Vous avez donc décidé de créer un budget pour votre petite entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer.

Pas de problème, nous sommes là pour vous aider !

Un budget doit servir de guide pour votre plan d’affaires à long terme. C'est pourquoi, lorsque vous créez un budget pour votre entreprise, vous devez inclure tout ce qui concerne vos revenus et dépenses, puis les organiser en grandes catégories d'activité.

Revenu

Commençons par vos revenus. Dans cette étape, vous devez prendre en compte toutes les façons dont vous gagnez de l'argent dans votre entreprise, c'est-à-dire les ventes et les revenus. Si vous créez un budget mensuel, vous devez suivre toutes vos sources de revenus provenant chaque mois des opérations commerciales régulières.

Pour les indépendants et les entreprises de services, cela représente tous les revenus que vous avez collectés auprès de vos clients et/ou projets en un mois. Pour le commerce électronique, ce sera vos ventes totales. Si vous facturez une provision mensuelle, incluez-la également.

Certains d’entre vous ont peut-être constaté que certains mois sont plus chargés que d’autres. C'est parfait, écris ça !

Au fur et à mesure que vous vous familiariserez avec cet exercice de budgétisation, vous souhaiterez créer un budget pour chaque mois. Cela vous aidera à planifier les hauts et les bas saisonniers de votre entreprise. Par exemple, si vous êtes une boutique de commerce électronique, novembre peut être l'un des mois les plus vendus en raison du Black Friday et du Cyber Monday.

Vos revenus peuvent varier d'un mois à l'autre, mais il est important de noter, même s'il ne s'agit que d'une estimation, combien vous êtes susceptible de gagner. Cela vous aidera pour la partie suivante, le suivi de vos dépenses.

Bénéfice hors exploitation

Pour certaines entreprises, vous pouvez avoir des revenus hors exploitation, c'est-à-dire les revenus que vous tirez d'activités non liées à vos activités principales. Cela peut inclure des dividendes ainsi que tout gain provenant d'investissements. Si vous démarrez tout juste votre entreprise, il est peu probable que vous disposiez de cette source de revenus. Alors suivons plutôt les dépenses.

Suivi des dépenses

Vous avez probablement entendu le terme « vous devez dépenser de l'argent pour gagner de l'argent ». Eh bien, c'est vrai. Ce sont les dépenses de votre entreprise. C'est ce pour quoi votre entreprise dépense de l'argent afin que vous puissiez proposer correctement vos produits et/ou services à vos clients.

Il existe deux principaux types de dépenses : les dépenses fixes et les dépenses variables (également appelées coûts variables).

Coûts fixes

Vos coûts fixes sont des dépenses qui ont la même valeur, quel que soit le montant de vos revenus, c'est pourquoi on les appelle « fixes ». Certains frais fixes courants incluent : le loyer, Internet, le téléphone, les frais bancaires, les assurances, les abonnements, etc.

Vous pouvez vous attendre à ce que les frais fixes ne changent pas chaque mois (sauf s'il y a eu un changement de tarif). Nous pouvons donc prévoir une partie dédiée de votre budget pour couvrir nos frais fixes pour chaque mois. Quel que soit le montant de nos revenus, nous savons exactement quelle part de ces revenus sera réservée à nos coûts fixes.

Dépenses variables (coûts)

Les dépenses variables, également appelées coûts variables, sont les types de dépenses qui changeront chaque mois en fonction du nombre de produits et/ou services que vous vendez. Ce type de dépense est plus difficile à suivre car il est directement corrélé à votre activité commerciale. Cependant, plus nous suivons nos dépenses variables, plus notre budget peut être précis.

Un terme important à connaître ici est le coût des marchandises vendues (COGS), c'est-à-dire le coût total de fabrication d'un produit ou d'un service. Pour les produits physiques, cela inclut tout ce qui est nécessaire à la fabrication du produit : matériaux, coûts de production, expédition à votre adresse professionnelle, etc. Pour les entreprises de services, c'est un peu plus difficile à calculer. Au lieu de cela, vous devez examiner toutes les autres dépenses variables de notre entreprise.

Certaines dépenses variables courantes comprennent : le marketing (publicités), les fournitures de bureau, l'emballage, l'expédition, les déplacements (essence), les repas/divertissements (compte du café), les frais de transaction, etc.

Votre entreprise peut engager d'autres dépenses variables. Il est important de tous les noter afin de pouvoir les catégoriser correctement à l'étape suivante.

Dépenses non récurrentes

Parfois, notre entreprise a besoin d'un gros achat ponctuel : un nouvel ordinateur, du matériel de production, du mobilier, la rénovation d'une salle de méditation (super nécessaire), des fonds d'urgence, etc. Bien que ces dépenses soient techniquement variables, elles ne se produiront probablement pas chaque fois. mois. Nous devrions utiliser cette catégorie, dépenses non récurrentes, pour nous aider à suivre nos dépenses afin de nous assurer que nous respectons notre budget.

Conseil de pro : Si vous envisagez de faire un achat important, commencez à épargner plus tôt et prévoyez cela dans votre budget. 

Catégories de dépenses professionnelles

Maintenant que vous avez suivi toutes vos dépenses, vous pouvez commencer à voir certaines catégories/thèmes courants dans vos dépenses. Si vous constatez que deux transactions tournent autour du même thème, vous pouvez leur créer une catégorie de dépenses. Maintenant, additionnez toutes les dépenses de chaque catégorie pour déterminer sa valeur totale.

Certaines catégories de dépenses professionnelles courantes comprennent : le loyer, le marketing, les fournitures de bureau, les services publics, Internet, les voyages, les repas et les divertissements, pour n'en nommer que quelques-uns.

Ce montant total peut servir de premier projet de budget pour cette catégorie de dépenses spécifique. Répétez maintenant ce processus pour les dépenses restantes.

Tout mettre ensemble : comment budgétiser les dépenses professionnelles

Maintenant que vous avez suivi vos revenus et dépenses, il est temps de créer le budget de votre entreprise.

En évaluant vos dépenses et en les séparant en catégories commerciales pertinentes, vous pouvez voir exactement combien vous dépensez dans chaque domaine d'activité. Ce n’est pas non plus une conjecture, votre budget est étayé par des données réelles de votre entreprise.

Maintenant, comparez cela à votre revenu total et évaluez les résultats. Voici quelques questions à vous poser lorsque vous regardez les chiffres :

• Dépensez-vous plus que ce que vous gagnez ?
• Dans quelles catégories d’entreprises dépensez-vous le plus ?
• Ces dépenses sont-elles des coûts fixes ou variables ?
• Dois-je vraiment dépenser autant dans ce domaine ? Ces catégories font-elles partie de mes activités principales ?
• Vais-je gagner plus de revenus si j'augmente mon budget dans cette catégorie d'activité ?

Ce ne sont là que quelques questions d’orientation pour vous lorsque vous commencez à travailler avec votre budget.

Rappel important, un budget est là pour guider la planification financière de votre entreprise. En tant que tel, vous voulez vous assurer que vous ne dépensez pas plus que ce que vous gagnez chaque mois.

L'emballer

Une chose importante à retenir est que votre budget n’est pas un exercice de type « définissez-le et oubliez-le ». Vous devriez plutôt profiter de l'occasion pour rapprochez votre relevé bancaire chaque mois et vérifiez que vous respectez le budget que vous venez de créer.

Vérifier votre budget chaque mois vous aidera également à identifier les tendances saisonnières de votre entreprise. Cela vous aidera à mieux planifier ces périodes afin de garantir que votre entreprise reste rentable.