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Une carrière dans le conseil est bien plus que la vérification des e-mails, l’exécution d’analyses et la présentation de pitch decks. En tant que consultant indépendant, vous êtes un expert dans votre métier et vos clients se tournent vers vous pour résoudre leurs problèmes. Qu'il s'agisse d'opérations, d'image de marque, de recrutement ou d'une organisation traversant un changement majeur, c'est vous qui comptez. Parce que vous êtes généralement une entreprise individuelle, le conseil ne peut pas se limiter tous ce que vous faites. Tout comme pour diriger n’importe quel type de petite entreprise, vous devez être votre propre comptable et un expert en facturation de consultant.
Ne connaissant pas le bases de la comptabilité et les tenants et aboutissants de la facturation ne feront que nuire à votre petite entreprise. Et sans cela, vous risquez également de perdre les bénéfices d’un message positif. des flux de trésorerie.
Dans ce guide, nous aborderons :
Vous conviendrez probablement qu’en tant que consultant, tous les jours ne se ressemblent pas.
Mais tu sais ce que ça fait ? Il s'agit de trouver du temps chaque jour pour enregistrer vos heures et facturer avec précision afin d'être payé pour le travail que vous effectuez. Cela se présente généralement sous la forme d’heures facturables que vous consacrez. Assurez-vous donc de :
Facturer « correctement », c’est savoir comment facturer, quand facturer et quand assurer le suivi afin d’optimiser votre échéancier de paiement. Un endroit pour suivre et stocker toutes vos factures est également essentiel. Vous aurez besoin d'un point de référence pour récupérer une facture spécifique pour des discussions avec des clients ou pour des raisons fiscales.
Prêt à aborder la facturation pour la première fois ? Suivez ces étapes générales pour planifier, créer, gérer et envoyer efficacement des factures aux clients pour le travail que vous avez effectué.
Les nouveaux clients sont pleins d’inconnues. Que vous ayez acquis un nouveau client par le bouche-à-oreille, un ami, via un prospect entrant, il reste encore beaucoup d'ambiguïté.
La première chose à faire est d’organiser un appel de découverte pour découvrir :
Une fois que vous aurez une idée de votre nouveau client, vous saurez rapidement s'il est clients fiables. Vous pourrez également utiliser ces informations pour vous aider à dicter à quoi pourrait ressembler votre facture pour ce client.
N'oubliez pas que les clients à long terme sont toujours une bonne chose, surtout si vous parvenez à obtenir des paiements récurrents, comme une provision.
Planifiez à l’avance en vous alignant sur vos conditions de paiement, votre méthode et d’autres détails ponctuels. Une fois qu'un appel de découverte est terminé et qu'il souhaite vous embaucher comme consultant, la prochaine conversation devrait toujours porter sur les détails de paiement. Après tout, c'est comme ça qu'on est payé !
Établissez des politiques concernant les méthodes et les délais en matière d’argent. Ceux-ci inclus:
Méthode. Quel mode de paiement votre client préfère-t-il ? Y a-t-il une méthode que vous préférez, comme le virement bancaire ?
Chronologie. Quand faut-il effectuer les paiements ? Le coup d’envoi initial ou immédiatement après le coup d’envoi est un bon moment pour entamer des conversations sur les délais et les attentes de paiement. Soyez sur la même longueur d'onde dès le début, comme les paiements dans les 15 jours (net-15), afin que les attentes soient établies immédiatement.
Heures. S'attendent-ils à ce que vous suiviez vos heures et que vous les envoyiez avec votre facture ? En tant que consultant, vous êtes généralement payé pour votre temps, cela peut donc être le cas. S'ils ne le demandent pas, il y a de fortes chances que si vous l'envoyez, cela renforcera également la confiance.
Si vous avez plusieurs clients, les choses peuvent devenir un peu plus compliquées puisque le mode de paiement d'un client peut différer du suivant. Assurez-vous de rester flexible et adaptable tout au long de ce processus ! Faites-nous confiance, vos clients l'apprécieront.
Bien qu'il n'existe pas de format exact pour établir votre facture de consultant, il existe un schéma standard que vous devez suivre lors de la facturation de votre entreprise de conseil. Des éléments tels que les coordonnées du client, les éléments de ligne et les dates de facture doivent toujours être présents sur une facture. Mais il existe également des éléments différentiels dans la facturation des consultants, que nous détaillerons plus tard.
Au lieu de repartir de zéro à partir d’un document Word vierge, une solution rapide consiste à utiliser un modèle de facture prédéfini. En tant que consultant, vos heures sont facturables, vous souhaitez donc minimisez votre temps passé à effectuer des heures non facturables pendant votre fenêtre de travail.
Astuce : essayez TrulySmall's modèles de facture de consultant gratuits pour prendre de l'avance.
En règle générale, voici ce qu'il faut inclure à chaque fois sur la facture de votre consultant :
Le nom de votre entreprise est un élément fondamental d’une facture professionnelle. Il identifie votre entreprise et établit votre marque.
Un système unique de numérotation des factures vous aide à rester organisé, surtout pendant la saison des impôts.
Date de génération de la facture et non date de livraison des marchandises.
Tous les termes ou autres descriptions contractuelles que vous souhaitez inclure.
Le nombre d’heures travaillées ou la quantité de services fournis.
Les informations de votre client, y compris son adresse de facturation complète.
