Travailler plus intelligemment, pas plus dur : conseils sur l'externalisation à mesure que vous grandissez

Que vous dirigiez une entreprise, une équipe complexe ou une petite entreprise, un fait reste vrai : vous ne disposez que de 24 heures dans une seule journée. Et même si vous pouvez être un travailleur acharné, il n'est pas viable de travailler à toute heure de la journée, même si vous avez porté plusieurs casquettes pendant aussi longtemps. À un moment donné, vous devrez déléguer et externaliser des tâches de travail à mesure que votre entreprise se développe.

Supposons que votre entreprise ait enfin atteint un point charnière où vous ne pouvez plus tout faire vous-même. Et après?

Eh bien, si vous (et votre équipe) atteignez enfin l'épuisement professionnel, alors il est temps de considérer le pouvoir de l'externalisation du travail vers les ressources dont vous disposez : personnes et outils.

Comment travailler plus intelligemment, pas plus dur

Chaque entreprise, grande ou petite, possède une longue liste de tâches et de processus impliqués dans son fonctionnement. Catégoriser ces tâches et processus est un excellent moyen de vous aider à décider lesquels externaliser et lesquels vous devez continuer à effectuer. Après tout, nous ne disposons que d’un nombre limité d’heures dans une journée. Sans oublier qu’il existe une quantité incroyable de personnes qualifiées, d’outils et de processus à votre disposition. Si vous regardez simplement, vous pouvez le trouver et optimiser le rendement de votre entreprise.

Répartir vos tâches

Si vous y réfléchissez vraiment, chaque tâche et chaque processus existant au sein de votre entreprise appartient à l'une des quatre catégories :

1. Tâches que vous devez effectuer : des tâches de grande valeur que vous aimez accomplir et que vous êtes en fait bon à.

2. Tâches que vous devriez pas faire: des tâches de faible valeur qui ne représentent pas la meilleure utilisation de votre temps, même si vous les maîtrisez bien ou si vous aimez les faire. (Ce sont les plus difficiles à externaliser !)

3. Tâches que vous ne souhaitez pas effectuer : des tâches que vous n'aimez pas faire, mais que quelqu'un d'autre fera.

4. Tâches que vous ne pouvez pas effectuer : tâches pour lesquelles vous n’avez pas les connaissances et les compétences nécessaires pour les accomplir correctement.

Une fois que toutes les tâches et processus sont classés dans ces 4 catégories, vous disposez d'un plan clair pour commencer l'externalisation vers des personnes (pensez, pigistes) et des outils (pensez, logiciels d'automatisation).

Résoudre le problème du temps

Travailler plus intelligemment consiste à réduire la charge de travail aux bonnes tâches. Et franchement, cela revient à se concentrer. Bien sûr, vous pouvez essayer de réduire la charge de travail, blocage du tempset en désactivant Slack et les notifications par e-mail. Mais si vous ne combattez pas le question de temps (seulement 24 heures par jour), vous ne travaillez toujours pas aussi efficacement que possible.

Considérez l’impact de la pandémie

Ce n’est un secret pour personne : la pandémie de COVID-19 a fondamentalement remodelé les industries. Qu'il s'agisse d'outils technologiques nouveaux et émergents ou de l'embauche et de la rétention des meilleurs talents, investir dans les bonnes personnes et dans les bons outils d'automatisation est la clé de la prochaine étape de la croissance de votre entreprise et de la pérennité de votre entreprise afin qu'elle soit prête à évoluer.

Espaces communs à externaliser

Alors, comment avancer à partir de ce moment charnière de votre activité ? Eh bien, tout se résume à savoir quoi sous-traiter et à commencer !

Voici quelques-uns des domaines les plus populaires et, sans parler des plus faciles, pour externaliser le travail au sein de votre entreprise aujourd’hui.

Administration

Les tâches d'administration ou de back-office peuvent prendre énormément de temps et d'attention, vous éloignant encore plus de votre activité principale. Confiez les tâches administratives telles que l'envoi de courriers électroniques, les appels téléphoniques, la définition de rendez-vous et la création d'horaires à un assistant virtuel. Les assistants virtuels sont largement disponibles et sont souvent abordables, avec un retour sur investissement (ROI) élevé – sous forme de temps. UN recherche rapide sur LinkedIn peut vous aider à en trouver rapidement un en fonction de votre ville. Upwork, le marché mondial, également propose un vaste réseau de freelances y compris les assistants virtuels.

