Suivi professionnel des factures : guide pour être payé plus rapidement

Nous y avons tous été. "Je ne veux pas avoir l'air trop insistant" et "Peut-être qu'ils n'ont pas encore vu ma facture" Ce sont probablement des pensées qui vous ont traversé l'esprit la dernière fois que vous n'avez pas vu de paiement sur votre compte bancaire ou votre logiciel de comptabilité. Une facture en souffrance est risqué pour votre entreprise. Au lieu d'attendre quelques jours de plus, suivre un processus professionnel de suivi des factures est essentiel pour améliorer les flux de trésorerie, réduire le risque de factures en souffrance et maintenir un bon niveau de rentabilité. relation saine avec votre client.

Comment faire le suivi des factures impayées (en souffrance)

Une facture en souffrance est un paiement qu'un client n'a pas effectué à la date d'échéance convenue dans les conditions de paiement de la facture que vous avez définies. Les retards de paiement présentent non seulement un risque pour votre entreprise, mais des paiements réguliers nuisent également à votre trésorerie.

Lorsqu'il s'agit de paiements en souffrance, l'important est de pas paniquer et restez positif, même si vous devez travailler un peu plus dur pour collecter.

Voici un processus étape par étape pour traiter avec un client qui ne paie pas une facture impayée à temps :

1. Soyez poli et courtois

N'hésitez pas à contacter votre client pour lui communiquer une facture en souffrance. Idéalement, vous devriez être dans une position où vous avez de toute façon suffisamment de communications continues avec eux, afin que cela ne semble pas complètement inattendu. Lorsque vous nous contactez, faites-le de manière polie et respectueuse. N'oubliez pas que personne ne répond bien à un message agressif !

Voici quelques façons de procéder :

Envoyez un e-mail rapide

Demandez le paiement en envoyant un e-mail rapide. Indiquez la facture #, la date d'échéance du paiement et terminez-la par une demande d'action pour payer. La plupart des gens travaillent à la maison ou en déplacement, donc un e-mail simple et concis devrait toujours faire l'affaire !

Conseil de pro : Assurez-vous de rendre le titre du sujet évident. Exemple: « Facture ## – Facture impayée nécessitant un paiement ! »

Contactez-nous par téléphone

Il peut sembler gênant d’appeler et de demander un paiement. Mais si vous voulez faire quelque chose le plus rapidement possible, il est toujours préférable d’appeler plutôt que d’envoyer un e-mail. Commencez l'appel en demandant poliment comment se déroule sa journée. Utilisez une voix chaleureuse et ne vous précipitez pas pour demander un paiement. Une fois que vous en avez parlé, soyez concis et direct et si possible, essayez de sécuriser le paiement par téléphone par carte bancaire ou virement bancaire. Si cela ne fonctionne pas, envoyez un e-mail de suivi avec une invitation à payer juste après l'appel.

Conseil de pro : Avec un logiciel de comptabilité comme TrulySmall™ Accounting, vous pouvez ajouter un paiement par carte de crédit directement avec la facture, accélérant ainsi le processus de paiement. Lorsque vous envoyez un e-mail de suivi après un appel, assurez-vous de le rappeler à votre client !

Potentiellement interrompre le travail existant si cela ne fonctionne pas

Enfin, si vous ne recevez pas de réponse par courrier électronique ou par appel quelques jours (ou même semaines) plus tard, vous souhaiterez peut-être envisager d'interrompre le travail en cours avec ce client. Après tout, vous avez fait le travail jusqu’à présent, vous méritez donc d’être payé à temps. Il y a de fortes chances qu'en interrompant les services en cours (comme la maintenance de son site Web ou en interrompant certains travaux de conception graphique), votre client s'en rende compte beaucoup plus tôt, ce qui l'incite généralement à vous payer de toute façon !

2. Utilisez des modèles d'e-mails bien conçus qui provoquent l'action

Demander un paiement – ou toute autre action d’ailleurs – est plus efficace lorsque vous êtes concis et offrez du contexte. Mais être direct ne signifie pas se montrer agressif. Tout comme vous lanceriez un appel téléphonique poli, vos e-mails de suivi doivent être polis et respectueux.

