Concevoir votre contrat de conception indépendant : 8 incontournables

Au milieu de toute l’excitation qui accompagne l’intégration d’un nouveau client de conception, l’envoi d’un contrat n’est peut-être même pas dans votre esprit. Mais ça devrait vraiment l’être. Un contrat de conception indépendant communique beaucoup de choses à votre nouveau client de conception. Non seulement cela protège les deux parties (vous et le client) lorsque vous travaillez ensemble, mais cela constitue également une extension de votre marque et de votre professionnalisme en général.

En tant que designer, ou tout autre indépendant, travailler sans contrat est coûteux et risqué. Faire signer et sceller un contrat de conception indépendante peut vous aider à définir clairement la portée et à éviter des problèmes juridiques et financiers à l'avenir.

Pourquoi avez-vous besoin d'un contrat de conception indépendant en premier lieu

Dans votre entreprise de design indépendant, votre contrat est un accord juridiquement contraignant entre vous et votre client. Dès que vous le lisez et le signez tous les deux, le contrat est consentement mutuel. En d’autres termes, un contrat signé signifie que vous acceptez tous les deux l’offre et acceptez les conditions générales.

Dans la plupart des cas, vous souhaiterez attendre la signature du contrat avant de commencer à travailler. Cela vous permet, à vous et à votre client, de collaborer en toute confiance. De votre côté, vous saurez que votre client connaît et accepte les coûts, les frais et la portée du projet. Et de leur côté, ils savent exactement quels services ils obtiendront grâce à leur paiement. Le contrat de conception indépendante détaille également un calendrier de projet, afin que votre client sache quand s'attendre aux livrables et aux factures.

Un contrat de conception indépendant qui vous aide à être parfaitement clair sur :

• Ce que les deux parties conviennent de faire et quelles sont leurs responsabilités respectives pendant le contrat de conception indépendante
• Les spécificités de l'accord et ce qui est exactement ou non inclus dans le projet de conception
• Que se passe-t-il lorsque quelque chose change ou qu'une partie change d'avis (ce qui est plus courant que ce que vous pourriez penser)
• Un aperçu simple des droits d’auteur et des questions juridiques

Maintenant que nous savons pourquoi nous avons besoin d’un contrat de conception indépendant, voyons quels détails y inclure !

1. Aperçu du projet

Chaque contrat de conception indépendant nécessite un aperçu du projet. Une courte déclaration suffira : utilisez-la pour expliquer ce que vous ferez pour votre client.

Il n’est pas nécessaire de prolonger cette section. Inclure les détails de votre proposition initiale de freelance dans le contrat est un bon point de départ. Vous pouvez également inclure la date de début du projet dans votre aperçu, qui aurait dû être mutuellement convenue lors de communications précédentes.

💡 Exemple :

« Prénom Nom (connu sous le nom de « Designer indépendant ») fournira à la marque XYZ (connue sous le nom de « Client ») 1 guide de style de marque (comprenant 1 logo) et 3 pages de destination, conformément aux conditions générales détaillées ci-dessous ».

2. Portée

Être intentionnel et clair sur la portée impliquée est essentiel pour élaborer une estimation et finaliser des honoraires qui correspondent au travail que vous effectuez.

Être clair sur la portée permet également d'éviter la dérive de la portée, c'est-à-dire les changements (croissance continue ou incontrôlée) dans la portée de votre projet qui se produisent à tout moment après le début du projet.

Selon le Institut de gestion de projet (PMI), si le champ d’application n’est pas clairement défini, documenté et contrôlé, la dérive du champ d’application est préjudiciable. Et pour des raisons évidentes.

La dérive des objectifs crée une tendance pour vous, en tant que concepteur, à faire plus que ce que vous avez indiqué dans votre contrat de conception indépendant. 1 logo peut se transformer en 2 à 3 itérations et 3 pages de destination peuvent involontairement se transformer en 4. Quoi qu'il en soit, documenter clairement la portée de votre contrat de conception indépendante liera mutuellement les attentes des deux parties sur ce qu'est exactement votre offre.

3. Livrables

Les livrables définissent exactement ce que votre client obtiendra en échange du coût d’achat de vos services de conception.

Assurez-vous d'inclure des détails sur :

• Une répartition des actifs individuels (par exemple logo, images de bannière, etc.)
• Dates de livraison cibles pour chaque actif
• Méthode de livraison et types de fichiers (par exemple, enverrez-vous les fichiers au format JPEG ou PNG ? Fichier PDF ou DropBox ?)
• Pour les projets plus importants, incluez la clé jalons pour définir les points clés du calendrier de votre projet (remarque : les jalons sont une excellente technique de planification pour marquer l'achèvement d'une phase majeure de travail ou d'un livrable)

4. Quoi, comment et quand êtes-vous payé

Être payé est sans aucun doute la meilleure partie d’un contrat de conception indépendante. C'est aussi l'un des plus critiques. Dans cette section du contrat de conception indépendante, clairement expliquer les responsabilités du client et vos attentes.

Le « quoi, comment et quand » ici est la clé. Assurez-vous d'inclure ces éléments dans le contrat de conception :

• Frais de projet (vous pouvez inclure une ventilation des frais totaux si votre client le souhaite)
• Mode(s) de paiement autorisé(s)
• Date limite de paiement
• Frais associés au retard ou au non-paiement (cela facilite considérablement les paiements anticipés ou à temps et la trésorerie globale de votre entreprise)

Ces détails dans le contrat constituent les éléments de base pour autoriser votre paiement futur lorsque vous envoyez votre facture de designer. Considérez cette description comme une promesse écrite de haut niveau entre vous et votre client de conception. Lorsque vous terminez les travaux et les facturez, ces détails doivent refléter ce qui a été indiqué dans votre contrat de conception indépendante.

