Bases de la comptabilité pour les propriétaires de petites entreprises

La comptabilité est…

• un ennui
• b) Essentiel
• c) Déroutant
• d) Cela prend du temps
• e) Tout ce qui précède

Quels que soient vos sentiments réels à son égard, la tenue de livres est une tâche sur laquelle tout propriétaire de petite entreprise devrait avoir le contrôle. En gardant un registre précis de toutes vos transactions commerciales, vous pouvez vous assurer que votre argent va là où il doit aller, c'est-à-dire que vous êtes payé et que vous n'accumulez pas de dettes indésirables.

Que vous soyez actuellement sous-traiter à un comptable ou si vous apprenez à le faire pour la première fois, nous voulons garder les choses simples. Voici une liste de principes de base en matière de comptabilité que les propriétaires de petites entreprises doivent garder à l’esprit.

Conservez vos reçus

Puisque vous allez créer un enregistrement précis de vos transactions commerciales, nous devons savoir tous de vos transactions commerciales. Nous vous recommandons donc de conserver vos reçus. En fait, nous recommandons de les conserver pendant au moins six ans, afin de prendre de bonnes habitudes au cas où vous seriez audité.

Dans le cas où vous êtes contrôlé, les contrôleurs fiscaux voudront voir une preuve d'achat et une preuve de paiement, c'est-à-dire vos reçus et relevés bancaires. Alors épargnez-vous du stress et conservez tous vos reçus.

Conseil de pro : si vous payez en espèces, vous devez toujours conserver vos reçus physiques.

Séparer les transactions personnelles et professionnelles

L’un des principes fondamentaux de la tenue de livres est de séparer vos transactions personnelles de vos transactions professionnelles. Il y a plusieurs raisons à cela :

La première est qu’il y a des implications fiscales si vous déclarez et mélangez vos dépenses. Par exemple, vous pouvez bénéficier de déductions fiscales sur certaines dépenses professionnelles. Si vous confondez ces dépenses avec des dépenses personnelles, vous risquez de perdre des économies potentielles qui pourraient être utilisées pour développer votre petite entreprise. D'un autre côté, si vous mélangez trop de dépenses personnelles dans vos livres, cela peut justifier une vérification de l'ARC (si vous êtes au Canada) ou de l'IRS (si vous êtes aux États-Unis).

La deuxième raison est que cela vous fera gagner du temps et vous évitera des maux de tête. Cela est particulièrement vrai si vous effectuez plusieurs transactions par mois provenant d'un seul compte. Personne ne veut passer des heures à examiner chaque transaction pour s’assurer qu’il s’agit bien d’une dépense professionnelle. La plupart des entreprises disposent d’un compte professionnel distinct uniquement pour organiser ces dépenses.

Enfin, il y a les implications juridiques. En cas de poursuite judiciaire contre votre petite entreprise, vous devrez démontrer que vos finances professionnelles et personnelles sont distinctes. Si ce n’est pas le cas, vous pourriez être personnellement responsable des dettes de votre entreprise. Il s'agit d'une question plus complexe qui doit être discutée avec un professionnel du droit. C'est pourquoi nous vous encourageons à rester simple. « séparez vos transactions personnelles et professionnelles ».

Catégorisez vos transactions

Catégoriser vos transactions dans vos livres peut vous aider à comprendre deux choses à propos de votre petite entreprise : où vous dépensez le plus d'argent dans votre entreprise et les déductions fiscales applicables.

En catégorisant correctement vos transactions, vous constaterez que vous pourriez avoir droit à certaines déductions fiscales pour votre petite entreprise. Par exemple, si vous travaillez à domicile vous pouvez bénéficier d'une déduction forfaitaire de $5 par pied carré de votre entreprise à domicile (maximum 300 pieds carrés).

Conseil de pro : Pour plus de détails sur les déductions fiscales, veuillez consulter votre comptable.

Certaines catégories courantes de dépenses des petites entreprises comprennent :

• Déplacements professionnels (essence, vols, péages, etc.)
• Bureau (fournitures, mobilier, équipement, etc.)
• Utilitaires (électricité, téléphone, Wifi, etc.)
• Repas d'affaires
• Louer
• Commercialisation
• Paiements par carte de crédit
• Dons de bienfaisance
• Éducation
• La liste continue…

Gardez un horaire

À quelle fréquence dois-je tenir la comptabilité de ma petite entreprise ? Demandez à un comptable et il vous répondra « quotidiennement ». Cependant, nous comprenons qu’il n’y a tout simplement pas assez d’heures dans une journée pour s’occuper de tout ce qui nécessite une attention particulière.

Essayer bloquer le temps dans votre emploi du temps quelques heures dédiées, une fois par mois, pour parcourir et garantir que vos livres sont exacts et à jour. Le but ici est de faites de la comptabilité une habitude atomique. Avec suffisamment de temps et de pratique, vous commencerez à maîtriser votre processus de comptabilité et à comprendre ce qui fonctionne pour vous.

Construire des habitudes atomiques consiste à améliorer le 1% à chaque occasion. En investissant dans la santé financière de votre entreprise, vous connaîtrez une croissance exponentielle.

Utiliser un logiciel de comptabilité

La tenue de livres consiste à organiser vos transactions commerciales en un seul endroit. Cependant, cela peut prendre beaucoup de temps lorsque vous devez saisir manuellement plusieurs transactions chaque mois. C'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de comptabilité pour vous aider automatisez votre comptabilité.

Si vous êtes déjà un utilisateur de TrulySmall, connectez simplement votre compte bancaire ou importez vos données de transaction pour commencer. Une fois vos données de transaction téléchargées, notre technologie intelligente catégorisera, rapprochera et publiera automatiquement vos transactions bancaires pour vous. Vérifiez simplement que les dossiers sont complets et vous avez terminé.