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Como propietario de una pequeña empresa, su supervivencia depende completamente de que le paguen. No hay que andarse con rodeos. Afortunadamente, los diseñadores suelen ser buenos en el acto del equilibrio: usted maneja la parte comercial y hace usted mismo toda la facturación del diseñador.
Que lo hagas todo es una cosa, pero hacerlo bien, bueno, es otra.
En esta guía, cubriremos:
La facturación es tu salvavidas. Los diseñadores independientes suelen ser un espectáculo de una sola persona. De la investigación, adquiriendo clientes, y haciendo todo el trabajo hasta crear una factura y enviarla, la facturación es la forma en que finalmente le pagan.
Pero eso no es todo. La facturación también es una forma para que los diseñadores muestren su trabajo y estilo de diseño. Las facturas se pueden utilizar como una extensión adicional de su marca. ¡La forma en que presenta su logotipo, colores, tipografía y diseño comunica a sus clientes nuevos y existentes de qué se trata su pequeña empresa!
Los nuevos clientes están llenos de incógnitas. Ya sea que haya adquirido un nuevo cliente a través del boca a boca, de un amigo o simplemente haya ganado el contrato, todavía hay mucha ambigüedad.
Descubra si son pagadores confiables, cómo les gusta comunicarse y cuáles son sus expectativas de facturación/pago. Una vez que conozca a su nuevo cliente, también le ayudará a determinar cómo se verá su factura.
Recuerde, los clientes a largo plazo siempre son algo bueno, especialmente si puede lograr pagos recurrentes, como un anticipo.
Configurar las condiciones y el método de pago es una de las primeras cosas que los diseñadores deben comunicar con sus clientes.
Establecer políticas de métodos y plazos en lo que respecta al dinero. Éstas incluyen:
Método. ¿Qué método de pago prefiere su cliente? ¿Existe algún método que prefiera, como por ejemplo mediante transferencia bancaria?
Línea de tiempo. ¿Cuándo se deben realizar los pagos? El inicio inicial es un buen momento para iniciar conversaciones sobre los plazos y las expectativas de pago. Póngase en sintonía desde el principio, como pagos dentro de los 15 días (net-15), para que las expectativas se establezcan de inmediato.
Si tienes más de un cliente, las cosas pueden volverse un poco más complicadas ya que el método de pago de un cliente puede diferir del siguiente. ¡Asegúrese de ser flexible y adaptable durante todo este proceso! Confía en nosotros, tus clientes lo agradecerán.
Así como usted maneja la parte contable de su propio negocio de diseño, también lo hace su cliente. Si dirigen una organización más grande, probablemente tendrán un departamento de cuentas o un contador. De cualquier manera, asegúrese de actuar con profesionalismo cada vez que trate con su cliente o su contador por teléfono, videollamada o en persona.
Al final del día, su conexión con ellos influirá en lo fácil que sea dar seguimiento a una factura atrasada o aclarar cualquier cosa en el proceso. ¡Tampoco está de más contar uno o dos chistes para reírnos un poco! Después de todo, una relación comercial sigue siendo, en esencia, una interacción humana.
Si bien no existe un formato exacto para configurar la factura del diseñador, existe un esqueleto estándar que debes seguir cuando te acerques a la facturación del diseñador.
¿Por qué empezar de nuevo cuando puedes empezar desde una plantilla de factura prediseñadas? Como diseñadores, sabes lo importante que es la base de la marca, el diseño y la dirección creativa general cuando se trata de tus facturas.
Para sentar las bases adecuadas para la facturación de su diseñador, esto es lo que debe incluir siempre en sus facturas:
El nombre de su empresa es un elemento fundamental de una factura profesional. Identifica su negocio y establece su marca.
Un sistema exclusivo de numeración de facturas le ayuda a mantenerse organizado, especialmente en la temporada de impuestos.
Fecha de generación de la factura y no de suministro de la mercancía.
Cualquier término u otra descripción contractual que desee incluir.
El número de horas trabajadas o cantidad de servicios prestados.
La información de su cliente, incluida su dirección de facturación completa.
La cantidad que estás cobrando por hora o por un servicio específico.
Cualquier otra tarifa o impuesto que pueda cobrar en su factura.
El monto total de su factura después de cualquier impuesto sobre las ventas, descuentos, etc.
Las facturas se acumulan con el tiempo y pueden resultar confusas si no se rastrean y gestionan adecuadamente. Como diseñador, es importante mantenerse organizado para saber dónde está cada factura y documentación. Cree carpetas y subcarpetas para cada cliente y asegúrese de etiquetar cada factura con el número y la fecha de factura actual.
Cada factura debe tener un número de factura al que consultar para facilitar el seguimiento. Algo como esto debería funcionar bien:
Factura 001 Verdaderamente Pequeña 28-02-21
Al crear un sistema de presentación con convenciones de nomenclatura consistentes, también hace que sea muchísimo más fácil presentar su declaración de impuestos cuando llegue la temporada de impuestos.
Consejo profesional: El software de facturación o el software de contabilidad tiene convenciones de nomenclatura de facturas y sistemas de seguimiento integrados que lo hacen mucho más fácil para los diseñadores. Por ejemplo, TrulySmall™ Invoicing cataloga cada factura que crea dentro de la aplicación para que pueda verla fácilmente en cualquier momento y lugar. Simplemente dirígete a la pestaña "Todos" dentro de tu iOS o Androide aplicación para ver todas las facturas existentes, "Borradores" para ver las facturas no enviadas y "No pagados" para ver las facturas pendientes.
Otra herramienta que los diseñadores pueden aprovechar para la facturación es el software de contabilidad basado en la nube. A menudo utilizada como una herramienta de contabilidad todo en uno, los diseñadores no solo pueden facturar con ella, sino que también pueden almacenar sus fuentes bancarias en tiempo real, categorizar los gastos comerciales con fines de deducción, ver paneles de sus ingresos y gastos (y más). ), así como exportar informes como su estado de resultados y estado de pérdidas y ganancias cuando su contable lo necesite.
Consejo profesional: La facturación es el sustento de su negocio, por lo que el software de facturación por sí solo, como TrulySmall, puede permitirle comenzar a cobrar como diseñador independiente en poco tiempo. Sin embargo, si está buscando una solución más completa, asegúrese de considerar Kashoo, que integra la última tecnología, como el aprendizaje automático, para que la contabilidad sea más fácil que nunca para las pequeñas empresas.
Como diseñador independiente (o cualquier profesional independiente), tendrás que eliminar tu ego en determinadas situaciones. Si hacer seguimiento y perseguir no es lo tuyo, bueno, ¡eso tiene que cambiar! Cuanto antes hagas un seguimiento de las facturas atrasadas, antes te pagarán. Por ejemplo, si sus condiciones de pago son de 30 días netos y su cliente ignoró las condiciones durante un mes, debe comunicarse con usted tan pronto como llegue el día 31. Como diseñador independiente, cada día importa porque tu flujo de fondos está en juego.
La facturación no tiene por qué ser un proceso difícil o tedioso. De hecho, puede ser una experiencia positiva para ambos (el proveedor) y su cliente (el comprador). Armado con todos los consejos, pasos y herramientas adecuados para abordar el proceso de facturación de su diseñador, debe tener todo lo que necesita para facturar bien y recibir pagos.
¿Está interesado en una solución de facturación más sencilla? Únase a otras empresas verdaderamente pequeñas hoy mismo enviando su primera factura en TrulySmall™ Invoices. IEs gratis y también está disponible en iOS y ¡Androide!
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