Diseñando su contrato de diseño independiente: 8 elementos imprescindibles

En medio de toda la emoción que conlleva la incorporación de un nuevo cliente de diseño, es posible que ni siquiera esté en su mente enviar un contrato. Pero realmente debería serlo. Un contrato de diseño independiente le comunica mucho a su nuevo cliente de diseño. No sólo protege a ambas partes (usted y el cliente) mientras trabajan juntos, sino que también sirve como una extensión de su marca y de su profesionalismo general.

Como diseñador, o cualquier profesional independiente, trabajar sin un contrato vigente es costoso y arriesgado. Tener un contrato de diseño independiente firmado y sellado puede ayudarle a definir el alcance claramente y evitar problemas legales y financieros en el futuro.

Por qué necesitas un contrato de diseño independiente en primer lugar

En su negocio de diseño independiente, su contrato es un acuerdo legalmente vinculante entre usted y su cliente. Tan pronto como ambos lo lean y lo firmen, el contrato tendrá asentimiento mutuo. En otras palabras, un contrato firmado significa que usted acepta la oferta y los Términos y condiciones.

En la mayoría de los casos, querrás esperar a que se firme el contrato antes de comenzar a trabajar. Hacerlo le permitirá a usted y a su cliente colaborar con confianza. Por su parte, sabrá que su cliente conoce y acepta los costos, las tarifas y el alcance del proyecto. Y, por su parte, saben exactamente qué servicios obtendrán al pagarle. El contrato de diseño independiente también detalla un cronograma del proyecto, para que su cliente sepa cuándo esperar los entregables y las facturas.

Un excelente contrato de diseño independiente te ayuda a tener muy claro:

• Qué acuerdan hacer ambas partes y cuáles son sus respectivas responsabilidades durante el contrato de diseño independiente
• Los detalles del trato y exactamente qué se incluye o no en el proyecto de diseño.
• ¿Qué sucede cuando algo cambia o una de las partes cambia de opinión (lo cual es más común de lo que podría pensar)?
• Una descripción general sencilla de los derechos de autor y asuntos legales

Ahora que sabemos por qué necesitamos un contrato de diseño independiente, ¡vamos a qué detalles incluir en él!

1. Descripción general del proyecto

Todo contrato de diseño independiente necesita una descripción general del proyecto. Una declaración breve será suficiente; úsela para explicar lo que hará por su cliente.

No es necesario alargar esta sección. Incluir detalles de su propuesta inicial de autónomo en el contrato es un buen punto de partida. También puede incluir la fecha de inicio del proyecto en su descripción general, que debería haber sido acordada mutuamente en comunicaciones anteriores.

💡 Ejemplo:

"Nombre Apellido (conocido como "Diseñador independiente") proporcionará a la marca XYZ (conocida como "Cliente") 1 guía de estilo de marca (incluido 1 logotipo) y 3 páginas de destino, según los Términos y condiciones que se detallan a continuación".

2. Alcance

Ser intencional y claro acerca del alcance involucrado es vital para desarrollar una estimación y finalizar una tarifa que tenga sentido para el trabajo que realiza.

Tener claro el alcance también ayuda a evitar cambios en el alcance: cambios (crecimiento continuo o incontrolado) en el alcance de su proyecto que ocurren en cualquier momento después de que comienza el proyecto.

De acuerdo con la Instituto de Gestión de Proyectos (PMI)Sin embargo, si el alcance no está claramente definido, documentado y controlado, la variación del alcance es perjudicial. Y por razones obvias.

El cambio de alcance crea la tendencia para que usted, como diseñador, haga más de lo que ha enumerado en su contrato de diseño independiente. 1 logotipo podría convertirse en 2 o 3 iteraciones y 3 páginas de destino podrían convertirse involuntariamente en 4. Cualquiera que sea el caso, documentar claramente el alcance en su contrato de diseño independiente vinculará mutuamente las expectativas de ambas partes sobre cuál es exactamente su oferta.

3. Entregables

Los entregables definen exactamente lo que obtendrá su cliente a cambio del costo de comprar sus servicios de diseño.

Asegúrese de incluir detalles sobre:

• Un desglose de los activos individuales (por ejemplo, logotipo, imágenes de banner, etc.)
• Fechas de entrega previstas para cada activo
• Método de entrega y tipos de archivos (por ejemplo, ¿enviará los archivos en JPEG o PNG? ¿PDF o DropBox File?)
• Para proyectos más grandes, incluya la clave hitos para definir los puntos clave en el cronograma de su proyecto (nota: los hitos son una excelente técnica de programación para marcar la finalización de una fase importante de trabajo o entregable)

4. Qué, cómo y cuándo te pagan

Recibir un pago es, sin duda, la mejor parte de un contrato de diseño independiente. También es uno de los más críticos. En esta sección del contrato de diseño independiente, claramente explicar las responsabilidades del cliente y tus expectativas.

