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Como contratista, hay muchas cosas involucradas en cada uno de sus proyectos. Ya sea que se trate de una renovación importante, una reparación de rutina o una solicitud única de un cliente, usted dedica mucho tiempo para completar el trabajo. Sin mencionar las innumerables horas que tomó desarrollar sus habilidades y experiencia en primer lugar.
Si hago un trabajo en 30 minutos es porque pasé 10 años aprendiendo a hacerlo en 30 minutos. Me debes los años, no los minutos. — DAVY (@davygreenberg) 15 de febrero de 2019
Si hago un trabajo en 30 minutos es porque pasé 10 años aprendiendo a hacerlo en 30 minutos. Me debes los años, no los minutos.
— DAVY (@davygreenberg) 15 de febrero de 2019
Lo último que desea afrontar después de todo ese arduo trabajo es perseguir a su cliente para que le paguen. Al igual que administrar cualquier tipo de pequeña empresa, debe ser su propio contador y comprender cómo facturar como contratista.
Ya sea que sea un contratista independiente, un subcontratista o que esté iniciando su pequeña empresa como personal de mantenimiento, nuestra guía de facturación para contratistas está aquí para ayudarlo a recibir un pago por su arduo trabajo y ahorrarle algo de estrés durante la temporada de impuestos.
En esta guía, cubriremos:
Cada proyecto tiene su propio conjunto de desafíos. Por eso es importante concretar su proceso de facturación de inmediato en lugar de dejar que se acumule. No querrás estar persiguiendo pagos semanas después de completar el trabajo. ¡La facturación consiste en mantenerse organizado para que le paguen a tiempo!
A medida que su lista de clientes crece, es importante tener un sistema para rastrear y administrar adecuadamente todas las facturas enviadas. Recomendamos incluir el número de factura en el sistema de archivo para ayudarlo a identificar fácilmente su expediente en caso de que necesite realizar un seguimiento. Al crear un sistema de presentación con convenciones de nomenclatura consistentes, será mucho más fácil presentar su declaración de impuestos cuando llegue la temporada de impuestos.
Facturar de la “manera correcta” significa saber cómo facturar, cuándo facturar y cuándo realizar un seguimiento para optimizar su cronograma de pagos.
Existe un esqueleto estándar que debe seguir al configurar su factura de contratista. No estoy seguro de cómo se ve, descarga uno de nuestros Plantillas de facturas específicas para contratistas prediseñadas y gratuitas.
Independientemente de si utiliza nuestras plantillas o no, para sentar las bases adecuadas para su proceso de facturación, esto es lo que debe incluir en sus facturas cada vez para recibir pagos rápidamente:
El nombre de su empresa es un elemento fundamental de una factura profesional. Identifica su negocio y establece su marca.
Un sistema exclusivo de numeración de facturas le ayuda a mantenerse organizado, especialmente en la temporada de impuestos.
Fecha en la que se generó la factura y no en la que se proporcionaron los bienes o servicios.
Cualquier término, fecha límite o descripción contractual que desee incluir.
Consejo profesional: es importante que estos condiciones de pago de factura Siga los estándares de su industria y revíselos con su cliente antes de comenzar a trabajar en su proyecto.
Aquí es donde ingresa los detalles sobre los artículos y/o servicios que ha brindado al cliente. Esto incluye el número de horas trabajadas o la cantidad de servicios prestados. Si le cobra al cliente por los materiales, también querrá incluirlo en esta sección.
La información de su cliente, incluida su dirección de facturación completa y número de teléfono.
El monto que cobra por un servicio específico. Este será por horas o por ítem dependiendo del proyecto y servicios prestados.
Cualquier otra tarifa o impuesto que pueda cobrar en su factura.
El monto total de su factura después de cualquier impuesto sobre las ventas, descuentos, etc.
Lleve siempre un registro de sus horas. Así es como te van a pagar. A menos, por supuesto, que estés cobrando por un proyecto personalizado. Sin embargo, en la mayoría de los casos los servicios de un personal de mantenimiento se cobran por horas.
Al comenzar un trabajo, asegúrese de registrar cuándo comenzó, cuándo terminó y qué hizo. Esto le ayudará a mantener cuentas precisas de su factura y promover la transparencia con su cliente para que sepa qué valor está pagando.
No olvide los elementos clave. Cuando se trata de facturación a contratistas, no querrá perderse el cobro por materiales. Por lo general, se espera que los contratistas que trabajan en el sector compren suministros o piezas para completar el trabajo para un cliente. Este costo generalmente se transfiere a su cliente en la factura con un margen: un porcentaje agregado al precio del material para llevarse a casa como ganancia.
