Comment utiliser un modèle de budget

C'est une nouvelle année et cela signifie de nouveaux objectifs commerciaux !

Avec de nouveaux objectifs, nous avons besoin d’un plan organisé pour y parvenir.

Un budget est un outil financier qui peut vous aider à planifier où vous dépenserez votre argent pour aider votre entreprise à se développer. De plus, cela peut vous aider à comprendre combien vous dépensez dans chaque domaine de votre entreprise. Cependant, en tant que nouveaux propriétaires de petite entreprise, il n'est pas toujours évident de savoir combien de catégories de dépenses nous affectent réellement… et combien elles coûtent à votre entreprise.

Notre modèle de budget TrulySmall peut vous guider dans votre planification financière.

Dans notre modèle de budget, nous avons inclus des catégories de revenus et de dépenses courantes auxquelles les petites entreprises sont généralement confrontées. Cela vous aide à éviter les incertitudes et à commencer à planifier immédiatement.

Comment utiliser un modèle de budget

L'utilisation d'un modèle de budget est un exercice utile pour planifier les finances de votre entreprise. Cependant, cela ne vous sera utile que si vous l’utilisez correctement. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’utilisation d’un modèle de budget :

Utiliser des données réelles

Au début, vous devrez peut-être faire quelques suppositions. Surtout si vous travaillez avec des clients, il est difficile de prédire combien de nouveaux clients vous aurez chaque mois. Cependant, au fil du temps, il est important d'examiner vos factures et relevés bancaires antérieurs pour voir combien vous avez réellement gagné et dépensé. Votre entreprise ne se développera que si vous suivez avec précision vos revenus et vos dépenses à l'aide de données réelles.

Conseil de pro : assurez-vous d'enregistrer les chiffres réels. N'ayez pas peur de penser à ce que vous pourriez voir. Vous construisez un budget, ça va aller.

Ajoutez votre logo

Nous avons inclus une section en haut pour votre logo et le nom de votre entreprise. Il s'agit d'un budget pour ton affaires, après tout, il est temps de les rendre personnelles et officielles.

Budget, réel et différence

Nous avons inclus trois colonnes dans notre modèle de budget : budget, réel et différence. La première colonne correspond au montant que vous avez prévu dans votre budget, la deuxième à ce que vous avez réellement dépensé/gagné et la troisième à la différence entre les deux.

Peu importe la colonne que vous remplissez en premier, c'est-à-dire budget et réel. Selon la technique de budgétisation que vous utilisez, il peut être plus facile de saisir d'abord vos dépenses réelles, puis d'établir un montant budgétisé pour le mois suivant. Au lieu de cela, assurez-vous simplement que vos chiffres sont inclus et que la différence entre ce que vous aviez prévu et ce que vous avez réellement dépensé est suivie.

Conseil de pro : gardez un œil attentif sur la différence dans chaque catégorie d'un mois à l'autre. Cela peut révéler certaines opportunités rentables que vous avez peut-être manquées.

Utilisez les catégories comme guides, mais personnalisez-les

Nous avons inclus les catégories les plus couramment utilisées par les petites entreprises. Cependant, votre entreprise est unique et elle peut avoir des sources de revenus et des dépenses différentes des autres. Ajustez les catégories selon vos besoins et personnalisez-les en fonction de votre entreprise.

Révisez votre budget une fois par mois

Le principal effet secondaire de l’utilisation d’un modèle de budget est de développer de bonnes habitudes financières. Examiner votre budget une fois par mois peut vous aider à clarifier votre entreprise et à comprendre combien d'argent vous gagnez.

Revenu

Vous souhaitez commencer à créer votre budget en enregistrant toutes les façons dont vous gagnez de l'argent, c'est-à-dire vos sources de revenus. Dans le Ventes Dans la section du modèle de budget, nous avons inclus un espace pour plusieurs sources de revenus, car chaque modèle commercial varie. Si vous n'avez qu'un seul client, vous n'aurez besoin que d'une seule cellule. Cependant, pour ceux qui ont plusieurs clients, des sources de revenus ou même modalités de paiement, il est important de suivre et d'étiqueter chacun d'entre eux.

Résultat hors exploitation est une section pour toutes les sources de revenus que votre entreprise reçoit qui ne sont pas liées à vos activités principales, par exemple les intérêts d'investissement, les dividendes, etc. Généralement, lorsque vous démarrez, une petite entreprise est peu susceptible d'avoir des revenus hors exploitation. Si vous en avez, assurez-vous de le noter.

Maintenant que nous avons noté toutes vos sources de revenus, enregistrez réel numéros de votre factures clients. Au bas de la section, additionnez tous les nombres et vous aurez votre Revenu total pour la période.

Avec votre Revenu total trié, il est plus facile de déterminer combien d’argent votre entreprise peut dépenser confortablement tout en poursuivant sa croissance.

Dépenses

Avoir une bonne maîtrise de vos dépenses professionnelles vous permettra d’économiser de l’argent à long terme. L’une des raisons courantes pour lesquelles une entreprise échoue est les dépenses excessives. À l’aide de notre modèle de budget, nous visons à vous aider à identifier les catégories clés dans lesquelles vous pourriez dépenser trop. Il existe des éléments clés du Dépenses section : coûts fixes, dépenses variables et dépenses non récurrentes.

