Définition des conditions de paiement – Un guide pour être payé à temps

Voulez-vous être payé à temps ? Bien sûr! Après avoir passé des heures à travailler sur un projet, la dernière chose que vous voulez faire est de courir après votre client pour obtenir la facture.

La définition des conditions de paiement des factures appropriées peut déterminer quand et comment vous êtes payé par vos clients.

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous contrôlez ces conditions.

Les meilleures conditions de paiement à inclure sur votre facture sont celles qui soyez payé le plus rapidement.

Cependant, vous devez également vous assurer de couvrir toutes vos bases et de communiquer clairement à votre client vos conditions, la date d'échéance, les éventuelles politiques de paiement en retard/anticipation et les modes de paiement acceptés.

Voici quelques conseils et modèles que vous pouvez utiliser dans la section conditions de paiement de votre prochaine facture.

Examinez-les avec vos clients

Lorsque vous définissez les conditions de paiement de votre facture, n'oubliez pas que ces conditions doivent compléter la relation entre vous et vos clients. Il est important d’être clair dès le départ et d’être transparent quant aux options et aux attentes. Tout comme ils veulent un travail de qualité à un prix raisonnable, vous devez être payé sans avoir à les poursuivre chaque semaine.

Incluez des conditions de paiement qui correspondent le mieux à la relation de travail de chacun. Vous souhaiterez peut-être être payé plus rapidement et raccourcir le délai à 14 jours, mais cela pourrait nuire à la relation si votre client n'est pas en mesure de respecter ces conditions.

N'oubliez pas de rester simple et de prendre le temps de les parcourir avec vos clients.

Conditions de paiement des factures

Les modalités de paiement des factures dépendent de votre relation avec votre client, des pratiques courantes dans votre secteur ainsi que de vos besoins de trésorerie. En fonction de ces facteurs, vous constaterez peut-être que certaines conditions de paiement sont plus logiques pour vous. Voici quelques conditions de paiement courantes utilisées par de nombreuses petites entreprises :

Net 30

Net 30 signifie que le paiement est dû 30 jours après la date de facturation (date d'envoi de la facture). D'autres termes similaires incluent net-15, 30 et 60. Le nombre de jours que vous sélectionnez dépend entièrement de vous et de vos besoins de trésorerie, assurez-vous simplement que les délais sont clairs pour tout le monde. Pour les petites entreprises qui fonctionnent avec des abonnements ou des adhésions mensuels, ces conditions de paiement peuvent vous convenir le mieux. N'oubliez pas de définir des rappels comme fait partie de votre routine de facturation.

Modèle: Toutes les factures sont dues dans les 30 nets.

Conseil de pro : Utilisez un langage clair et concis afin que toutes les parties comprennent. Net-30 est peut-être la norme de l'industrie, mais « Dû dans 30 jours » est également facile à comprendre.

Le paiement d'abord, les services après

Votre petite entreprise a-t-elle des antécédents de clients en retard de paiement ? Essayez de mettre en œuvre une politique de paiement d'abord. Assurez-vous que les clients paient intégralement ou laissent un pourcentage spécifié avant de commencer à travailler pour eux.

Modèle : 100 % à l'avance

Dès réception

Ce délai de paiement indique au client que vous attendez le paiement lorsqu'il reçoit la facture. Ce terme peut également être utile pour les petites entreprises qui travaillent sur des projets pour leurs clients. Le client ne voudra peut-être payer qu'une fois qu'il aura vu le résultat final.

Modèle : à réception

Date d'échéance

La date d'échéance tient compte de la date de votre facture et des modalités de paiement que vous avez communiquées à votre client. Selon vos conditions, vous avez peut-être fixé que la date d'échéance est nette de 30 jours à compter de la date de facture, c'est-à-dire que la facture doit être payée au plus tard 30 jours à compter de l'envoi de la facture. L’inclusion d’une date précise dans les conditions de paiement de votre facture contribuera à la clarifier et à l’aligner sur les attentes.

Appliquer votre date d'échéance

Il est absolument important que vous sachiez clairement quelle est votre date d'échéance et que vous la respectiez en cas de retard. C'est votre argent après tout !

Une méthode pour imposer le paiement consiste à inclure une politique de retard de paiement. L’inclusion de frais de retard dans vos conditions de paiement peut inciter vos clients à payer à temps.

Une autre méthode consiste à suspendre tout travail en cours. Les clients qui veulent du travail gratuit dévalorisent vos services. Par conséquent, vous devez inclure dans vos conditions de paiement une autre politique concernant ce qui se passera si vous n’êtes pas payé à temps. Cela peut être aussi simple que de dire : «Si le paiement n'est pas reçu dans un délai de x jours, le fournisseur cessera de travailler et suspendra tout travail en cours ou en cours jusqu'à ce que le paiement soit reçu.

Conseil de pro : Votre temps et votre argent sont importants pour votre petite entreprise, c'est pourquoi vos clients doivent les prendre au sérieux. Respectez votre date d'échéance en incluant des politiques de retard de paiement, mais assurez-vous de les examiner d'abord avec votre client.

Récompenser les paiements anticipés

Une autre méthode pour être payé plus rapidement consiste à inciter vos clients avec une politique de paiement anticipé. Offrez-leur une remise s’ils effectuent leur paiement bien avant la date d’échéance. En règle générale, nous voyons les petites entreprises offrir 2% de réduction sur le total si la facture est payée dans les 10 jours.

Modèle : Une remise de 2% sera appliquée au total de la facture si elle est payée dans les 10 jours. A défaut, paiement intégral dû en net 30.

Soyez payé plus rapidement (méthodes de paiement)

Sélectionnez des modes de paiement qui facilitent la tâche de vos clients. Combinées à vos conditions de paiement, des options de paiement flexibles contribueront à accélérer le processus et à garantir que vous serez payé à temps. 70% des clients mondiaux préfèrent le paiement électronique, en offrant à vos clients des options de paiement flexibles, vous les incitez à envoyer des paiements plus rapidement.

De plus, comprenant un Payez maintenant Le bouton directement sur votre facture permet à vos clients de prendre des mesures immédiates plus facilement. En moyenne, cette incitation à l'action a permis aux clients d'être payés deux fois plus rapidement.

Conseil de pro : cette fonctionnalité est disponible une fois que vous activez les paiements pour les factures TrulySmall.

Toutefois, dans certains cas, vous devrez peut-être quand même faire le suivi auprès de vos clients pour recevoir les paiements.