Blocage du temps : apprendre à contrôler votre emploi du temps

Il n'y a rien de plus effrayant que le jour où vous réalisez que vous avez trop à faire, mais trop peu de temps pour le faire. Cela coïncide généralement avec l'épiphanie selon laquelle si vous ne prenez pas le contrôle de votre emploi du temps, vous pouvez tout aussi bien le laisser vous contrôler. Il n’existe pas de solution universelle lorsqu’il s’agit de choisir une méthode de productivité qui convient à vous et à votre emploi du temps. Mais parmi toutes les différentes méthodes disponibles, blocage du temps a gagné en popularité et en popularité – et pour cause.

Des signes révélateurs indiquent que le blocage du temps peut être la solution parfaite pour vous si vous :

• Vous vous retrouvez trop souvent en mode « réactif » : vous êtes trop souvent sur votre téléphone et répondez aux messages et aux e-mails de Slack pour vous lancer dans un travail approfondi (nous en parlerons plus tard).
• Portez plusieurs casquettes : vous jonglez avec plusieurs projets et responsabilités, comme la gestion de l'acquisition de clients, du marketing jusqu'à la comptabilité et les finances.
• Regardez votre calendrier hebdomadaire et tout ce que vous voyez, ce sont des réunions
• Combattez les interruptions constantes tout au long de la journée
• Lutte pour trouver du temps et un espace mental pour une réflexion stratégique globale

Cela vous ressemble ? Si tel est le cas, découvrez comment vous pouvez tirer parti du blocage du temps dès aujourd’hui.

Qu’est-ce que le blocage du temps ?

Vous avez peut-être déjà entendu parler du blocage du temps. Un outil de gestion du temps, des offres de blocage du temps un cadre pour diviser les heures de travail en blocs de temps. Dans chaque bloc, vous déterminez comment le temps est utilisé pour accomplir une tâche spécifique ou un groupe de tâches connexes. La mise en garde est de le faire à l’avance – idéalement planifié la semaine, ou au minimum, la veille.

C'est un moyen efficace de s'attaquer à votre longue liste de tâches au lieu de consulter une liste de tâches d'éléments sans rapport ou de répondre aux e-mails ou aux messages Slack toutes les quelques minutes. En suivant des « blocs horaires » prédéfinis, vous commencez chaque journée avec un calendrier concret auquel vous pouvez faire confiance et suivre.

Ce qui fait que le blocage du temps fonctionne extrêmement bien, c'est priorisation. Cette méthode nécessite que vous preniez l’habitude de revoir et de hiérarchiser votre liste de tâches à l’avance. Par exemple, à la fin du vendredi, vous pouvez réserver du temps pour une revue hebdomadaire dédiée. C'est à ce moment-là que vous passez en revue ce qui se passe la semaine prochaine et que vous faites des estimations approximatives des plages horaires pour chaque jour de la semaine.

Au fin de chaque journée de travail, passez en revue toutes les tâches que vous n'avez pas terminées - ainsi que toutes les nouvelles tâches arrivées - et ajustez vos plages horaires pour le reste de la semaine en conséquence.

L’efficacité du « blocage du temps »

À première vue, le blocage du temps peut sembler très simple. Cependant, son impact est véritablement profond. De l’atteinte du « flow state » à la lutte contre le perfectionnisme en passant par la sensibilisation à la façon dont vous passez votre temps, les effets positifs sont significatifs.

Vous aide à aborder plus efficacement les travaux peu profonds

Le travail superficiel est le travail chargé qui est urgent mais pas important pour atteindre vos objectifs à long terme – pensez à la paperasse ou à la réponse aux e-mails. En boxant ou en bloquant le traitement des e-mails, par exemple, vous changez moins de contexte et pouvez laisser plus de place aux activités qui vous aident à atteindre vos objectifs. état du flux.

Vous aide à combattre le perfectionnisme

Le perfectionnisme est souvent considéré comme un trait positif qui augmente vos chances de réussite, mais il peut également conduire à des pensées ou à des comportements autodestructeurs qui rendent plus difficile l'atteinte des objectifs. Dans le contexte des horaires de travail, les perfectionnistes ne supportent pas les délais flous. Toute tâche donnée peut toujours donner l’impression que des améliorations et des ajustements peuvent être apportés. En tant que perfectionniste, vous utiliserez tout votre temps (et plus) pour le rendre parfait, mais c'est loin d'être efficace. Le time boxing, par exemple, peut aider à imposer des limites de temps pour certaines tâches (par exemple terminer un article ou une ligne directrice de marque). Une fois le temps écoulé et la tâche terminée, votre time box vous rappelle de passer à la tâche suivante !

Vous aide à rester conscient du temps passé

Une meilleure prise de conscience de la façon dont votre temps est dépensé est l’un des principaux avantages du blocage du temps. Beaucoup de gens ont du mal à estimer le temps que prennent certaines tâches. Nous avons tendance à nous engager à outrance sans vraiment réfléchir à la limite du temps. Le blocage du temps et d'autres variantes de celui-ci vous obligent à être intentionnel avec votre temps, vos priorités et votre engagement. La prochaine étape, vous êtes sur le point d'ajouter un nouvel engagement à votre emploi du temps, de revoir votre emploi du temps existant plein de plages horaires et vous verrez clairement à quelle fréquence vous pouvez dire oui, par rapport à la fréquence à laquelle vous devriez absolument dis non.

