidad. ¿Por qué?

Porque las pequeñas cosas importan.

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