Une façon de créer votre facture consiste à vérifier ce qui a été écrit dans le contrat de conception. Cependant, la plupart des applications de facturation, comme De très petites factures, disposent déjà de champs intégrés tels que les éléments de campagne, la date limite de paiement et le total des frais pour vous guider.

5. Révisions et tout travail supplémentaire

Souvent, les bons clients se contentent d’une seule série de révisions de conception. Mais d’autres peuvent être plus pointilleux ou indécis, ce qui entraîne de multiples séries de révisions.

Il existe deux manières de vous protéger en tant que designer :

1. Définir les révisions. Indiquez clairement le nombre de révisions incluses dans le contrat de conception indépendante.
2. Insérez une clause. Incluez une clause dans les conditions générales qui vous protégera dans le cas où un client modifie les détails ou l'orientation principaux du projet à mi-chemin du contrat. Une clause comme celle ci-dessous limitera non seulement les révisions, mais encouragera les clients à être très clairs sur ce qu’ils veulent dès le départ.

💡 Exemple :

« Le concepteur indépendant développera 1 guide de style de marque, comprenant 1 logo et 3 pages de destination (avec versions jpeg, png et vectorielles) pour le client. Le Designer autorise une série de révisions. Si le client nécessite plus d'une série de révisions ou le développement d'autres actifs, cela est considéré comme dépassant la « Portée des travaux » et le concepteur facturera un taux horaire de $X/h pour tout travail en cours au-delà.

6. Légal

Les choses peuvent se passer sans problème en tant que designer indépendant, mais dès que vous rencontrez une mauvaise expérience client, cela peut gâcher le reste de l'expérience. Si, à un moment donné, votre travail de conception aboutit à ce qu'un client vous poursuive en justice, votre entreprise pourrait être en feu. Tout ce qu'il faut pour protéger juridiquement votre entreprise est d'inclure un texte juridique avisé, afin que vous puissiez éviter tout problème juridique venant de votre client.

Vous pourriez être curieux : à quels types de problèmes juridiques serais-je confronté ? Eh bien, disons que vous avez accidentellement vendu une image protégée par le droit d'auteur dans le cadre du guide de style de marque que vous avez créé pour votre client. Techniquement et juridiquement parlant, le client a parfaitement le droit d’intenter une action en justice contre vous. C'est parce que vous avez fourni l'image en premier lieu !

7. Protections du droit d'auteur et de la propriété intellectuelle (PI)

En tant que designer et créatif indépendant, la meilleure façon d'acquérir de nouveaux clients et de constituer votre portefeuille consiste à passer par vos clients existants. Cela signifie mettre en valeur le travail que vous avez accompli pour développer votre carrière. Malheureusement, en raison de la protection des droits d'auteur et de la propriété intellectuelle, certains contrats ne vous permettent pas de revendiquer tout ce que vous créez.

Dans votre contrat de design freelance, vous pouvez changer cela ! Assurez-vous d'inclure une section qui confirme que le client vous donnera la permission d'utiliser le travail que vous avez créé dans votre portefeuille ou pour d'autres stratégies commerciales qui vous aideront à développer votre clientèle. La plupart des clients n'ont aucun problème à le permettre, à condition que les informations sur leur projet et leur entreprise soient présentées dans votre portefeuille.

8. Résiliation

Tous les projets ou contrats ne sont pas synonymes de soleil et d’arcs-en-ciel. En fait, il est très probable qu’un projet tourne mal. Cela peut être aussi simple qu'un désaccord sur quelque chose, une perte de financement pour une raison quelconque ou un problème autour de la portée initialement convenue. Il se pourrait même que votre travail n’ait pas répondu aux attentes de votre client. Quoi qu’il en soit, vous, en tant que designer indépendant, avez besoin d’une issue de secours. Une clause (qui précise un délai de préavis ou des frais de résiliation) dans votre contrat de conception indépendante peut vous aider à vous protéger contre toute perturbation imprévisible de votre flux de travail et de vos revenus.

Un contrat de conception indépendant est essentiel pour protéger votre temps, votre énergie et vos ressources

Bien rédiger votre contrat de conception indépendante du premier coup est la base du succès de vos futurs contrats de conception. L’avantage de cette solution est que vous pouvez toujours affiner votre contrat de conception et l’améliorer au fil du temps. L'adapter à votre entreprise, à votre secteur d'activité, à la manière dont vous aimez être payé et même au calendrier de votre comptabilité, tout commence au stade du contrat. À partir de là, la facturation en tant que concepteur est beaucoup plus facile, car vous avez déjà réfléchi à l'avance et avez écrit les détails clés sur un contrat mutuellement contraignant.

En fonction de la taille de votre entreprise et de vos besoins en matière de facturation, TrulySmall propose deux produits qui peuvent vous aider à déterminer « quoi, comment et quand » être payé. Envoyez votre première facture gratuite aujourd'hui avec TrulySmall Invoices ou commencez un essai gratuit de 14 jours avec TrulySmall Accounting si vous avez besoin de faire plus, comme accepter des paiements, suivre les revenus/dépenses et gérer les taxes de vente.