Vous savez que la facturation est bien plus qu’une simple transaction financière. C'est une partie intégrante de votre entreprise qui détermine votre flux de trésorerie et, en fin de compte, votre réussite. Mais trop de propriétaires de petites entreprises se posent la question suivante : « Quand dois-je exactement envoyer mes factures ? » Et franchement, il n’y a pas de bonne réponse à cette question. Aujourd'hui, nous allons passer en revue certaines de vos options en matière d'envoi de factures. Nous espérons que lorsque nous aurons terminé, vous serez en mesure de mettre en œuvre des règles et des systèmes pour vous aider à rationaliser votre processus de facturation. 

Quand dois-je envoyer mes factures ?

Commençons par le fruit le plus facile à trouver. Pour la plupart des petites entreprises, le moment le plus évident pour envoyer une facture est immédiatement après l'achèvement du service ou la livraison du produit. 

L’avantage d’une facturation rapide est que votre entreprise, votre service ou votre produit sera encore frais dans l’esprit de votre client ! Il leur sera également plus facile de concilier la facture qu'ils viennent de recevoir puisqu'ils pensent probablement encore aux travaux qui viennent d'être complétés ! Bien sûr, nous aurions tort de ne pas mentionner que vous devriez toujours faites un suivi auprès de votre client pour vous assurer qu'il est satisfait du travail qu'il a reçu ! Mais une fois que tout est clair, n'hésitez pas à envoyer cette facture ! 

Pour les projets plus complexes, coûteux ou qui prennent beaucoup de temps, envisagez de demander un paiement, ou un paiement partiel, à l'avance. Celui-ci est simple : si vous facturez un projet très coûteux, vous devez être sûr que le client est aussi sérieux que vous concernant le travail. Alors avant de vous lancer dans les plans, les fournitures et les budgets, ayez l’esprit tranquille et assurez-vous que votre client est sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les paiements anticipés !

Pour les projets plus complexes pour lesquels vous hésitez à demander un paiement initial, envisagez de facturer vos clients selon des étapes convenues. Pour les projets qui devraient durer 6 mois, par exemple, vous souhaiterez trouver des intervalles de facturation qui ont du sens pour vous et vos clients. Et nous parions que vous seriez surpris de voir à quel point vous pouvez créer de la bonne volonté auprès des clients en déterminant les conditions de paiement à l'avance ! Alors essayez-le : améliorez votre trésorerie, vos relations clients et votre gamme d'offres en même temps !

Enfin, pour les projets qui seront réalisés sur une durée récurrente et/ou prolongée, pensez à renouveler les factures à intervalles fixes. Envoyer vos factures à des clients historiques, à des intervalles très précis, limitera non seulement la complexité en fin de mois, mais garantira également que vos clients ne seront jamais aveuglés par une facture qu'ils ne s'attendaient pas à recevoir. Un autre gagnant-gagnant dans le département « développer la bonne volonté des clients », si vous nous le demandez !

Il n’existe vraiment pas d’approche unique en matière de facturation. Pour un travail répété, vous pouvez envisager des factures récurrentes à un intervalle spécifique et constant. Pour des projets plus complexes ou plus coûteux, vous pouvez demander un paiement partiel à l'avance ou simplement facturer votre client à des intervalles qui lui conviennent. Pour un travail plus simple ou orienté service, n'hésitez pas à émettre vos factures immédiatement après que le client ait été servi. Et n'oubliez jamais de faire un suivi ! Le suivi des factures impayées est le moyen #1 d'obtenir un paiement, alors ne soyez pas timide et n'hésitez pas à envoyer des rappels polis si nécessaire !

Quelle que soit l’approche que vous adoptez, assurez-vous de toujours garder un œil sur vos factures, aussi bien au moment de leur émission que du moment où elles ont été payées. Faites-nous confiance : votre tableau de trésorerie vous remerciera plus tard !