Conceptos básicos de contabilidad para propietarios de pequeñas empresas

La contabilidad es…

• Un aburrido
• b) Esencial
• c) Confuso
• d) Consume mucho tiempo
• e) Todo lo anterior

Independientemente de cuáles sean sus sentimientos reales al respecto, la contabilidad es una tarea sobre la que todo propietario de una pequeña empresa debería tener control. Al mantener un registro preciso de todas sus transacciones comerciales, puede asegurarse de que su dinero vaya a donde debe ir, es decir, que le paguen y no esté acumulando deudas no deseadas.

Si actualmente subcontratar a un contador o estás aprendiendo cómo hacerlo por primera vez, queremos que sea sencillo. Aquí hay una lista de conceptos básicos de contabilidad que los propietarios de pequeñas empresas deben tener en cuenta.

Guarde sus recibos

Dado que creará un registro preciso de sus transacciones comerciales, necesitamos saber todo de sus transacciones comerciales. Por lo tanto, recomendamos conservar sus recibos. De hecho, recomendamos conservarlos durante al menos seis años, esto es sólo para desarrollar buenos hábitos en caso de que lo auditen.

En caso de que lo auditen, los auditores fiscales querrán ver un comprobante de compra y un comprobante de pago, es decir, sus recibos y extractos bancarios. Así que ahórrese algo de estrés y conserve todos sus recibos.

Consejo profesional: si paga en efectivo, aún debe conservar sus recibos físicos.

Transacciones personales y comerciales separadas

Uno de los fundamentos de la contabilidad es mantener sus transacciones personales separadas de sus transacciones comerciales. Hay algunas razones para esto:

La primera es que existen implicaciones fiscales si presenta y combina sus gastos. Por ejemplo, puede calificar para deducciones de impuestos sobre ciertos gastos comerciales. Si confunde esos gastos con gastos personales, puede perder ahorros potenciales que pueden utilizarse para hacer crecer su pequeña empresa. Por otro lado, si mezcla demasiados gastos personales en sus libros, puede justificar una auditoría de la CRA (si está en Canadá) o del IRS (si está en los EE. UU.).

La segunda razón es que te ahorrará tiempo y dolores de cabeza. Esto es especialmente cierto si tiene varias transacciones por mes provenientes de una cuenta. Nadie quiere pasar horas revisando cada transacción para asegurarse de que fue un gasto comercial. La mayoría de las empresas tienen una cuenta comercial separada solo para mantener esos gastos organizados.

Por último están las implicaciones legales. En caso de una acción legal contra su pequeña empresa, deberá demostrar que sus finanzas comerciales y personales están separadas. Si no es así, usted puede ser personalmente responsable de sus deudas comerciales. Este es un tema más complicado y debe discutirse con un profesional legal, por lo que le recomendamos que lo mantenga simple. "separe sus transacciones personales y comerciales".

Clasifique sus transacciones

Categorizar sus transacciones en sus libros puede ayudarlo a comprender dos cosas acerca de su pequeña empresa: dónde gasta la mayor cantidad de dinero en su negocio y las deducciones fiscales aplicables.

Al categorizar correctamente sus transacciones, descubrirá que puede calificar para ciertas deducciones fiscales para su pequeña empresa. Por ejemplo, si trabajas desde casa puede calificar para una deducción estándar de $5 por pie cuadrado de su negocio desde casa (máximo 300 pies cuadrados).

Consejo profesional: Para especificaciones sobre deducciones fiscales, consulte a su contador.

Algunas categorías comunes de gastos de pequeñas empresas incluyen:

• Viajes relacionados con el trabajo (gasolina, vuelos, peajes, etc.)
• Oficina (suministros, mobiliario, equipos, etc.)
• Servicios Públicos (Electricidad, Teléfono, Wifi, etc.)
• Comidas de negocios
• Alquilar
• Marketing
• pagos con tarjeta de crédito
• Contribuciones caritativas
• Educación
• La lista continua…

Mantenga un horario

¿Con qué frecuencia debo llevar la contabilidad de mi pequeña empresa? Pregúntele a un contador y le dirá "diariamente". Sin embargo, entendemos que simplemente no hay suficientes horas en un día para atender todo lo que necesita atención.

Intentar bloqueo de tiempo en su agenda unas pocas horas dedicadas, una vez al mes, para revisar y garantizar que sus libros sean precisos y estén actualizados. El objetivo aquí es convertir la contabilidad en un hábito atómico. Con suficiente tiempo y práctica, comenzará a controlar su proceso de contabilidad y comprenderá qué funciona para usted.

Desarrollar hábitos atómicos consiste en mejorar el 1% en cada oportunidad. Esforzarse en la salud financiera de su negocio le ayudará a ver un crecimiento exponencial.

Utilice software de contabilidad

La contabilidad consiste en mantener sus transacciones comerciales organizadas en un solo lugar. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo cuando tienes múltiples transacciones que debes ingresar manualmente cada mes. Es por eso que recomendamos utilizar un software de contabilidad para ayudar automatiza tu contabilidad.

Si ya es usuario de TrulySmall, simplemente conecte su cuenta bancaria o importe los datos de su transacción para comenzar. Una vez cargados los datos de su transacción, nuestra tecnología inteligente categorizará, conciliará y publicará automáticamente sus transacciones bancarias. Simplemente revise que los registros estén completos y listo.