Cómo manejar a un cliente que quiere trabajo gratis

Trabajo libre suena un poco así:

¿Podrías echarle un vistazo a esto y darnos tu opinión? No debería llevarte mucho tiempo hacer esta pequeña cosa extra, ¿verdad? Entonces, como parte de este proyecto, solo queremos agregar algunas cosas adicionales, ¿de acuerdo?

Frases como estas son muy familiares para los propietarios de pequeñas empresas, especialmente los autónomos y los que trabajan en servicios o consultoría. Y si bien siempre deseas hacer feliz a un cliente, el trabajo gratuito no es algo que no te dedique a hacerlo.

He aquí por qué el trabajo gratuito no debería estar en tu vocabulario y cómo puedes evitar caer en sus garras...

El tiempo es dinero. El trabajo gratuito perjudica la rentabilidad

sabemos acerca de rentabilidad en un contexto contable, pero para aquellos en los negocios de servicios o consultoría, se puede atribuir directamente al tiempo invertido. Digamos que eres diseñador gráfico o web y facturas a $75 la hora. Cada minuto que dedicas a realizar trabajo gratuito te cuesta $1,25. Eso no es tan malo, ¿verdad? Bueno, ¿qué pasa cuando un poco de trabajo extra se convierte en 30 minutos? ¿Qué tal 45 minutos? Muy pronto, pasarás horas (no remuneradas) en esta “pequeña tarea” que te quitará el tiempo dedicado al trabajo remunerado.

El trabajo gratuito devalúa tu trabajo

Hacer un trabajo gratuito indica a sus clientes (lo reconozcan o no) una cosa: que pueden obtener de usted un trabajo gratuito. Probablemente no estén pidiendo conscientemente trabajo gratis, pero se acostumbrarán a la idea de que hagas pequeños favores aquí y allá en la casa. Eso en sí mismo crea una conversación incómoda cuando finalmente decides mantenerte firme. ¿Imaginas cómo reaccionarán? Bueno, no nos facturaste por esto la última vez.

Entonces, ¿cómo se puede evitar trabajar gratis?

Hay algunas tácticas clave que desea emplear cuando se trata de asegurarse de que no está trabajando gratis, pero todo comienza con alinear las expectativas desde el principio. Cuando inicie sesión con un nuevo cliente o cliente, asegúrese de que haya una firma real. Establezca un acuerdo que describa todo el alcance y los términos de su relación laboral.

En este documento, incluirá cosas como condiciones de pago neto, propiedad del producto del trabajo, derechos de comercialización, no competencia, jurisdicción en la que resolvería disputas, garantías y responsabilidades. (Esa es una lista parcial, y si alguna vez desea consultar a un abogado, es sobre su acuerdo marco de servicios).

Cree un alcance de trabajo claro

Dado que probablemente esté implementando un acuerdo marco de servicios porque va a realizar algún trabajo para el cliente, el siguiente documento que desea implementar es un alcance de trabajo (también conocido como un SOW). Aquí es donde usted se vuelve hermético sobre el trabajo exacto que entregará. Cada alcance de trabajo incluye la descripción del proyecto, los entregables, el costo, el cronograma y los plazos, y los términos. (Nuevamente, una lista parcial). Además, la mayoría de las SOW incluyen lenguaje sobre las órdenes de cambio. Una orden de cambio ocurre cuando ambas partes acuerdan cambiar un aspecto determinado del SOW. Por lo general, esto tiene impactos presupuestarios, de entrega y/o de tiempo. Cuando un cliente realiza una solicitud fuera del SOW, la forma de implementarla es una orden de cambio, pero solo con un acuerdo mutuo por escrito. Esta es una excelente manera de evitar realizar trabajos gratuitos. No es que no quieras, es que no puedes. Hacerlo rompería la SOW y es similar a no cumplirla.

Por lo tanto, crear SOW claros y específicos es una excelente manera de garantizar que no esté trabajando gratis porque puede culpar al papeleo. Utilizar una aplicación de facturación o un software de contabilidad como TrulySmall Invoices y TrulySmall Accounting puede ayudarle a realizar un seguimiento de sus facturas y agregar o eliminar servicios adicionales fácilmente.

Antes de comenzar con su nuevo proyecto, es una buena práctica solicitar un depósito para asegurarse de que su tiempo y esfuerzo sean compensados y que no esté trabajando gratis. Intente utilizar una aplicación de facturación para crear plantillas de facturas y enviarlas a sus nuevos clientes, ¡incluso cuando esté en movimiento! Si no está seguro de por dónde empezar, consulte nuestra guía completa sobre facturación para autónomos. aquí.

Demuestra que eres igual

A veces, los clientes pueden aprovecharse inconscientemente de sus proveedores o contratistas (es decir, esperar trabajo gratis). Sucede. Pero usted es tan empresarial como ellos. Si las expectativas de trabajo libre se vuelven tan persistentes que usted realmente está luchando por saber cómo lidiar con ellas, puede que sea el momento de sacar la tarjeta de "Yo también soy un verdadero negocio". Por supuesto, no vas a decir esas palabras exactamente, pero debes dejar en claro que cuando haces un trabajo gratuito para ellos, ese tiempo podrías dedicarlo a hacer un trabajo remunerado para otra persona. Como empresa, deberían entender eso. Si no lo hacen, no respetan tu tiempo, lo que significa que no respetan tu trabajo. Probablemente sea un cliente que no desea.

Lograr el equilibrio

Al fin y al cabo, una empresa saludable es aquella en la que hay trabajo y clientes que se quedan. A veces eso puede requerir hacer un esfuerzo adicional, y la mayoría de las millas adicionales no se pagan. La clave es usar tu criterio. Sepa cuándo valdrá la pena y sepa cuándo se están aprovechando de usted. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero absolutamente posible.