Même si vous venez de démarrer votre entreprise aujourd’hui, il n’est jamais trop tôt pour commencer à mettre en œuvre de bonnes pratiques comptables.

En gardant le contrôle de votre comptabilité, votre entreprise fonctionne comme une machine bien huilée. Ces habitudes vous donneront non seulement confiance mais aussi tranquillité d’esprit. À son tour, les négliger entraînera un retard et conduira ensuite à des erreurs.

En fin de compte, de bonnes pratiques comptables appliquées de manière cohérente assureront le bon fonctionnement de votre entreprise et vous permettront d’identifier et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne vous fassent dérailler.

« Mais c'est tellement écrasant. Par où dois-je commencer ?

La meilleure façon de comprendre les bonnes pratiques comptables est de les regrouper en tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles. Les tâches quotidiennes deviennent des habitudes à mesure que vous les répétez souvent. Ils constituent les tâches de base de votre flux de travail quotidien et vous tiennent pleinement informé des performances de votre entreprise. Ajoutez ces tâches hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles à votre calendrier afin que vous vous souveniez de les inclure dans votre feuille de route commerciale.

Tâches quotidiennes

• Saisissez chaque transaction commerciale dans votre grand livre général pour créer un historique financier permanent de votre entreprise. Le grand livre général prouve l’exactitude de toutes les transactions et expose les écarts. Il fournit un service interne et externe piste d'audit cela vous sera utile si vous êtes appelé à expliquer les finances de votre entreprise.
• Facture vos clients ou clientes dès que la vente ou le service est réalisé pour éviter les retards.
• Gagner de l'argent dépôts tous les jours. Enregistrez vos paiements en espèces et électroniques dans la section appropriée du journal à la fin de chaque journée.
• Exécutez un flux de trésorerie quotidien rapport pour rester informé des opérations quotidiennes. Effectuez les ajustements nécessaires.
• Sauvegardez vos fichiers financiers à l’aide d’une source de sauvegarde principale et redondante.

Tâches hebdomadaires

• Exécuter une semaine rapport de trésorerie et vérifiez que vos saisies de données et votre classement sont complets et à jour.
• Exécutez votre comptes à payer et comptes débiteurs rapports et assurez-vous que toutes les factures sont payées à temps pour protéger votre cote de crédit.
• Vérifiez s'il y a comptes clients en souffrance et envoyer un rappel au client ou au client si nécessaire.

Tâches mensuelles

• Rencontrez votre comptable et/ou comptable pour votre mensualité analyse financier.
• Exécutez un rapport de rapprochement appelé balance de vérification pour vous assurer que tous vos débits et crédits sont en équilibre. Vérifiez que toutes les écritures ont été enregistrées dans les bons livres auxiliaires et qu'il n'y a pas d'erreurs.
• Envoyer relevés mensuels à vos clients ou clientes. Ajoutez des « relevés de rappel » pour ceux qui sont en retard.
• Affinez vos politiques de recouvrement pour les coordonner avec vos anciens rapports de comptes clients.

Tâches trimestrielles

• Travaillez avec votre conseiller fiscal pour préparer et déposer votre rapport trimestriel impôts. Déposez tous les rapports à temps pour taxes de vente, charges sociales des employés, TPS (Canada) ou FICA (États-Unis), etc. Le dépôt en temps opportun évitera les pénalités de retard. Examinez le coût des avantages sociaux tels que l’assurance maladie, les primes ou les régimes de retraite pour vous et vos employés. Consultez ensuite votre conseiller fiscal pour savoir comment l’évolution de la réglementation affectera vous et votre entreprise.
• Rencontrez votre comptable pour un réflexion trimestrielle. C’est l’occasion de prendre du recul et d’examiner la situation dans son ensemble. Exécutez les rapports produits avec votre logiciel de comptabilité d'entreprise puis posez des questions difficiles. Quels sont les chiffres de mon bilan qui me montrent la performance globale de mon entreprise ? Mes projections de coûts sont-elles conformes à mes objectifs de profit brut ? Quelles tendances se dessinent ? Dois-je réduire mes dépenses ou retarder des achats ou des acquisitions importants ?
• Complétez un inventaire de tous les articles pertinents (si votre entreprise dispose d'un inventaire et d'équipements).
• Assurez-vous que quel que soit le système sur lequel vous utilisez, vos données sont sauvegardées et sécurisées.

Les avantages d’une bonne comptabilité

Une surveillance et un affinement continus de votre feuille de route commerciale montrent aux prêteurs/investisseurs que vous êtes responsable. Non seulement cela, mais vos responsabilités financières de fin d’année seront plus faciles en intégrant ces habitudes à votre emploi du temps hebdomadaire. La véritable valeur des bonnes pratiques comptables réside dans la tranquillité d’esprit que vous procure le fait de savoir que votre entreprise est sur la bonne voie et vous mène exactement là où vous voulez aller !

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