Vous trouverez ci-dessous 3 modèles d'e-mails que vous pouvez utiliser pour inciter à agir à la date d'échéance du paiement, au jour 15 et au jour 30 d'une facture impayée :

Modèle d'e-mail de suivi du premier jour : un jour après la date d'échéance

Objet : [Nom de votre entreprise] : Facture #001 pour [Produit/Service] 

Bonjour [Nom du client],

J'espère que vous allez bien. Il s'agit d'un rappel amical que la facture #001, envoyée le [date d'envoi], était due le [date d'échéance de la facture]. Je sais que j'ai envoyé la facture à un moment chargé et je veux m'assurer que vous l'avez bien reçue. Ci-joint la facture originale pour votre examen.

Vous pouvez envoyer le paiement par chèque ou payer par virement direct. N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions concernant la facture.

Merci,

[Votre nom][Vos coordonnées professionnelles]

[Nom de l'entreprise]

Conseil de pro : Un logiciel de comptabilité comme TrulySmall™ comptable vous permet d'inclure un lien de paiement numérique avec la facture. C'est rapide, transparent et donne un coup de pouce indispensable aux clients pour qu'ils paient probablement sur place. De plus, la majorité des outils de facturation proposent également des suivis de facturation automatisés qui envoient des rappels par courrier électronique en votre nom. Ne vous inquiétez pas, tout se passe en coulisses.

Modèle d'e-mail de suivi du jour 15 : 2 semaines après la date d'échéance

Objet : [Nom de votre entreprise] : La facture #001 pour [Produit/Service] est en souffrance

Bonjour [Nom du client],

J'espère que vous allez bien. Je vous contacte concernant la dernière correspondance concernant la facture #001.

Nos dossiers indiquent que nous n'avons pas encore reçu le paiement de la facture #001 d'un montant de [montant de la facture], qui était due le [date d'échéance].

Le montant de la facture impayée est de [montant de la facture plus les frais de retard, le cas échéant] et est en souffrance de [nombre de jours]. Ci-joint une copie de la facture, au cas où l'original serait perdu. Pour votre commodité, vous pouvez effectuer un paiement ici : [lien vers le paiement en ligne ou d'autres modes de paiement].

Si votre paiement a déjà été envoyé, veuillez ignorer cet avis. Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez me contacter au [numéro de contact].

Merci,

[Votre nom][Vos coordonnées professionnelles]

[Nom de l'entreprise]

Modèle d'e-mail de suivi au jour 30 : 1 mois de retard

Objet : [Nom de votre entreprise] : La facture #001 pour [Produit/Service] est en souffrance depuis 30 jours

Bonjour [Nom du client],

Cet e-mail a pour but de vous rappeler que votre facture est désormais en souffrance depuis 30 jours et je sollicite votre attention immédiate. Nos dossiers montrent que nous n'avons pas encore reçu le paiement de la facture #001 d'un montant de [montant de la facture], qui était due le [date d'échéance].

[Facultatif, le cas échéant] Votre facture étant désormais en souffrance, des frais de retard de [montant] ont été facturés.

Le montant de la facture impayée est de [montant de la facture plus les frais de retard, le cas échéant] et est en souffrance de [nombre de jours]. Ci-joint une copie de la facture. Vous pouvez effectuer un paiement ici : [lien vers le paiement en ligne ou d'autres modes de paiement].

S'il vous plaît laissez-moi savoir l'état de votre paiement.

Si votre paiement a déjà été envoyé, veuillez ignorer cet avis. Si vous avez des questions ou des préoccupations ou si vous souhaitez discuter des options de plan de paiement, veuillez me contacter au [numéro de contact].

J'apprécie que vous abordiez ce problème dans les plus brefs délais afin que nous puissions résoudre ce problème.

Merci,

[Votre nom][Vos coordonnées professionnelles]

[Le nom de votre société]

Définition des conditions de paiement – Un guide pour être payé à temps

3. Créez (et respectez) un calendrier de suivi

Personne ne veut avoir « la conversation ». Nous avons compris. C'est pourquoi il est essentiel de créer et de respecter un calendrier de suivi.

Tout d’abord, réfléchissez à la part du processus de suivi des factures que vous souhaitez gérer par courrier électronique et au moment où vous souhaitez le transmettre par téléphone. Vous souhaiterez peut-être tout gérer par e-mail jusqu'à ce que vous ayez atteint la barre des 14 jours. Quel que soit le délai que vous choisissez, assurez-vous de choisir celui qui convient à votre entreprise, mais ne vous sentez pas obligé de vous y tenir. 14 jours peuvent être judicieux pour décrocher le téléphone, mais vous réaliserez peut-être que, disons, 10 jours ou moins fonctionnent mieux avec le temps.

Une fois que vous avez établi le calendrier de suivi de vos factures, la prochaine étape consiste à créer et à respecter un calendrier de suivi.

