Definir las condiciones de pago: por qué es importante para las pequeñas empresas

Hay muchos aspectos confusos en una factura sobre los que los propietarios de pequeñas empresas a menudo nos piden aclaraciones. Una de las preguntas más comunes que nos hacen es ¿cómo determino cuáles deberían ser mis condiciones de pago? Si también te has preguntado esta pregunta, ¡no te preocupes! Te cubrimos.  

¿Qué son las condiciones de pago?

Antes de comenzar a determinar cómo determinar un plazo de pago justo, primero echemos un vistazo a qué es un plazo de pago y cuáles son algunos términos de pago comunes que utilizan los propietarios de empresas. Un término de pago es esencialmente un término en la factura que especifica cuándo vence el pago de dicha factura. Por lo general, esto viene en el formato de un término "net-x". Las condiciones de pago más comunes que normalmente verá en una factura son "net-30", "net-45", "net-60" o "vencimiento al recibir".

Qué considerar antes de establecer el plazo de pago

Parece bastante simple ¿verdad? Pero antes de decidir qué plazo de pago desea utilizar, hablemos sobre algunos factores a considerar al establecer su plazo de pago.

Considere su flujo de caja

Cada pequeña empresa tiene sus propios gastos de los que preocuparse. Gastos como alquiler, servicios públicos, materiales, equipos, nómina… ¡la lista continúa! Para poder cubrir sus gastos a tiempo, deberá considerar este desembolso al establecer el plazo de pago. ¿Cuáles son los términos de sus facturas? ¿Puedes priorizarlos por fecha de vencimiento? ¡Debe asegurarse de tener el dinero disponible cuando llegue el momento de pagar las facturas para poder establecer definitivamente sus condiciones de pago para su beneficio!

¿Cuál es su estándar industrial?

Las condiciones de pago varían si es un consultor tecnológico o si es un constructor o contratista. Para un constructor u otro tipo de contratista basado en mano de obra, es totalmente normal que saque su teléfono y envíe una factura que vence al recibirla inmediatamente después de su trabajo. En comparación con un consultor tecnológico, que podría realizar un trabajo mensual para un cliente con un anticipo, ¡el plazo de pago debería ser bastante diferente! El punto es tener una idea de lo que otros están haciendo en su industria. Si se inclina demasiado en cualquier dirección, ¡podría causar confusión con su cliente!

Alinear las expectativas del cliente

Para evitar confusiones o conflictos posteriores, la mejor manera de abordar las condiciones de pago es desde el principio y dentro de su acuerdo. Mencione las condiciones de pago una vez que haya acordado el alcance del trabajo para que su cliente sepa exactamente qué esperar.

Relacionado: Está perdiendo dinero al no utilizar estas 4 técnicas de gestión de facturas

Sé justo

Si sus términos son, digamos, 30 días y un cliente no paga dentro de ese plazo, evalúelo caso por caso. ¿Es un cliente nuevo? Porque si es así, interrogarlos al día siguiente de la fecha de vencimiento del pago podría no ayudar a la relación a largo plazo. Sin embargo, si se convierte en una tendencia, esa es una historia diferente: una historia que probablemente termine cuando usted no trabaje para ellos. Nuevamente, aquí es donde puede resultar útil codificar un proceso en su acuerdo. Explique qué sucede si un pago se retrasa, cuándo se notificará al cliente y cuándo se suspenderá el trabajo si aún no se recibe el pago.

¿Cómo afectan los pagos lentos a su pequeña empresa?

Antes de profundizar en algunos consejos prácticos, es importante saber cuánto están afectando los pagos lentos a los propietarios de pequeñas empresas. Aunque el hecho de que su cliente llegue tarde varias veces puede parecer insignificante al principio, pero si se convierte en un hábito y en algo que sucede con varios clientes, puede generar enormes impactos negativos en su negocio. De acuerdo a un encuesta realizada por Fundbox, algunos de estos problemas son:

Incapacidad para contratar

25% de propietarios de pequeñas empresas en los EE. UU. optaron por no contratar nuevos empleados para dedicar esfuerzos a recibir pagos atrasados.

Recortes salariales para propietarios de empresas

El 79% de los propietarios de empresas redujo el pago a sí mismos porque no hay cargos por pagos atrasados, en comparación con otros gastos comerciales como suministros, alquiler y servicios públicos, por ejemplo.

No hay equipos nuevos para escalar

23% de propietarios de empresas no pueden permitirse equipos nuevos debido a la falta de capital. Esto afecta directamente su capacidad para trabajar con clientes más grandes o ingresar a nuevos mercados.

Decir adiós al marketing

20% de propietarios de pequeñas empresas redujeron sus esfuerzos de marketing y crecimiento debido a facturas lentas o impagas.

Definición de condiciones de pago de facturas: cómo mejorar su flujo de caja

Aunque esas estadísticas anteriores pueden sorprender a algunos, ¡estos problemas se pueden evitar por completo! Queremos finalizar este artículo con algunas prácticas recomendadas que puede implementar de inmediato para acelerar los próximos pagos de facturas.

Explique de inmediato los términos de pago de la factura

Como mencionamos anteriormente en nuestras consideraciones al determinar sus condiciones de pago, es importante informarle a su cliente de antemano cuánto tiempo tiene para pagar la factura. Cuando aclara este punto de inmediato, evita retrasos en los pagos causados por confusión u otras razones simples, como simplemente no vieron el plazo de pago.

Tiempo lo es todo

Por lo general, las expectativas de pago pueden oscilar entre 30 y 90 días. El valor predeterminado con el que comienzan la mayoría de las empresas es 30 días netos, o 30 días para que su cliente pague. Si necesita que le paguen dentro de un período de tiempo específico, o si su cliente es una pequeña empresa que también necesita cierta libertad con sus pagos, es importante tener una conversación abierta con ellos para encontrar una solución que funcione para ambos.

Incentivar y penalizar

Si los clientes pagan tarde constantemente, es importante para el crecimiento de su negocio saber cuándo trazar el límite. Considere aplicar intereses a las facturas atrasadas, especialmente si el flujo de caja de su empresa lo necesita. Otro método común es reforzar positivamente la importancia de seguir un plazo de pago más rápido. Puedes incentivar a tus clientes con un pequeño descuento (5-10%) si pagan la factura dentro de los 5 días hábiles posteriores a su emisión.

¿Listo para comenzar a facturar y comenzar a recibir pagos más rápido? ¡Establezca condiciones de pago, descuentos y más con TrulySmall™ Invoices!