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Todos hemos estado allí. “No quiero parecer demasiado insistente” y “Quizás aún no han visto mi factura” Probablemente sean algunos pensamientos que pasaron por su mente la última vez que no vio un pago en su cuenta bancaria o software de contabilidad. Una factura vencida es riesgoso para su negocio. En lugar de esperar unos días más, seguir un proceso profesional de seguimiento de facturas es clave para mejorar el flujo de caja, disminuir la probabilidad de facturas vencidas y mantener una relación sana con su cliente.
Una factura vencida es un pago que un cliente no ha realizado antes de la fecha de vencimiento acordada en los términos de pago de la factura que usted estableció. Los pagos atrasados no sólo son riesgosos para su negocio, sino que los pagos consistentes son perjudiciales para el flujo de caja.
Cuando se trata de pagos atrasados, lo importante es no tener pánico y mantén una actitud positiva, incluso si tienes que trabajar un poco más para cobrar.
A continuación se muestra un proceso paso a paso para tratar con un cliente que no paga a tiempo una factura pendiente:
No tenga miedo de comunicarse con su cliente para comunicarle una factura vencida. Idealmente, debería estar en una posición en la que tenga suficientes comunicaciones continuas con ellos de todos modos, para que no se sienta completamente inesperado. Cuando se acerque, hágalo de manera educada y respetuosa. Recuerde, ¡nadie responde bien a un mensaje agresivo!
A continuación se muestran algunas formas de hacerlo:
Solicite el pago enviando un correo electrónico rápido. Indique la factura #, la fecha de vencimiento del pago y finalícela con una solicitud de acción para pagar. La mayoría de las personas trabajan desde casa o están fuera de casa, por lo que un correo electrónico simple y conciso siempre debería ser suficiente.
Consejo profesional: Asegúrese de que el título del tema sea obvio. Ejemplo: “Factura ## – ¡Factura pendiente que requiere pago!”
Puede parecer incómodo llamar y solicitar el pago. Pero si desea hacer algo lo antes posible, llamar siempre es mejor que enviar un correo electrónico. Comience la llamada preguntándoles cortésmente cómo les ha ido el día. Utilice una voz cálida y no se apresure a pedir el pago. Una vez que lo menciones, sé conciso y directo y, si es posible, intenta asegurar el pago por teléfono mediante tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Si eso no funciona, envíe un correo electrónico de seguimiento con un aviso para pagar inmediatamente después de la llamada.
Consejo profesional: Con un software de contabilidad como TrulySmall™ Accounting, puede agregar un pago con tarjeta de crédito directamente con la factura, acelerando el proceso de cobro. Cuando envíe un correo electrónico de seguimiento después de la llamada, ¡asegúrese de recordárselo a su cliente!
Finalmente, si no recibe respuesta de correos electrónicos o llamadas días (o incluso semanas) después, es posible que desee considerar interrumpir el trabajo existente con este cliente. Después de todo, usted hizo el trabajo hasta ahora, por lo que merece que le paguen por ello, a tiempo. Lo más probable es que, al interrumpir los servicios en curso (como el mantenimiento de su sitio web o pausar algún trabajo de diseño gráfico), su cliente se dé cuenta mucho antes, lo que generalmente le llevará a pagarle de todos modos.
Solicitar un pago (o cualquier acción) tiene más éxito cuando es conciso y ofrece contexto. Pero ser directo no significa esforzarse por ser agresivo. Así como iniciarías una llamada telefónica cortés, tus correos electrónicos de seguimiento deben ser corteses y respetuosos.
A continuación se muestran tres plantillas de correo electrónico que puede utilizar para solicitar medidas en la fecha de vencimiento del pago, el día 15 y el día 30 de una factura impaga:
Asunto: [Nombre de su empresa]: Factura #001 para [Producto/Servicio]
Hola [Nombre del cliente],
Espero que estés bien. Este es un recordatorio amistoso de que la factura #001, que se envió el [fecha de envío], vencía el [fecha de vencimiento de la factura]. Sé que envié la factura en un momento de mucha actividad y quiero asegurarme de que la recibiste. Adjunto la factura original para su revisión.
Puede enviar el pago mediante cheque o pagar mediante transferencia directa. Por favor, avíseme si tiene alguna pregunta sobre la factura.
Gracias,
[Su nombre][Los datos de contacto de su empresa]
[Nombre de empresa]
Consejo profesional: El software de contabilidad como la contabilidad TrulySmall™ le permite incluir un enlace de pago digital junto con la factura. Es rápido, fluido y brinda un empujón muy necesario para que los clientes probablemente paguen en el acto. Además, la mayoría de las herramientas de facturación también ofrecen seguimientos de facturación automatizados que envían recordatorios por correo electrónico en su nombre. No te preocupes, todo sucede detrás de escena.
Asunto: [Nombre de su empresa]: La factura #001 para [Producto/Servicio] está vencida
Espero que estés bien. Me comunico con usted en relación con la última correspondencia relacionada con la factura #001.
Nuestros registros indican que aún no hemos recibido el pago de la factura #001 por el monto de [monto de la factura], que vencía el [fecha de vencimiento].
El monto pendiente de la factura es [monto de la factura más cargos por pagos atrasados, si corresponde] y está vencido [número de días]. Se adjunta copia de la factura, en caso de pérdida del original. Para su comodidad, puede realizar un pago aquí: [enlace a pago en línea u otros métodos de pago].