El “qué, cómo y cuándo” aquí es clave. Asegúrese de incluir estos elementos en el contrato de diseño:

• Tarifa del proyecto (puede incluir un desglose de la tarifa total si su cliente lo desea)
• Métodos de pago permitidos
• Tiempo límite de pago
• Cargos asociados con pagos atrasados o falta de pago (esto ayuda sustancialmente con los pagos anticipados o puntuales y el flujo de caja general de su negocio)

Estos detalles en el contrato son los elementos básicos para autorizar su pago futuro cuando envía tu factura de diseñador. Piense en esta descripción como una promesa escrita de alto nivel entre usted y su cliente de diseño. Cuando complete el trabajo y lo facture, estos detalles deben reflejar lo establecido en su contrato de diseño independiente.

Una forma de crear su factura es consultar lo que estaba escrito en el contrato de diseño. Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones de facturación, como Facturas verdaderamente pequeñas, ya tienen campos integrados como líneas de pedido, fecha límite de pago y tarifas totales para guiarlo.

5. Revisiones y cualquier trabajo adicional

A menudo, los buenos clientes quedan satisfechos con una única ronda de revisiones de diseño. Pero otros pueden ser más quisquillosos o indecisos, lo que resulta en múltiples rondas de revisiones.

Hay dos formas de protegerse como diseñador:

1. Definir revisiones. Indique claramente el número de revisiones incluidas en el contrato de diseño independiente.
2. Insertar una cláusula. Incluya una cláusula en los Términos y condiciones que lo protegerá en el caso de que un cliente cambie los detalles centrales del proyecto o la dirección a mitad del contrato. Una cláusula como la que aparece a continuación no sólo limitará las revisiones, sino que también alentará a los clientes a tener muy claro lo que quieren desde el principio.

💡 Ejemplo:

“El Diseñador Freelance desarrollará 1 guía de estilo de marca, que incluirá 1 logotipo y 3 páginas de destino (con versiones jpeg, png y vectoriales) para el Cliente. El Diseñador permite una ronda de revisiones. Si el Cliente requiere más de una ronda de revisiones o el desarrollo de otros activos, se considera más allá del "Alcance del trabajo" y el Diseñador facturará una tarifa por hora de $X/hr por cualquier trabajo en curso más allá".

6. Legales

Las cosas pueden ir bien como diseñador independiente, pero tan pronto como te encuentras con una mala experiencia de cliente, puedes arruinar el resto de la experiencia. Si en algún momento su trabajo de diseño resulta en que un cliente lo demande, su negocio podría estar en llamas. Todo lo que necesita para proteger su negocio legalmente es incluir algún texto legal inteligente, para que pueda evitar cualquier problema legal que surja de su cliente.

Quizás tengas curiosidad: ¿con qué tipo de problemas legales me encontraría? Bueno, digamos que accidentalmente vendiste una imagen con derechos de autor como parte de la Guía de estilo de marca que creaste para tu cliente. Técnica y jurídicamente hablando, el cliente tiene todo el derecho a emprender acciones legales contra usted. ¡Eso es porque proporcionaste la imagen en primer lugar!

7. Protecciones de derechos de autor y propiedad intelectual (PI)

Como diseñador y creativo independiente, la mejor manera de adquirir nuevos clientes y desarrollar su cartera es a través de sus clientes existentes. Eso significa mostrar el trabajo que ha realizado para hacer crecer su carrera. Desafortunadamente, debido a las protecciones de derechos de autor y de propiedad intelectual, algunos contratos no le permiten reclamar todo lo que crea.

¡En tu contrato de diseño independiente, puedes cambiar eso! Asegúrese de incluir una sección que confirme que el cliente le dará permiso para utilizar el trabajo que creó dentro de su cartera o para otras estrategias comerciales que lo ayudarán a aumentar su clientela. La mayoría de los clientes no tienen ningún problema en permitir esto, siempre y cuando la información de su proyecto y empresa se muestre en su cartera.

8. Terminación

No todos los proyectos o contratos son rayos de sol y arcoiris. De hecho, es muy probable que un proyecto fracase. Puede ser tan simple como no estar de acuerdo en algo, perder la financiación por algún motivo o un problema relacionado con el alcance acordado inicialmente. Incluso podría ser que su trabajo no cumpliera con las expectativas de su cliente. Cualquiera que sea el caso, usted, como diseñador independiente, necesita una ruta de escape. Una cláusula (que especifica un período de notificación o una tarifa de rescisión) dentro de su contrato de diseño independiente puede ayudarlo a protegerse contra interrupciones impredecibles tanto en su flujo de trabajo como en sus ingresos.

Un contrato de diseño independiente es clave para proteger su tiempo, energía y recursos.

Redactar bien su contrato de diseño independiente la primera vez es la base del éxito de sus futuros contratos de diseño. Lo mejor de esto es que siempre puedes perfeccionar tu contrato de diseño, haciéndolo cada vez mejor con el tiempo. Adaptarlo a su negocio, industria, cómo le gusta que le paguen e incluso el momento de su contabilidad comienza en la etapa del contrato. A partir de ahí, facturar como diseñador es mucho más fácil porque ya has pensado con antelación y tienes los detalles clave escritos en un contrato mutuamente vinculante.

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