Rédaction

Presque toutes les entreprises et leurs marques diffusent des communications écrites à leur public. Qu'il s'agisse de médias sociaux, d'articles de blog, de textes de sites Web, de communiqués de presse ou de supports marketing, la rédaction est une tâche hautement qualifiée pour laquelle tout le monde, malheureusement, n'est pas adapté.

Repensez aux catégories : est-ce que je suis bon dans ce domaine et est-ce que j'aime le faire ?

Parce qu'ils font partie intégrante de la stratégie de communication de votre entreprise, il est important de confier la messagerie et la rédaction de la marque à toute personne compétente en rédaction efficace, surtout si cela signifie gagner quelques heures dans votre semaine !

Comptabilité et tenue de livres

Chaque propriétaire de petite entreprise doit comprendre ses finances. Rester au top des fonctions comptables implique tout, de Tenue de livre compte et les dépenses liées à la gestion des impôts. Lorsque vous recherchez le logiciel adapté, il est important que des fonctionnalités telles que suivi des revenus et dépenses, synchronisation bancaire, facturation en ligne, et rappels de paiement automatiques sont inclus dans une offre logicielle.

TrulySmall Accounting, par exemple, offre toutes ces fonctionnalités qui rationalisent les fonctions de comptabilité et de tenue de livres pour les solopreneurs, les entrepreneurs et les propriétaires de petites entreprises qui souhaitent un outil à la fois pour la comptabilité et la facturation. Notre logiciel de comptabilité primé élimine les importations bancaires manuelles et la saisie de données et automatise de nombreuses tâches comptables si typiques qui font perdre du temps aux propriétaires de petites entreprises.

Lorsqu’on envisage l’externalisation, une caractéristique notable est Publication automatique. Une fois activés, les utilisateurs de TrulySmall permettent au logiciel de catégoriser, de rapprocher et de publier automatiquement les transactions commerciales sur les comptes appropriés approuvés par l'ARC/l'IRS. Grâce à cette fonctionnalité, TrulySmall Accounting aide à maximiser vos déductions fiscales par trier automatiquement chaque transaction dans une catégorie reconnue par l’ARC/IRS.

Le processus de comptabilité de rapprochement bancaire et de catégorisation peut prendre des heures chaque semaine – TrulySmall vous redonne ce temps pour d'autres tâches commerciales importantes !

Outils de facturation

Investir dans des outils de facturation numérique consiste à créer et envoyer des factures en quelques secondes directement à vos clients et ce qui leur permet de vous payer facilement. Réduisez les obstacles au paiement pour vos clients à mesure que vous développez votre activité en investissant dans des outils de facturation qui incitent au paiement.

Saviez-vous que 70% des clients mondiaux préfèrent réellement le paiement électronique ? Au lieu de facturer à l'aide de Microsoft Word, d'attendre un paiement par chèque ou, pire encore, d'oublier de suivre les retards de paiement, essayez un outil de facturation intuitif qui donne la priorité à la commodité et à l'automatisation.

TrulySmall Invoices, par exemple, propose rappels automatiques lorsque les clients lisent et paient vos factures. Si votre petite entreprise travaille avec une clientèle mondiale, la gestion des devises peut être un peu un casse-tête, mais n'ayez crainte ! Vraiment petit prend en charge plus de 135 devises Ainsi, en fonction de vos préférences, vous pouvez facturer les clients dans leur devise d'origine et recevoir des fonds dans votre devise nationale. Enfin, à mesure que vous développez votre clientèle, un bouton Payer maintenant directement sur votre facture est essentiel pour être payé deux fois plus rapidement. Avec TrulySmall Invoices, chaque facture est accompagnée d'un bouton de paiement, ce qui rend le paiement flexible de la manière qui leur convient le mieux.

Externalisez vos angles morts

Un thème commun aux propriétaires d’entreprise qui atteignent un tournant dans leur carrière est la prise de conscience qu’il n’y a pas assez de temps dans une journée et qu’on ne peut pas tout faire seul.

Qu'il s'agisse de regarder à l'intérieur pour identifier ce que vous aimez faire ou d'envisager d'adopter de nouveaux outils pour rationaliser les processus, une astuce qui fonctionne toujours est d'exploiter vos propres faiblesses. Faites la liste de ce pour quoi vous êtes bon/ce pour quoi vous êtes mauvais et des tâches qui vous dynamisent ou qui vous épuisent de votre énergie et vous pouvez l'utiliser comme guide pour savoir par où commencer à « travailler plus dur, pas plus intelligemment ».

D’un véritable propriétaire de petite entreprise à un autre, bonne chance !