Si su pago ya ha sido enviado, ignore este aviso. Si tiene alguna pregunta o inquietud, comuníquese conmigo al [número de contacto].
Asunto: [Nombre de su empresa]: La factura #001 para [Producto/Servicio] tiene 30 días de VENCIMIENTO
Este correo electrónico es para recordarle que su factura ya tiene 30 días de atraso y solicito su atención inmediata. Nuestros registros muestran que aún no hemos recibido el pago de la factura #001 por el monto de [monto de la factura], que vencía el [fecha de vencimiento].
[Opcional, si corresponde] Como su factura ya está vencida, se le ha aplicado un cargo por pago atrasado de [monto].
El monto pendiente de la factura es [monto de la factura más cargos por pagos atrasados, si corresponde] y está vencido [número de días]. Adjunto copia de la factura. Puede realizar un pago aquí: [enlace a pago en línea u otros métodos de pago].
Por favor déjame saber el estado de tu pago.
Si su pago ya ha sido enviado, ignore este aviso. Si tiene alguna pregunta o inquietud o desea analizar las opciones del plan de pago, comuníquese conmigo al [número de contacto].
Le agradezco que aborde esto lo antes posible para que podamos resolver este asunto.
[El nombre de tu compañía]
Establecer condiciones de pago: una guía para recibir pagos a tiempo
Nadie quiere tener "la conversación". Lo entendemos. Por eso es clave crear y cumplir un cronograma de seguimiento.
Primero, piense qué parte del proceso de seguimiento de facturas desea gestionar a través del correo electrónico y cuándo desea llevarlo al teléfono. Es posible que desees administrar todo por correo electrónico hasta que alcances la marca de 14 días. Cualquiera que sea el plazo que elija, asegúrese de elegir uno que sea adecuado para su negocio, pero no se sienta obligado a ceñirse a él. Puede que tenga sentido 14 días para levantar el teléfono, pero es posible que se dé cuenta de que, digamos, 10 días o menos funciona mejor con el tiempo.
Una vez que tenga el cronograma de seguimiento de su factura, el siguiente paso es crear y cumplir con un cronograma de seguimiento.
Digamos que comienza en la fecha en que envía la factura y finaliza 30 días después de la fecha de vencimiento. ¿Cuál es la frecuencia de los recordatorios de sus facturas?
Aquí hay un horario de muestra:
Si ofrece productos o servicios que requieren un pago por adelantado, es posible que desee enviar más de un recordatorio antes de la fecha de vencimiento de la parte por adelantado. Aunque depende del cliente pagar la factura, varios recordatorios pueden disminuir la posibilidad de que se produzcan situaciones incómodas en las que sea necesario hacer un seguimiento con él para solicitar el pago. Sí, la responsabilidad de pagar la factura recae en el cliente.
Muy parecido identificando banderas rojas Desde el principio, cuando conoces a una posible pareja de citas, las señales de alerta para los clientes funcionan de manera similar. Cuando se trata de facturación, los clientes que pagan tarde pueden resultar frustrantes, pero consecuentemente Los clientes que pagan tarde son aquellos de los que desea mantenerse alejado.
Las señales de alerta pueden aparecer en más formas que una simple factura atrasada. Pregúntese:
Al hacerse estas preguntas, podrá tener una imagen mucho más clara de varias señales de alerta o “semillas que brotan” de señales de alerta que puede detectar, rectificar y tomar medidas desde el principio. Después de todo, si puede captarlos temprano y mostrarles sus expectativas, a largo plazo será mucho mejor para su proceso de facturación.
No ve el pago, pero tampoco ha hablado con su cliente. Es por eso que es tan importante comunicarse para confirmar antes de entrar en pánico o hacer un seguimiento. Lo más probable es que hayan visto el primer seguimiento de su factura, pero luego se hayan ido de vacaciones durante las últimas dos semanas o más. O puede que estén pasando por algo personal. Sea lo que sea, no olvides ser flexible con ellos (cuando sea necesario, por supuesto).
Todos podemos estar de acuerdo en que la automatización supera a los esfuerzos manuales, ¿verdad? Habilitar el pago junto con la factura que envíe aumentará significativamente las posibilidades de recibir el pago a tiempo o, mejor aún, antes. A menos que su cliente tenga un método de pago acordado previamente, como transferencia bancaria o cheques, siempre debe intentar realizar los pagos en línea, siempre que sea posible. TrulySmall™ Accounting, por ejemplo, le permite enviar su factura con un enlace para pagar en línea usando Visa, MasterCard o American Express. Una vez pagado, verá la transacción actualizada en la contabilidad de TrulySmall™ extraída de la fuente bancaria de su empresa. Una vez que se encuentre una coincidencia durante la conciliación bancaria, se le notificará que se encontró una "coincidencia". ¡Qué brisa!
Aceptar pagos digitales y cómo lidiar con las molestas tarifas
Hacer un seguimiento de las facturas atrasadas y de los clientes que no responden puede resultar frustrante, pero no siempre tiene por qué serlo. Pruebe algunas de las mejores prácticas de este artículo para comenzar a elevar y mejorar su proceso de facturación profesional. Para ir un paso más allá, pruebe la contabilidad TrulySmall™ hoy (¡gratis!) para descubrir cómo nuestro sencillo software de contabilidad puede complementar el seguimiento de sus facturas y las mejores prácticas para que te pueden pagar más rápido. Y si solo busca una solución de facturación sencilla, envíe su primera factura gratuita hoy con Facturas TrulySmall™. ¡Prometemos que es tan fácil como parece!
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