Coûts fixes

Commençons par nos coûts fixes. Coûts fixes sont des dépenses qui ont la même valeur chaque mois. Peu importe si vous avez vendu plus de produits ou si vous avez recruté plus de clients ce mois-là, vous paierez toujours le même prix pour cette dépense. Cela les rend plus faciles à suivre.

Nous avons inclus les catégories de coûts fixes les plus courantes : loyer, téléphone, Internet, assurance et paie.

Certains autres coûts fixes typiques à prendre en compte incluent les abonnements aux logiciels, l’assurance automobile et les frais bancaires.

Conseil de pro : Il peut être utile de considérer votre fonds d'urgence comme coût fixe pour vous aider à épargner automatiquement en cas de « mauvais temps ».

Charges variables

Les dépenses variables sont des dépenses qui changeront de mois en mois. Selon la quantité que vous vendez ou ne vendez pas, le montant que vous dépensez en dépenses chaque mois peut changer.

Nous avons inclus des catégories courantes telles que le marketing, la recherche et le développement (R&D), les services publics, les fournitures de bureau, les voyages et les repas/divertissements. Certaines catégories supplémentaires à prendre en compte sont les frais d’emballage, d’expédition et de transaction.

Si vous vendez des produits physiques, d'autres dépenses variables courantes incluent le coût des marchandises vendues (COGS), c'est-à-dire la somme des pièces individuelles nécessaires à la fabrication du produit.

Conseil de pro : Les petites entreprises ont généralement du mal à suivre toutes leurs dépenses variables. Cela conduit à des dépenses excessives. Avec le modèle de budget, vous pouvez identifier les catégories spécifiques dans lesquelles vous dépensez trop. Cela vous donne la possibilité d’enquêter plus en profondeur et de voir s’il s’agissait d’une dépense nécessaire ou inutile.

Dépenses non récurrentes

Les dépenses non récurrentes ne surviennent peut-être pas souvent, mais il est néanmoins important de les suivre. Vous avez peut-être un budget limité dans d’autres catégories de dépenses, mais cet achat important pourrait vraiment repousser vos projets.

Les dépenses non récurrentes typiques comprennent les achats d’équipement, d’ordinateurs et de mobilier.

Conseil de pro : Il est plus facile d’affecter de l’argent provenant d’autres secteurs d’activité à de gros achats non récurrents lorsque nos coûts fixes et nos dépenses variables sont déjà suivis.

Suivez votre budget mensuellement

En tant qu'important habitude atomique, vous devriez réviser votre budget une fois par mois. Il ne suffit pas de simplement établir un budget, vous devez vous assurer que vous le respectez réellement.

Après tout, les objectifs ne peuvent être atteints que si vous les suivez.

Ce que vous voulez faire, c'est enregistrer combien vous en fait fait et dépensé dans chaque catégorie d'entreprise. Combien avez-vous gagné avec chaque client ? Combien de produits avez-vous vendu ? À l’opposé, combien avez-vous dépensé en fournitures de bureau, en café, en marketing, etc. ? Avez-vous effectué des achats non récurrents ?

N'ayez pas peur des résultats, le fait d'être entrepreneur consiste en partie à être capable de pivoter.

Conseil de pro : La budgétisation n’est pas un exercice ponctuel. Si vous définissez un budget et que cela ne fonctionne pas pour vous, notez les différences réelles et réinitialisez-le pour le mois suivant.

Les meilleures pratiques

Nous avons rédigé un guide sur meilleures pratiques en matière de budgétisation ici, mais nous souhaitons que vous preniez en compte deux points principaux lorsque vous utilisez un modèle de budget.

Révisez votre budget une fois par mois

Il est essentiel de suivre vos revenus et dépenses réels chaque mois. Le budget vous aidera à orienter votre prise de décision, mais comme nous le savons, il arrive parfois que nous gagnions plus ou moins de revenus que prévu. Suivez la différence réelle et assurez-vous que vous respectez votre budget.

Configurez-le, évaluez-le et réinitialisez-le

"Mais j'ai passé tellement de temps à établir un budget en premier lieu et tu veux que je le jette ?"

Ce n'est pas ce que nous disons. Il s'agit d'être flexible.

Il y a de fortes chances que vous dépensiez trop dans quelques catégories, ce qui vous amènerait à dépasser votre budget certains mois. Évaluez les catégories dans lesquelles vous dépensez trop et réinitialisez le budget pour le mois prochain avec une valeur plus précise.

Maintenant, revoyez votre budget le mois prochain et voyez si vous le respectez.

Conseil de pro : nous fixons souvent des montants budgétaires qui ne sont pas réalistes pour notre entreprise. Ensuite, nous dépensons à nouveau trop le mois suivant et nous essayons de déplacer l’argent des mauvaises catégories. Définissez-le, évaluez-le et réinitialisez-le. Personne ne réussit du premier coup.