¿No estás seguro de qué marcar? Los porcentajes pueden variar según el origen del material y el mercado en el que opera. Si es un contratista de plomería que compra cortadores de tubos y sierras para metales a un mayorista, su margen de beneficio será mayor que si los compra a un minorista.
No hay nada más frustrante que completar todo ese trabajo y luego discutir con un cliente cómo le van a pagar. Cuando ofrece opciones de pago flexibles (tarjeta de crédito, transferencia electrónica, Venmo, etc.), facilita que sus clientes le paguen de la manera que mejor les sirva.
Consejo profesional: describe los métodos de pago aceptados en la sección de condiciones de pago.
Sea personal y profesional
Según un artículo de Señalizar, "82% de pequeñas empresas afirman que las referencias son su principal fuente de nuevos negocios". Con eso en mente, debes fijarte en los detalles fuera de tu trabajo que contribuyen a la experiencia positiva del cliente.
En una factura, este es su logotipo y la sección de notas. En la sección de notas, puedes dejar una nota personal sobre el proyecto o cómo fue trabajar con ellos. Esto funciona especialmente bien si tienes una buena relación con tu cliente. De hecho, 45% de facturas que incluyen “Gracias” en la sección de notas o condiciones de pago se pagan en menos de 7 días.
Lo último que desea dejar a sus clientes es la sensación de que sus necesidades fueron atendidas por un profesional y su factura debe reflejar eso. Incluir su logotipo en facturas profesionales y fáciles de entender no solo refuerza su reputación en la industria, sino que lo posiciona como un contratista confiable y de buena reputación. Sus clientes tendrán el nombre de su empresa en la mente, especialmente cuando se les presente una nueva oportunidad laboral.
Las mejores condiciones y cronograma de pago son aquellas que le permiten pagar lo antes posible. Sin embargo, es posible que existan mejores prácticas de la industria que se deben considerar al desarrollar sus propias condiciones de pago para su factura.
Los términos de pago neto son típicos para la mayoría de los proyectos e indican cuántos días faltan para que venza la factura. Sin embargo, algunos proyectos pueden ser más complejos y requerir un pago inicial previo para asegurar los suministros/materiales.
Lea nuestro guía completa sobre cómo configurar las condiciones de pago de facturas.
Otra parte fundamental de la facturación es comprender su calendario de pagos, es decir, cuándo le pagan. Tan pronto como haya completado su proyecto, envíe su factura al cliente. Cuanto más tarde en enviarlo, más tardará en recibir el pago. Suena bastante simple, pero sorprendentemente algunas pequeñas empresas se olvidan de hacerlo. Envía tus facturas al instante para recibir tus pagos lo antes posible y toma el control de tu cronograma de pagos, tanto de ingresos como de gastos.
Lea nuestro Guía completa sobre seguimientos profesionales de facturas. También hemos incluido aquí algunas plantillas de correo electrónico para que las utilice.
En caso de que su cliente no haya pagado su factura, es importante hacer un seguimiento con él. Cuando se comunique con usted, asegúrese de ser educado, cortés y profesional. En algunos casos, es posible que su cliente simplemente llegue tarde. Es mejor no cerrar ninguna puerta que pueda conducir a una derivación. Un amable recordatorio puede ser de gran ayuda.
Entendemos que su tiempo es importante y prefiere dedicarlo a hacer crecer su negocio. Es por eso que hemos creado algunas plantillas de facturas de contratistas gratuitas para que las descargues. Estas plantillas son facturas imprimibles de forma gratuita para que contratistas como usted comiencen a usarlas de inmediato. Cada plantilla tiene espacio para toda la información esencial de la factura, solo necesita completarla y enviarla a su cliente. Estas plantillas están disponibles en varios formatos de archivo, incluidos pdf, Microsoft Word y Excel, así como Google Docs y Sheets.
Ver plantillas de facturas de contratistas
La facturación no tiene por qué ser un proceso difícil o tedioso. De hecho, puede ser una experiencia positiva tanto para usted (el proveedor) como para su cliente (el comprador). Pruebe estos pasos y consejos y compruebe usted mismo cuál es la mejor manera de estar al tanto de la facturación de los consultores.
Y si está buscando una solución de facturación más sencilla que solo plantillas, ¡la tenemos! Comienza a enviar facturas completamente gratis hoy con Facturas TrulySmall™. Úselo en su computadora o descargue la aplicación de facturación de TrulySmall hoy; es gratis y está disponible en iOS y Androide.
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