Utiliser des rapports et des données commerciales pour développer votre petite entreprise

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, il est facile de faire tourner le moteur jour après jour. Vous êtes constamment en train d'accomplir plusieurs tâches : vérifier l'inventaire, demander aux clients de vous rembourser et vous assurer que les prospects arrivent. Bon sang, vous jonglez même avec eux tout au long de votre journée - un exercice d'équilibre à tout moment. Les temps peuvent être durs. Au fond de ton esprit, tu as juste savoir vous devriez utiliser des rapports commerciaux pour prendre des décisions basées sur les données.

Le problème est que vous ne savez pas exactement pourquoi… ni comment.

Si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité pour gérer les flux de trésorerie et les dépenses de votre entreprise, vous avez déjà une longueur d'avance sur tout le monde.

Il y a de fortes chances que vous puissiez découvrir un beaucoup de données commerciales utiles qui peuvent vous aider :

• Prendre de meilleures décisions commerciales
• Gérez votre entreprise de manière plus efficace et rentable.

Le pourquoi : se rapprocher des données

Malheureusement, beaucoup de données sont inutiles : elles prennent simplement de la place. En revanche, l’information organisée devient une connaissance critique. Cela se présente sous la forme de rapports d'affaires. Prendre l’habitude de publier des rapports financiers mensuels peut littéralement faire ou défaire votre entreprise.

Pourquoi?

Vous ne réalisez peut-être pas que vous êtes sur le point de manquer de liquidités. Ce n’est pas parce que votre entreprise génère des marges rentables pas ça veut dire que tu es en clair. Quelques clients qui paient en retard et boum : vous pouvez vous retrouver dans les points négatifs.

Des rapports précis, lorsqu’ils sont bien faits, peuvent présenter de nombreux avantages utiles pour les propriétaires de petites entreprises. Ceux-ci inclus:

Prise de décision commerciale plus rapide

Tant que vos rapports sont faciles d'accès (pensez : à saisir et à emporter !), vous pouvez prendre des décisions commerciales rapides à la volée concernant le revenu net total que vous gagnez sur un laps de temps donné et qui est votre client le mieux payé. De nombreux logiciels de comptabilité, comme TrulySmall, vous permettent de sauvegarder chaque rapport pour plus tard.

Avez-vous découvert des données auxquelles vous souhaitez vous référer ? L’enregistrement de rapports personnalisés pour une visualisation ultérieure facilite incroyablement un accès pratique.

Anticiper les tendances financières

Remarquez-vous une baisse durant certains mois de l’année ? Un certain client a tendance à payer ses factures en retard ? Il est souvent impossible d'identifier ces tendances lorsque vous êtes au plus près des données chaque jour.

Mais lorsque vous prenez du recul et analysez des rapports commerciaux, vous laissez la technologie organiser les informations pour que vous puissiez voir les tendances. Par exemple, vous saurez configurer des rappels pour un certain client une semaine à l'avance pour lui rappeler de payer. Vous pouvez également signaler certaines saisons où vous ralentissez vos dépenses pour compenser la baisse. Les opportunités sont infinies !

Le comment : utiliser des rapports commerciaux pour obtenir des informations basées sur les données

Comme le dit Jay Baer, la puissance des données est inutile si vous ne les utilisez pas pour extraire des informations utiles. Lorsque vous choisissez un logiciel de comptabilité, la possibilité d'extraire des rapports standard tels que votre compte de résultat, votre bilan, votre grand livre général, etc. est essentielle.

Voici quelques façons dont vous pouvez exploiter les rapports commerciaux aujourd'hui pour prendre des décisions meilleures et éclairées pour votre petite entreprise pour l'avenir.

1. Identifiez votre offre de produits ou de services la plus rentable

L'une des données les plus précieuses à rapporter en tant que propriétaire de petite entreprise est de connaître le taux de ventes pour chacun de vos produits ou packages de services. Suivre lequel de vos services commerciaux ou de votre gamme de produits génère le retour sur investissement le plus élevé peut vous indiquer quel produit ou service consacrer votre temps à améliorer. Avec seulement un nombre d'heures limité dans une journée, les propriétaires de petites entreprises comme vous doivent se concentrer sur ce qui compte : ce qui génère réellement des revenus.

Comment le faire avec TrulySmall Accounting : le compte de résultat

Utilisez notre compte de résultat (P&L) en exécutant ce rapport dans TrulySmall. Si votre logiciel de comptabilité héberge déjà toutes vos transactions commerciales et factures, TrulySmall permet d'identifier extrêmement facilement votre taux de ventes dans la catégorie « Revenus ».