Variations du blocage horaire

Le blocage du temps peut prendre de nombreuses formes et c'est à vous de choisir celle qui correspond le mieux à votre style de travail et à votre emploi du temps.

Voici des exemples de ces méthodes en action :

Le blocage du temps expliqué

Vous ne disposez que d’un certain nombre d’heures dans une journée ; il est important que vous maximisiez chaque heure. Et vous le faites en bloquant le temps !

Le blocage du temps consiste à planifier chaque instant de votre journée à l'avance en consacrant des « blocs de temps » spécifiques à certaines tâches et responsabilités.

Un moyen simple de commencer est de classer votre travail et votre vie personnelle en plusieurs « compartiments » ou « catégories ». Si vous êtes un écrivain indépendant, répartissez vos tâches en domaines tels que :

• Recherche (idées de contenu, analyse et grandes lignes)
• Écriture (travail en profondeur)
• Édition et finalisation (relecture et retouches finales)
• Tenue de livres et finances (facturation et dépenses)
• Marketing et sensibilisation (si vous recherchez activement de nouveaux clients)
• Stratégie (planification à long terme)

De même, si vous êtes un concepteur, les éléments généraux que tous les propriétaires d'entreprise doivent accomplir de manière continue s'appliquent. La seule différence réside dans les domaines de travail clés, comme l'écriture et la conception.

Une fois que vous avez mis vos compartiments en place, vous pouvez commencer à réserver certaines périodes de temps pour vous concentrer sur une tâche ou une activité donnée dans chaque compartiment !

Explication du regroupement de tâches

Le regroupement de tâches fonctionne très bien lorsque vous regroupez des tâches similaires et que vous travaillez dessus ensemble dans un laps de temps spécifique. Vous faites tout cela en même temps car il est beaucoup plus facile d'aborder ensemble des tâches très similaires, comme consulter ses e-mails/messages Slack/répondre à l'équipe, par exemple !

Ce faisant, vous limitez changement de contexte: sauter entre les tâches, les outils ou les projets, ce qui a de graves conséquences sur la productivité, la concentration et le bonheur général. En fait, il est extrêmement rare d'obtenir plus que 20 minutes de concentration interrompue dans une journée de travail.

C'est là qu'intervient le regroupement de tâches. En regroupant des tâches similaires, vous réduisez le fardeau du sacrifice d'énergie mentale et économisez parcelle du temps à le faire. Une excellente façon de commencer est de planifier deux plages horaires de 20 minutes tout au long de la journée pour atteindre Slack et Inbox zéro. C'est bien plus efficace que de vérifier les deux boîtes de réception toutes les dix minutes ou lorsque quelqu'un vous envoie un ping.

Thème du jour expliqué

Une version beaucoup plus extrême du regroupement de tâches est la thématique journalière. C'est une méthode fantastique pour les entrepreneurs et les propriétaires de petites entreprises qui ont plusieurs domaines de travail qui nécessitent une attention particulière. Du marketing et des ventes au support client, en passant par les ressources humaines et la comptabilité, les fondateurs, entrepreneurs et indépendants ont beaucoup de choses à suivre.

La thématique journalière facilite l’entrée dans un travail approfondi en consacrant une journée complète chaque semaine à chaque type de responsabilité.

Si nous comparons les domaines de répartition des tâches ci-dessus, vous pouvez voir qu'une semaine à quoi ressemblerait un concepteur indépendant :

Boxe temporelle

Le blocage du temps et la boxe temporelle peuvent facilement être confondus, mais il existe une différence essentielle. Alors que le blocage du temps vous oblige à consacrer une partie du temps à vous concentrer sur une tâche ou une activité, le time boxing limite le temps dont vous disposez pour travailler sur une tâche spécifique. C'est une façon amusante de se mettre au défi de travailler plus rapidement dans un temps imparti.

Par exemple : « Je vais travail sur ma première ébauche du plan de lancement de la prochaine version des fonctionnalités depuis 13h à 15h demain » (bloc horaire) est très différent de « Je vais finition la première ébauche du plan de lancement de la prochaine version des fonctionnalités entre demain de 13h à 15h ».

En boxant dans le temps, vous définissez les attentes comme suit :

• Terminez une certaine tâche ou activité, plutôt que de « travailler dessus »
• Terminer la tâche ou l'activité dans un certain délai

Dans un premier temps, faire l'effort de planifier vos jours et vos semaines à l'avance pourrait cela semble être une perte de temps incroyable. Mais quand tu ne le faites pas bloc horaire, vous laissez votre emploi du temps vous contrôler, plutôt que l'inverse. Lorsque vous contrôlez votre emploi du temps au moyen du blocage du temps, du regroupement des tâches ou de la thématique de la journée, vous élaborez soigneusement à quoi ressemblent vos journées et laissez suffisamment de place au « travail en profondeur ». Les distractions seront moins fréquentes et moins faciles à infiltrer dans vos plages horaires. Essayez le blocage du temps ou une variante de celui-ci aujourd'hui pendant une semaine ou deux pour voir combien de contrôle vous pouvez redonner à votre emploi du temps entrepreneurial chargé !