Errores contables que las pequeñas empresas deben evitar

Casey Chung es el fundador de Casey Chung Coaching, una empresa de coaching en línea centrada en ayudar a emprendedores y profesionales de las finanzas a alcanzar su máximo rendimiento en la vida y en sus carreras.

Casey también es contador público certificado y pasó más de siete años trabajando para una de las cuatro grandes firmas contables, KPMG. Comparte con nosotros los cinco errores contables que suelen cometer las pequeñas empresas.

Error #1: Evitar su saldo bancario

Entonces, el error común que suelo ver en las pequeñas empresas es #1, sin considerar el efectivo. Sin mirar el saldo bancario ni el flujo de efectivo que entra y sale.

Esto generalmente proviene de tener miedo de ver el dinero, evitando o confrontando que podría estar perdiendo dinero. O estás ganando mucho dinero en tu negocio y piensas: "Debería estar bien".

Si no analizamos periódicamente nuestro saldo bancario y nuestras entradas y salidas de efectivo, no estamos tomando decisiones plenamente informadas. A lo que esto podría conducir es a un gasto excesivo y una mala elaboración de presupuestos. Más importante aún, cuando comenzamos a analizar nuestros números y si tiene un contable, trabaja por su cuenta o con un contador, tenemos más tranquilidad para que puedan tomar decisiones tranquilas e informadas sobre cómo navegar el crecimiento de tu negocio.

Error #2: Ignorar los fundamentos

La parte más importante de la gestión del dinero o del flujo de caja es prestar atención.

Presta atención a tu saldo bancario, a tus gastos y a tus ganancias. Especialmente si es propietario de una pequeña empresa y tiene otros generadores de flujo de efectivo que desea comenzar a distinguir: "¿cómo está operando este proyecto o negocio en particular?" Es realmente importante que comprendamos los fundamentos de la administración del dinero.

Me gusta comparar esto con conducir un coche. Su saldo bancario podría representarse como el combustible en su tanque.

Si tienes el tanque lleno, puedes para que puedas empezar a conducir tu vehículo, ya puedes empezar a operar.

Si su saldo o tanque de combustible está en cero, necesita cargar combustible. La forma de recargar energía es ganando dinero o vendiendo productos o servicios, es decir, entradas de efectivo. Sus entradas de efectivo aumentarán su capacidad de gastar y brindarán más valor a sus clientes.

Dependiendo de tu negocio, producto y/o servicio también tendrás que gastar dinero para ganar dinero. Entonces, las salidas de efectivo pueden considerarse como si usted condujera su automóvil y utilizara sus recursos.

Si te estás quedando sin combustible, tendrás que repostar. O empiece a ser muy consciente de cómo utiliza su combustible.

Si no te sientes seguro o no eres consciente de tus finanzas, lo más probable es que no las estés controlando ni de nuestro nivel de combustible. Tampoco hacemos un seguimiento de cuánto dinero entra y sale.

Si no realiza un seguimiento de cuánto dinero ingresa mensualmente y cuánto dinero gasta, entonces no sabemos qué tan efectivo está operando su negocio. Comience mirando su cuenta bancaria para realizar un seguimiento de sus entradas y salidas de efectivo.

Una vez al mes, revise su extracto bancario y determine si cada elemento es una entrada o salida de efectivo o un gasto comercial o personal. Esto le ayuda a realizar un seguimiento de sus ganancias o pérdidas del mes.

Esta es una práctica que recomiendo a todos los propietarios de empresas que adopten lo antes posible. Cuanta más claridad tenga sobre su “combustible”, mejores decisiones podrá empezar a tomar.

Error #3: Establecer presupuestos que no funcionan

La parte más importante de la fijación del presupuesto es:

1. Establecer un presupuesto
2. Probando el presupuesto
3. Crea otro presupuesto

Como propietario de una pequeña empresa, es muy difícil predecir sus ingresos o entradas de efectivo. Es un poco más fácil predecir tus gastos, es decir, cuánto vas a gastar cada mes o trimestre.

Al elaborar un presupuesto, realmente depende de cuánto esté dispuesto a invertir en el negocio para cubrir los gastos. Cuando estás empezando, puede resultar desalentador pensar: "Necesito guardar $1000 para desarrollo de productos, inventario o una nueva suscripción".