Vous pouvez immédiatement voir quelle catégorie de dépenses vous coûte le plus cher et procéder à des ajustements. À l'aide du rapport P&L, vous pouvez même visualiser une comparaison côte à côte entre les revenus et les dépenses de cette année et de l'année précédente. L'exploitation de rapports commerciaux tels que P&L pour afficher les flux de trésorerie vous aide également à savoir quand un projet est prêt à être facturé.

2. Suivez les performances de paiement

Les clients qui paient constamment en retard entraînent la mort des entrepreneurs en herbe et des propriétaires de petites entreprises. Peu importe le nombre de clients que vous avez. S'ils ne suivent pas un plan de facturation cohérent et validé par écrit (par exemple, un contrat d'indépendant), il y a de fortes chances que les retards de paiement soient inévitables.

Comment créer des rapports commerciaux avec TrulySmall Accounting : découvrez le mini rapport et le rapport sur les factures et factures impayées

L’avantage d’un logiciel de comptabilité polyvalent et facile à utiliser comme TrulySmall est la facilité avec laquelle il est possible d’obtenir « en un coup d’œil » les informations importantes. Dans TrulySmall Accounting, vous pouvez facilement voir immédiatement où en sont les factures et les paiements. Un mini rapport est disponible en haut de la page Factures. Ce mini rapport d'entreprise fait office de « Comptes clients ». Vous pouvez utiliser des données telles que le délai moyen de paiement pour vous aider à planifier vos factures et dépenses. Vous pouvez également exploiter des données telles que le montant total impayé pour connaître exactement le montant de vos comptes clients et les montants en souffrance pour entamer des conversations avec des clients qui paient en retard.

Le rapport Factures et factures impayées dans TrulySmall est exactement ce à quoi il ressemble. Sous Rapports, il répertorie tous les revenus (factures) et dépenses (factures) impayés de votre entreprise à un moment donné. Ce rapport analyse ces données en fonction du client et résume un total général pour vous !

3. Entrez en contact avec les flux de trésorerie

Toutes les entreprises font des dépenses. Mais avec chaque dollar qui part, il faut gagner de l’argent (revenu). En tant que propriétaire d'une petite entreprise, rester en contact avec vos flux de trésorerie, même d'un point de vue général, est essentiel pour prendre des décisions commerciales. En effet, votre objectif est de vous concentrer sur l’augmentation des revenus de votre entreprise plutôt que sur le paiement de votre prochaine facture. Vous l'utiliserez pour connaître la santé globale de votre entreprise.

D'un point de vue opérationnel, vous pouvez utiliser le relevé des flux de trésorerie pour découvrir les mois les plus maigres. Ces informations vous inciteront à contacter ou non les fournisseurs pour vérifier les paiements ou discuter d'autres moyens d'augmenter vos liquidités pendant cette période.

Une chose utile que vous pouvez faire pour votre entreprise est de comparer la trésorerie déclarée dans le cadre des activités d'exploitation avec le bénéfice net déclaré dans le compte de résultat (P&L). Si les liquidités déclarées sont systématiquement supérieures au bénéfice net, c'est un bon signe : cela signifie que l'entreprise rapporte plus de liquidités qu'elle n'en utilise. Si ce n’est pas le cas, c’est un signal d’alarme qui nécessite une enquête plus approfondie.

Conclusion

Les changements se produisent rapidement dans cette économie moderne, et les propriétaires de petites entreprises ont absolument besoin d’un accès facile à leurs données financières pour pouvoir prendre rapidement des décisions éclairées.

C’est essentiel au succès.

La création de rapports commerciaux comme ceux mentionnés dans cet article est un excellent moyen de commencer. Mais avant tout, cela nécessite de tirer parti d’un logiciel de comptabilité moderne et simple pour héberger toutes vos données.

Prêt à commencer à transformer toutes vos données en informations fructueuses ? Commencez dès aujourd'hui à générer des rapports dans TrulySmall Accounting avec notre Essai gratuit de 14 jours. Depuis que nous avons présenté notre nouveau Fonction de publication automatique, en quelques minutes, vous pouvez créer un compte, créer votre entreprise, connecter vos comptes bancaires (facultatif, mais fortement recommandé !) et laisser la publication automatique trier et publier vos transactions pour vous sur votre page Transactions. À partir de là, vous pourrez accéder aux rapports et voir tous les rapports commerciaux avec toutes vos informations. Nous le promettons - c'est vraiment c'est aussi simple que ça.