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Le mot « budget » fait souvent peur aux propriétaires de petites entreprises, mais il ne devrait pas l'être. Un budget vous aide à suivre les objectifs financiers de votre entreprise. Aussi simple que cela. Que vous économisiez pour acheter un nouvel équipement, que vous cherchiez à vous libérer de vos dettes ou que vous commenciez tout juste votre parcours entrepreneurial, un budget est nécessaire pour vous aider dans votre planification.
L'élaboration d'un budget doit correspondre à votre plan d'affaires à long terme, c'est-à-dire quels sont vos objectifs pour votre entreprise et de combien d'argent avez-vous besoin pour y parvenir ? Il s’agit de faire une estimation éclairée de ce à quoi ressemblera l’avenir de votre entreprise en utilisant les montants des revenus et dépenses historiques et projetés.
De plus, vous vous référerez mensuellement à votre budget pour vous assurer que vous dépensez dans les bons domaines de votre petite entreprise. Par exemple, à partir de votre budget, vous remarquerez peut-être qu'il y a certains mois où vous dépensez plus que d'habitude. Ces informations peuvent vous aider à vous préparer à ces périodes chargées et indiquer que vous devrez peut-être épargner plus tôt afin de réaliser des bénéfices au cours de ce mois.
Combien d’argent gagnez-vous chaque mois ? Il s'agit de votre revenu mensuel.
Afin de comprendre combien vous pouvez dépenser, vous devez d’abord comprendre combien d’argent votre entreprise rapporte chaque mois.
Si vous disposez d’une provision mensuelle avec certains clients, celle-ci sera plus facile à calculer. Cependant, si vous vendez des produits ou des services, cela variera probablement chaque mois. De plus, votre entreprise peut disposer de plusieurs sources de revenus, c'est-à-dire différents clients, produits, services, etc. Il est également important de suivre tous ces éléments.
Additionnez toutes vos sources de revenus pour connaître vos revenus mensuels passés. Répétez cette opération pour le reste de l'année et cela vous aidera à avoir un aperçu des mois les plus chargés à planifier pour lesquels vous pourriez avoir besoin d'augmenter votre budget marketing ou d'envisager d'embaucher une aide saisonnière.
Vos dépenses se présentent généralement sous deux formes : les coûts fixes et les coûts variables.
Les coûts fixes sont ceux qui ne changent pas d'un mois à l'autre, ils seront toujours là. Voici quelques exemples de coûts fixes pour les petites entreprises : le loyer, l’Internet, les abonnements aux domaines et aux logiciels, les salaires et l’assurance automobile, entre autres.
En revanche, les coûts variables varieront chaque mois en fonction de votre activité commerciale, de la saisonnalité et d'autres facteurs externes. Certains coûts variables seront la quantité et le coût des matériaux, du gaz, des taxes de vente, des services publics, des achats d'équipement, etc.
Les coûts variables comprennent également les achats ponctuels et les achats impulsifs. Même si cela n’arrive pas souvent (espérons-le), il est important d’inclure cette catégorie dans votre planification budgétaire. En fait, prendre le contrôle de vos coûts variables est l’un des moyens les plus importants et les plus simples de gérer vos dépenses chaque mois.
La vie ne se déroule pas toujours comme nous l’espérons. La meilleure chose que nous puissions faire dans ces scénarios est d’être préparé. Tout comme dans la vie, quelque chose d’inattendu peut avoir un impact sur notre activité au cours d’un mois donné. Peut-être avez-vous dû payer pour l'expédition express pour plus de commandes que prévu ou votre ordinateur portable doit être remplacé.
Quoi qu’il en soit, il est préférable de prévoir de l’argent de côté pour les pires scénarios. Pour les magasins de détail, il est courant d'inclure une catégorie « vol » pour le mois.
En intégrant ce fonds d’urgence à votre budget, vous serez prêt à faire face à ces événements ponctuels sans trop grignoter vos bénéfices.
Conseil de pro : incluez un certain montant de $ dans la section des coûts fixes de votre budget, par exemple $100 par mois. Cela garantit que vous économisez régulièrement de l'argent pour les « jours difficiles » sans nuire à vos bénéfices mensuels.
Une fois que vous avez inscrit toutes vos sources de revenus et dépenses dans votre budget, il est temps de les catégoriser.
Nous pouvons généralement organiser les articles en catégories commerciales courantes, notamment :
Il se peut que votre entreprise doive enregistrer d’autres catégories, alors assurez-vous de les noter également.
C'est ici que l'application TrulySmall Accounting est vraiment utile ! Toutes les informations financières peuvent être téléchargées de manière transparente depuis votre banque et dans vos postes de revenus et de dépenses ; vous pouvez également ajouter et ajuster des entrées manuellement. Le tableau de bord de votre entreprise TrulySmall vous donne un aperçu rapide des finances de votre entreprise et de vos relevés professionnels.
Maintenant que vous avez enregistré vos revenus et dépenses, il est important de voir si votre entreprise est rentable. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez évaluer régulièrement vos rapports, en particulier vos relevés de profits et pertes (P&L). Ce relevé montre les revenus, les dépenses et la rentabilité de votre entreprise sur une certaine période de temps. Vous pouvez évaluer la rentabilité de votre entreprise au niveau mensuel, trimestriel et annuel.
Une fois tous vos revenus et dépenses classés, vous pouvez clairement voir dans quels domaines de votre entreprise vous dépensez trop d'argent et/ou quels domaines nécessitent plus de budget.
Conseil de pro : si vous avez un comptable, partagez votre relevé de profits et pertes avec lui pour obtenir des commentaires supplémentaires sur comment/où vous pouvez optimiser votre budget.
Maintenant que votre budget est établi et que tous vos documents financiers sont organisés dans votre logiciel de comptabilité en ligne pour petites entreprises, vous pouvez facilement et régulièrement surveiller vos revenus et dépenses pour rester sur la bonne voie avec le budget de votre entreprise !
Des outils tels que TrulySmall Accounting facilitent le processus de budgétisation pour les petites entreprises. Lorsque vous connectez votre banque à TSA, vous bénéficierez d'une intégration transparente qui affichera toutes vos transactions en temps réel. Cela vous aidera à conserver un enregistrement précis et en temps réel de vos revenus et dépenses pour faciliter la planification de votre entreprise.
Nous vous recommandons de réévaluer votre budget chaque mois. D'une part, c'est une bonne habitude financière à prendre. De plus, cela peut aider à identifier les effets de saisonnalité dans votre secteur. Par exemple, vous constaterez peut-être que vos revenus ont augmenté certains mois. Dans ce cas, il peut être intéressant d’allouer plus d’argent à un budget marketing pour tenir compte de ces périodes de trafic élevé.
Chaque entreprise et chaque secteur est différent, mais il est important de prendre cette habitude dès maintenant pour vous assurer que vous respectez votre budget.
Un budget de petite entreprise vous aidera à identifier quand vous êtes rentable et où vous pouvez « réduire une partie du gras ». Au cours de cet exercice, il est important d’utiliser les chiffres réels de votre entreprise. Même s'ils ne sont pas complets, utilisez une version arrondie. Vous pourriez être surpris lorsque vous découvrirez les chiffres réels à la fin du mois.
Enfin, pensez à catégoriser vos dépenses et à prévoir une petite pièce coussin pour chaque catégorie. Certains mois peuvent être plus exigeants que d’autres ou une vente à venir est sur le point de se conclure. Quoi qu’il en soit, vous voulez pouvoir travailler confortablement dans les limites de votre budget sans compromettre vos opérations commerciales.
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