Le montant que vous facturez par heure ou pour un service spécifique.
Tous autres frais ou taxes que vous pourriez facturer sur votre facture.
Le montant total de votre facture après éventuelles taxes de vente, remises, etc.
Créer les systèmes et les processus qui fonctionnent pour vous est essentiel en tant que consultant, surtout si vous travaillez seul. Après tout, la dernière chose que vous souhaitez est de perdre la trace de vos factures, tant numériques que physiques.
Si le paiement a été manqué deux mois auparavant, comment en parlez-vous à votre client ? Vous devriez avoir une conversation ouverte et immédiate avec votre client. Il est tout simplement plus facile de signaler un paiement manqué qui est passé entre les mailles du filet si vous avez votre facture avec vous pour la leur montrer. Si vous ne trouvez pas cette facture, et eux non plus, cela peut sembler extrêmement peu professionnel de votre part. Dans le même ordre d’idées, vous ne voulez pas attendre la saison des impôts pour commencer à rechercher frénétiquement les factures antérieures envoyées et payées. En fait, vous souhaitez le stocker quelque part où vous fréquentez afin de pouvoir confirmer qu'ils sont payés dans les délais convenus.
Des outils de stockage gratuits et payants comme Boîte de dépôt, Google Drive, et logiciel de comptabilité basé sur le cloud et les applications de facturation sont d’excellents points de départ. Tirez parti de ces outils pour garder vos factures en sécurité et organisées. La plupart d’entre eux sont extrêmement abordables, voire gratuits ! Parce qu'elles sont stockées dans le cloud, vous pouvez accéder à vos factures où que vous soyez, depuis votre trajet jusqu'à une plage du Costa Rica.
En tant que consultant, vous vivez et respirez des heures facturables. Comme d’autres domaines qui impliquent fortement le suivi des heures (comme les avocats), vous souhaitez éviter « le banc » si vous deviez travailler pour un cabinet. Dans ce cas, vous subissez constamment la pression de vos supérieurs pour maximiser vos heures facturables tout au long de la journée.
Mais gérer soi-même une entreprise de conseil est différent. En tant que consultant indépendant, vous subissez également une certaine pression sur la façon dont vous organisez votre journée de travail. Assurez-vous de développer un système de suivi des heures de travail. Ce système doit être rationalisé et adapté à vous. Par exemple, ce n'est pas parce que d'autres consultants enregistrent leurs heures sur une feuille de calcul Excel sur leur ordinateur que vous devriez le faire. Si vous êtes toujours en déplacement et que vos soirées sont chargées, vous n'aurez probablement pas le temps de consigner ces heures dans votre feuille de calcul tard dans la nuit. Dans votre scénario, vous souhaiterez peut-être suivre vos heures sur votre téléphone, à l'aide d'un outil plus compatible avec le mobile.
Conseil: Calculez vos honoraires de consultation avec le calculateur de Consulting Success, qui prend en compte les coûts tels que les frais généraux et le total annuel de vos jours facturables.
Gagnez du temps partout où vous le pouvez en automatisant les tâches quotidiennes répétables.
Temps. Une façon de résoudre ce problème consiste à suivre automatiquement vos heures au lieu de jeter un coup d'œil à l'horloge, à les enregistrer manuellement sur un morceau de papier ou une note numérique et à prendre des notes sur vos tâches. Les outils de suivi du temps automatisent ce processus pour vous. Téléchargez simplement l'application (comme Basculer), installez des extensions de navigateur et le logiciel suit votre temps pour vous.
Remplir les détails de la facture. Une autre façon d'automatiser consiste à tirer parti d'un logiciel de facturation. Un logiciel comme TrulySmall™ Invoices utilise l'apprentissage automatique pour connaître les détails de votre facture typique (comme les coordonnées et les clients récurrents) et remplit votre facture pour vous. Utiliser des applications de facturation, au lieu d'un document Word ou même d'un modèle de facture pré-rempli, signifie également que d'autres aspects de la facture sont remplis pour vous. Si vous utilisez TrulySmall™ Invoices pour héberger toutes vos factures, il indiquera même la date de la facture, le numéro de la facture et le logo pour vous.
Envoi de rappels. Une fois que vous avez cliqué sur envoyer
Facturez dès la fin de vos travaux ou projets. Aucune facture ne doit être envoyée des jours ou des semaines après la fin de votre travail. En fait, envoyer des factures beaucoup plus tard signifie simplement que vous serez payé beaucoup plus tard, ce qui affecte considérablement votre trésorerie. La facturation immédiate vous permet également de garder à l'esprit tout l'excellent travail que vous avez accompli pour votre client. Psychologiquement parlant, cela signifie aussi qu'ils sont plus enclins à payer cette facture !
La facturation ne doit pas nécessairement être un processus difficile ou fastidieux. En fait, cela peut être une expérience positive pour vous (le fournisseur) et votre client (l'acheteur). Testez ces étapes et conseils et voyez par vous-même comment vous pouvez mieux maîtriser la facturation des consultants.
Et si vous recherchez une solution de facturation plus simple que de simples modèles, alors nous avons ce qu'il vous faut ! Commencez à envoyer des factures entièrement gratuitement dès aujourd'hui avec Factures TrulySmall™. Utilisez-le sur votre ordinateur ou téléchargez l'application de facturation de TrulySmall dès aujourd'hui : elle est gratuite et disponible sur IOS et Android.
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