Estimations de projet : pourquoi vous en avez besoin et de quoi s’agit-il

Aucun client, ni personne (vraiment), ne veut être aveuglé par un paiement auquel il ne s'attendait pas. C'est à cela que servent les estimations : ce sont des documents qui montrent les coûts approximatifs d'un projet ou d'un service. Les estimations sont un outil fantastique que les propriétaires de petites entreprises peuvent utiliser pour gagner la confiance, établir des relations et accroître la communication autour des paiements avec des clients potentiels.

💡 Qu'est-ce qu'une estimation ? Il s'agit d'un calcul/jugement approximatif de la valeur, du nombre, de la quantité ou de l'étendue de quelque chose.

La création d'une estimation précise vient de l'expérience sur le terrain, de la connaissance des ressources et du calendrier nécessaires aux efforts, ainsi que des bons modèles et outils. Par exemple, en tant que propriétaire d'entreprise, si vous avez déjà réalisé des projets similaires, comme un projet de conception de sites Web, vous pouvez l'utiliser comme point de départ analogue pour établir votre estimation pour un prospect.

Pourquoi devons-nous envoyer des devis ?

Les estimations de projet aident les propriétaires de petites entreprises à créer un plan d’affaires pour mener à bien leurs projets. Les estimations sont un outil efficace pour : créer des budgets, évaluer les flux de trésorerie existants et, surtout, gérer les attentes des clients. L’une des tâches les plus importantes dont sont responsables les estimations est de définir la portée globale d’un projet. Réfléchissez : quels services sont inclus et exclus dans un projet.

Lorsque vous pensez au temps, à la portée et au budget (les 3 clés d'une gestion de projet réussie), vous comprendrez pourquoi ces éléments sont essentiels au bon déroulement des projets. À partir de là, cela crée également les bases nécessaires à la poursuite de votre entreprise. acquérir de nouveaux clients et les affaires !

1. Assurez-vous que toutes les parties sont sur la même longueur d'onde

La création et l'envoi d'une estimation aideront votre client à comprendre ce pour quoi il paie. C'est également un moyen pour vous de voir si votre travail correspond à l'estimation qu'ils s'attendent à payer. C'est un scénario gagnant-gagnant !

Selon Moyen, rédiger une estimation signifie examiner longuement et attentivement les ressources dont vous aurez besoin, les étapes à suivre et ce que vous devrez peut-être sous-traiter pour terminer les travaux.

Essentiellement, c'est un plan de projet cela montre à un client potentiel que vous avez longuement réfléchi à ce projet, à sa portée, à ses livrables et à son calendrier. Ces aspects constituent ensemble votre budget, c’est-à-dire votre estimation. À partir de là, vos clients peuvent même l’utiliser comme plan de base pour mesurer vos résultats !

2. Utilisez-le pour décider si vous souhaitez entreprendre le projet

Quelle que soit la qualité d'un projet ou d'un client, sans estimation, vous ne saurez pas si vous gagnerez réellement de l'argent. Prendre le temps d'élaborer une estimation vous oblige à diviser tous les éléments de travail en morceaux plus petits et plus petits. À partir de là, vous pouvez ventiler tous vos coûts afin de pouvoir décider du montant à facturer à votre client. (remarque : vous souhaiterez le annoter pour vous assurer que vous profitez de votre travail).

Au fur et à mesure de votre estimation, vous pourriez même vous retrouver dans un scénario dans lequel les coûts initiaux sont si élevés que vous ne réaliserez pas réellement de profit. Ou bien, vous réalisez peut-être que c'est rentable, mais il y a d'autres projets à venir qui sont plus rentable et plus ça vaut votre temps.

Utilisez les estimations à bon escient. En fin de compte, les estimations vous donnent les connaissances (et le pouvoir) nécessaires pour dire « non » à un projet avant d'y avoir investi du temps ou de l'argent.

3. Découvrez si vous disposez de suffisamment d’argent

L’élaboration d’un budget total de projet est la première étape de l’établissement d’une estimation. Vous pourrez alors savoir exactement combien d’argent nécessitera chaque étape du projet. À partir de là, déterminez si vous disposez de suffisamment d’argent pour couvrir ces étapes.

Si vous vous retrouvez à court d'argent, c'est un signe révélateur que vous aurez besoin de liquidités supplémentaires au-delà de vos moyens, voire d'un prêt, pour couvrir les dépenses. Bien qu'un prêt soit possible, vous devrez gérer des taux d'intérêt élevés qui sont loin d'être idéaux.

L'anatomie d'une estimation

Les estimations ressemblent beaucoup aux factures. La seule différence est que les estimations sont effectuées avant le début de tout travail de projet, alors que les factures sont créées et envoyées après.

Chaque estimation, quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez, doit inclure ces éléments dans son anatomie :

1. Le nom et le logo de votre entreprise : Le nom de votre entreprise est un élément fondamental d’une facture professionnelle. Il identifie votre entreprise et établit votre marque. L’ajout d’un logo d’entreprise apportera une touche professionnelle et personnalisée.
2. Coordonnées professionnelles : L'inclusion d'un contact vendeur aide votre prospect à savoir comment vous contacter pour toute question sur l'estimation. Il vous place également comme point de contact pour tous les travaux et clarifications futurs.
3. Numéro d'estimation : Un système de numérotation unique pour les devis qui vous aide à rester organisé, au cas où un client y reviendrait lors de conversations avec vous. Besoin d'un devis précis ? Recherchez-le simplement par le numéro d’estimation et vous êtes prêt à partir.
4. Date de création et d'expiration : C'est ici que vous incluez la date de création du devis et la date d'expiration du devis (par exemple 15 jours). L'ajout d'une date d'expiration devrait donner à votre prospect un sentiment d'urgence pour accepter ou refuser vos tarifs. Des outils de facturation comme Des factures vraiment petites automatise la création de la date afin que vous n'ayez pas à la saisir vous-même.
5. Destinataire ou facture à (qui va payer : Fournit le nom et les coordonnées de la personne à qui l’estimation est destinée (c’est-à-dire votre client).
6. Détail du produit ou du service : Semblable à votre énoncé des travaux (SOW), ici où vous détaillez ligne par ligne les éléments liés à votre produit ou service. Cela inclut des éléments tels que la description, la quantité, le taux, le montant et le sous-total. Plus cette section est détaillée et précise, plus vous indiquerez clairement à votre client combien il devrait payer pour votre service.
7. Taxe de vente : Cela dépend de la juridiction et du type d’entreprise. Vérifiez auprès du bureau des impôts local pour inclure le montant de taxe approprié sur votre estimation.

8. Remarques:

   Un message simple et personnalisé est un moyen supplémentaire de laisser une impression positive et durable au client. Cela devrait augmenter les chances qu'ils acceptent votre estimation (à condition que cela corresponde à leurs moyens, bien sûr !). D'autres détails peuvent inclure des instructions de paiement (c'est-à-dire Venmo, e-Transfer ou chèque bancaire), des détails de réduction, des informations sur la garantie ou tout autre élément pertinent au projet ou à l'opportunité commerciale.

Envoi d'estimations avec des factures TrulySmall !

Nous avons récemment introduit notre nouvelle fonctionnalité Estimations dans des factures vraiment petites. Envoyer des devis aux clients avant de commencer les travaux est un excellent moyen de réduire les risques des deux côtés. Il peut être utilisé pour donner à vos clients une idée de la portée et des coûts du projet. avant vous commencez réellement votre projet ou vos services.

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