Disons que cela commence à la date à laquelle vous envoyez la facture et se termine 30 jours après la date d'échéance. Quelle est la fréquence de vos rappels de factures ?

Voici un exemple d'horaire :

• Envoi initial de la facture (date variable)
• Rappel 7 jours avant la date d'échéance
• Rappel à la date d'échéance
• Rappel 7 jours après la date d'échéance
• Rappel 14 jours après la date d'échéance
• Dernier rappel urgent 30 jours après la date d'échéance

Si vous proposez des produits ou des services qui nécessitent un paiement initial, vous souhaiterez peut-être envoyer plusieurs rappels avant la date d'échéance pour la partie initiale. Même s'il appartient au client de payer la facture, plusieurs rappels peuvent réduire le risque de situations inconfortables dans lesquelles vous devrez faire un suivi auprès de lui pour demander le paiement. Oui, il incombe au client de payer la facture.

4. Ne fermez pas les yeux sur les signaux d’alarme

Un peu comme identifier les signaux d'alarme dès le début, lorsque vous rencontrez un partenaire potentiel, les signaux d’alarme pour les clients fonctionnent de la même manière. En matière de facturation, les clients qui paient en retard peuvent être frustrants, mais régulièrement Les clients en retard de paiement sont ceux que vous souhaitez éviter.

Les signaux d’alarme peuvent apparaître de bien plus de manières qu’une simple facture en retard. Demande toi:

• Est-ce la première fois que le paiement d'une facture est en retard ?
• Combien de fois avez-vous fait un suivi ?
• Si vous avez respecté un calendrier de suivi (comme celui ci-dessus), à quelle fréquence leurs paiements sont-ils effectués ? toujours en retard?
• Sont-ils réactifs à vos suivis de factures ? (e-mails et appels téléphoniques !)

En vous posant ces questions, vous pouvez dresser un tableau beaucoup plus clair des divers signaux d’alarme ou des « graines germées » de signaux d’alarme que vous pouvez détecter, rectifier et prendre des mesures dès le début. Après tout, si vous parvenez à les détecter tôt et à leur montrer vos attentes, c'est bien mieux pour votre processus de facturation à long terme.

5. Soyez flexible lorsque vous en avez besoin

Vous ne voyez pas le paiement, mais vous n'avez pas non plus parlé à votre client. C'est pourquoi il est si important de demander confirmation avant de paniquer ou de faire un suivi. Il y a de fortes chances qu'ils aient vu votre premier suivi de facture, mais qu'ils soient ensuite partis en vacances pendant plus de deux semaines. Ou alors, ils vivent peut-être quelque chose personnellement. Quoi qu'il en soit, n'oubliez pas d'être flexible avec eux, lorsque vous en avez besoin, bien sûr.

6. Envoyez et acceptez des paiements en ligne

Nous pouvons tous convenir que l’automatisation l’emporte sur les efforts manuels, n’est-ce pas ? Permettre le paiement avec la facture que vous envoyez augmentera considérablement vos chances de recevoir votre paiement à temps ou, mieux encore, tôt. À moins que votre client ne dispose d'un mode de paiement convenu à l'avance, comme un virement bancaire ou un chèque, vous devez toujours essayer d'effectuer les paiements en ligne, dans la mesure du possible. TrulySmall™ Accounting, par exemple, vous permet d'envoyer votre facture avec un lien pour payer en ligne par Visa, MasterCard ou American Express. Une fois payée, vous verrez la transaction mise à jour dans la comptabilité TrulySmall™ extraite du flux bancaire de votre entreprise. Une fois qu'une correspondance est trouvée lors du rapprochement bancaire, vous serez averti qu'une « Correspondance » est trouvée ! Quelle brise.

Accepter les paiements numériques et comment gérer les frais embêtants

Conclusion

Faire le suivi des factures en retard et des clients qui ne répondent pas peut être frustrant, mais ce n'est pas toujours obligatoire. Testez certaines des meilleures pratiques dans cet article pour commencer à élever et améliorer votre processus de facturation professionnel. Pour aller plus loin, essayez la comptabilité TrulySmall™ dès aujourd'hui (gratuitement !) pour découvrir comment notre simple logiciel de comptabilité peut compléter vos suivis de factures et les bonnes pratiques afin que vous pouvez être payé plus rapidement. Et si vous recherchez uniquement une solution de facturation simple, envoyez votre première facture gratuite dès aujourd'hui avec Factures TrulySmall™. Nous vous promettons que c'est aussi simple qu'il y paraît !