En cambio, mientras usted administra sus flujos de efectivo, me gusta pensar que gastar es invertir mi dinero en mi negocio. Desde esta perspectiva, me siento cómodo invirtiendo mi dinero en productos y servicios que le ayudarán a generar ingresos. Luego puede comenzar a considerar un presupuesto como el gasto mínimo que necesito hacer por mes solo para mantener este negocio en funcionamiento. A esto se le llama presupuesto de caso base. A medida que empiece a crecer, es posible que se pregunte: "¿En qué más puedo gastar mi dinero?"

Para la presupuestación de ingresos, también es importante adoptar un enfoque conservador, basado en el caso base y optimista. El presupuesto de ingresos es el ingreso mínimo que necesita generar por mes para cubrir sus gastos.

"Sus gastos deben alinearse con sus objetivos de ingresos".

Como sabemos en los negocios, no todo sale según lo planeado. Es por eso que un presupuesto debe actuar como guía: tenga una idea de hacia dónde se dirige su negocio ese mes, pruebe y realice un seguimiento de lo que funciona, y luego vuelva a crear un presupuesto que funcione mejor para usted.

Si esperamos demasiado o muy poco de nosotros mismos y de nuestros negocios, tendremos dificultades para alinear nuestra mentalidad con los resultados que realmente estamos obteniendo frente a los que esperamos. Es realmente importante [al hacer un presupuesto] utilizar datos reales, revisar los meses anteriores y luego elaborar su presupuesto a partir de lo que realmente ha sucedido en su negocio.

Error #4: mezclar gastos comerciales y personales

¿Por qué debería mantener separados sus gastos comerciales y personales?

En primer lugar, cuando comencé mi negocio, quería saber si realmente estaba operando de manera eficiente.

Al principio, no abrí una cuenta bancaria comercial. Mantuve todos los gastos y ganancias de mi negocio en mi cuenta personal. No pude ver mi cuenta y saber cuánto gané con mi negocio ese mes.

Si no tiene una cuenta bancaria separada, entonces es muy importante realizar un seguimiento de sus gastos comerciales y personales por separado.

Consejo profesional: afortunadamente, hemos construido Gastos verdaderamente pequeños Por esta razón. 

Cuando no tenemos claridad sobre lo que está relacionado con el negocio o lo personal, puede resultar complicado tomar decisiones financieras. Especialmente cuando atiende a clientes y clientes y necesita realizar una inversión para su negocio.

A través de esta separación, comencé a darme cuenta de que algunos de mis gastos personales no eran realmente necesarios. Me hizo reconsiderar mis decisiones de compra para concentrarme en gastar para hacer crecer mi negocio.

Es importante mantener estos tipos de gastos separados porque las mayores implicaciones estarán en sus impuestos. El gobierno le preguntará cuánto dinero ganó con su negocio, cuánto gastó, cuál es su ingreso neto, etc. Las respuestas a estas preguntas determinarán cuánto pagará en impuestos.

Dedique un tiempo al final del mes a resaltar en sus extractos bancarios qué gastos fueron comerciales o personales.

Error #5: no estar preparado para su declaración de impuestos

Para prepararse mejor para su declaración de impuestos, la adquisición de conocimientos es clave. Conéctese en línea y comience a leer recursos sobre impuestos para empresas. Habrá diferentes reglas según el estado, provincia y país en el que viva.

Puede ser abrumador, tómalo pieza por pieza y concéntrate realmente en aprender tanto como puedas.

Está la parte educativa y la parte práctica de administrar las finanzas y los impuestos de su empresa. A través de este proceso podrás saber cuánto estás ganando (ventas), cuánto estás gastando (gastos) y cuánto debes en impuestos. Sin embargo, es muy importante durante todo esto Mantenga la documentación adecuada de sus recibos. 

Puede conservar los recibos físicos o almacenarlos en carpetas de forma digital. Necesita estos recibos para poder revisar esta información y ver compras anteriores. Recomiendo hacer esto una vez al mes y guardarlos en un lugar seguro. Si trabaja con un contador, puede ser tan fácil como proporcionarle esta documentación de recibos. Si no lo hace, puede incluir esta información en el sistema tributario que utiliza usted mismo. Adquiera buenos hábitos para realizar un seguimiento de los recibos.

Si aún no está seguro, comience a hacer preguntas a más profesionales de impuestos. Una de las mayores habilidades que puedes tener como emprendedor es Haga preguntas a expertos que saben más que usted. De esta manera, puede aprender de ellos y, potencialmente, hacer que presten el servicio por usted.

Para obtener más detalles sobre lo que discutimos anteriormente, mire el video completo con Casey.